Anwesenheitsliste für Kurse: Vorlage und Tipps

Wozu eine Anwesenheitsliste?

Für viele Kurse ist die Liste mehr als eine Gedächtnisstütze. Typische Anlässe, bei denen du die Anwesenheit belegen musst oder willst:

Teilnahmebescheinigungen: Bescheinigst du eine Teilnahme, sollte sie sich belegen lassen. Bei Präventionskursen, die Krankenkassen bezuschussen, zählt die regelmäßige Teilnahme – mehr dazu im Artikel zur Teilnahmebescheinigung.
Geförderte Maßnahmen: Förderprogramme verlangen häufig Nachweise, wer an welchem Tag teilgenommen hat, teils mit Unterschrift. Welche Form gilt, legt das jeweilige Programm fest.
Rückfragen von Eltern und Teilnehmenden: „War mein Kind am Dienstag da?“ – mit einer sauberen Liste ist das schnell geklärt.
Planung: Wer oft fehlt, braucht vielleicht einen anderen Termin. Und wenn ein Kurs regelmäßig nur halb voll ist, siehst du es früh.

Was in die Liste gehört

Eine Anwesenheitsliste braucht einen Kopf und eine Tabelle. Im Kopf stehen:

Kurstitel und gegebenenfalls Kursnummer,
Kurszeitraum, Wochentag und Uhrzeit,
Ort oder Raum,
Name der Kursleitung.

Die Tabelle hat eine Zeile je Teilnehmer und eine Spalte je Kurstermin. Bewährt haben sich diese Spalten:

Spalte	Wofür
Name, Vorname	eindeutige Zuordnung; bei Kinderkursen der Name des Kindes
ein Feld je Termin mit Datum	Kürzel wie „x“ für anwesend, „e“ für entschuldigt, „–“ für unentschuldigt
Unterschrift (optional)	nur, wenn ein Förderprogramm oder Auftraggeber sie verlangt
Summe	Anzahl der besuchten Termine, etwa für eine Teilnahmebescheinigung
Bemerkung	kurze organisatorische Hinweise, keine Gesundheitsangaben

Lege die Kürzel einmal fest und schreib sie unten auf die Liste. So kann auch eine Vertretung sie richtig ausfüllen.

Datensparsam führen

Eine Anwesenheitsliste enthält personenbezogene Daten. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt, dass du nur erhebst, was du für den Zweck brauchst, und die Daten nicht länger aufbewahrst als nötig (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c und e DSGVO). Für die Praxis heißt das:

Nur nötige Spalten: Telefonnummer, Adresse oder Geburtsdatum gehören nicht auf die Liste, die im Kursraum herumliegt – es sei denn, ein Förderprogramm verlangt sie ausdrücklich.
Gründe allgemein halten: „entschuldigt“ genügt meist. Angaben wie „Grippe“ oder „Reha“ sind Gesundheitsdaten und besonders geschützt (Art. 9 DSGVO).
Nicht offen herumliegen lassen: Papierlisten nach dem Kurs einsammeln und verschlossen aufbewahren; digitale Listen nicht als Anhang durch private Postfächer schicken.
Aufbewahrung festlegen: Bewahre die Liste so lange auf, wie du sie für Bescheinigungen, Rückfragen oder Fördernachweise brauchst. Verlangt ein Förderprogramm eine bestimmte Aufbewahrungsdauer, gilt diese.

Keine Rechtsberatung. Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: September 2026). Welche Nachweise du führen musst, hängt von deinem Angebot und deinen Auftrag- oder Fördergebern ab.

Vorlage zum Ausdrucken

Für den Start auf Papier haben wir eine schlichte Vorlage im Querformat vorbereitet: Kopfbereich, 16 Zeilen für Teilnehmende und 12 Spalten für Termine, dazu Summe und Kürzel-Legende.

Anwesenheitsliste als PDF herunterladen (A4 quer, zum Ausdrucken)

Anwesenheit in Kursimple

In Kursimple entsteht die Liste aus den Buchungen – niemand muss Namen abtippen:

Abhaken je Kurstag: anwesend oder abwesend, mit Grund aus deinem eigenen Katalog. Die Kursleitung erledigt das im Referenten-Login (ab Tarif Plus).
Zusammenfassung je Teilnehmer: Du siehst sofort, wer wie oft da war – die Grundlage für Teilnahmebescheinigungen, die Kursimple am Kursende für alle auf einmal erzeugt (ab Tarif Plus).
Teilnehmerliste als PDF mit Unterschriftenraster für bis zu 16 Termine und Zusatzspalten nach Wahl, wenn du lieber auf Papier abhakst.
Export der Anwesenheiten für Förderstellen, Vereinsvorstand oder Eltern – und im Tarif Pro tagesweise Listen im ESF-Format für geförderte Maßnahmen.
Löschfristen für Kunden und Teilnehmende: Nach Ablauf entfernt Kursimple die Personendaten.

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