E-Mail-Versand & Massenversand

E-Mail-Verlauf

E-Mail-Verlauf

Das Protokoll aller E-Mails, die kursimple verschickt hat – Bestellbestätigungen, Rechnungen, Mahnungen, Zertifikate und deine eigenen Mails aus dem Versanddialog. Hier prüfst du, ob und wann ein Kunde etwas bekommen hat, und schickst Mails erneut.

Typische Fragen, die der Verlauf beantwortet: „Hat der Kunde die Rechnung bekommen?“ → nach Empfänger filtern. „Was haben wir zu Bestellung 123 geschickt?“ → in der Bestellung oder Rechnung steht der Bezug, hier über das Symbol in der ersten Spalte. „Warum kam die Mail nicht an?“ → rote Zeile öffnen, die fehlgeschlagenen Empfänger stehen in den Details.

Rote Zeilen bedeuten: Mindestens ein Empfänger konnte nicht zugestellt werden. Meist ist die E-Mail-Adresse falsch – in der Kundenkartei korrigieren und über das Symbol „erneut senden“ noch einmal schicken.

Serienmails an viele Empfänger laufen als Massenversand im Hintergrund; ihren Fortschritt siehst du über die Schaltfläche „Massenversand“ oben rechts.

Massenversand

Öffnet die Übersicht der Serienmail-Läufe: Dort startest du vorbereitete Versände, siehst den Fortschritt und findest Zustellfehler je Empfänger.

Jede Serienmail aus dem Dialog „Serienmail versenden“ wird zunächst nur vorbereitet und muss dort mit „Versand starten“ freigegeben werden.

Bezug

Ein Symbol zeigt, wozu die Mail gehört: Dollar = Rechnung, Einkaufswagen = Bestellung. Klick öffnet die Rechnung bzw. Bestellung; die Nummer steht im Tooltip.

Ohne Symbol wurde die Mail ohne Bezug verschickt, z. B. eine freie Mail aus der Kundenliste oder eine Serienmail.

ID

Nummer des Verlaufseintrags. Rechnungs- und Bestelllisten verweisen mit dieser Nummer auf die gesendete Mail (Briefumschlag-Symbol).

Sortierbar über die Überschrift.

Datum

Wann die Mail verschickt wurde. Die neuesten stehen oben; Klick auf die Überschrift dreht die Sortierung.

Der Zeitpunkt ist der Moment der Übergabe an den Mailserver – nicht der Moment, in dem der Kunde die Mail liest.

Betreff

Die Betreffzeile, so wie der Empfänger sie sieht (Platzhalter bereits ersetzt). Den vollständigen Inhalt zeigt das Auge in der Spalte „Aktionen“.

Sortier- und filterbar.

Empfänger

An wen die Mail ging. Bei Serienmails werden nur die ersten Adressen gezeigt – alle stehen in den Details. Ein rotes Abzeichen warnt vor fehlgeschlagenen Empfängern.

Filtere nach einer Adresse, um alle Mails an einen Kunden zu sehen.

Absender

Die Absenderadresse der Mail und, falls ein Benutzer sie ausgelöst hat, dessen Name. Standard ist die Absenderadresse aus den Anwendungsdaten.

Antworten des Kunden landen bei dieser Adresse – prüfe, dass sie gelesen wird.

Aktionen

Auge = Details mit Inhalt, Empfängern und Fehlern. Papierflieger = Mail erneut an dieselben Empfänger senden (bei Rechnungen mit frisch erzeugter PDF). Download = Anhang herunterladen.

„Erneut senden“ ist der schnellste Weg, wenn ein Kunde sagt, er habe nichts bekommen: Adresse in der Kartei prüfen, dann hier klicken. Es entsteht ein neuer Verlaufseintrag. Ist die Empfängeradresse ungültig, erscheint eine Fehlermeldung.

Alle Filter zurücksetzen

Leert alle Filterfelder auf einmal. Erscheint nur, wenn ein Filter aktiv ist.

Einzelne Filter löschst du über das X neben dem Feld.

Nach Betreff filtern

Sucht in der Betreffzeile, z. B. „Rechnung“ oder „Erinnerung“. Ein Teil genügt.

Wirkt beim Tippen.

Nach Empfänger filtern

Sucht in den Empfängeradressen – so siehst du alle Mails, die ein bestimmter Kunde bekommen hat.

Ein Teil der Adresse genügt.

Nach Absender filtern

Sucht in der Absenderadresse, z. B. um Mails eines bestimmten Postfachs zu finden.

Ein Teil genügt.

E-Mail-Details

E-Mail-Details

Die gesendete Mail im Ganzen: Absender, Empfänger, Betreff, Inhalt (so wie im Mailprogramm), Anhänge und der Bezug zu Bestellung oder Rechnung. Rot markiert: Empfänger, bei denen die Zustellung fehlgeschlagen ist.

Kunde hat nichts bekommen? Prüfe hier zuerst die Empfängeradresse und den Abschnitt „Fehlgeschlagene Empfänger“. Dann Adresse in der Kundenkartei korrigieren und über „E-Mail erneut senden“ (bei System-Mails) bzw. das Papierflieger-Symbol im Verlauf noch einmal schicken.

E-Mail-Daten

Alle Kopfdaten und der Inhalt der Mail in einer Tabelle.

Lies von oben nach unten: Absender, Empfänger, ggf. Versandlauf und Fehler, Datum, Betreff, Inhalt, Anhänge, Bezug.

Versandlauf

Nur bei Serienmails: der Massenversand-Lauf, zu dem diese Mail gehört. Klick öffnet ihn mit dem Status je Empfänger.

Dort siehst du, ob der Lauf abgeschlossen ist und welche Empfänger fehlgeschlagen sind.

Versandstand

Nur bei Serienmails: links die Adressen, an die die Mail schon versendet ist, rechts alle, die sie noch nicht bekommen haben – mit dem Grund (offen, fehlgeschlagen, abgebrochen, keine Adresse).

Während der Versand läuft, aktualisieren sich die beiden Listen alle paar Sekunden von selbst; ist er fertig, lädt die Seite einmal neu. Fährst du mit der Maus über das Kennzeichen „fehlgeschlagen“ (oder „pausiert“), siehst du die Fehlermeldung des Mailservers – z. B. eine ungültige Adresse oder ein Sendelimit.

Hat der Mailanbieter ein Sendelimit gemeldet, pausiert der Versand: oben zählt ein Countdown bis zum nächsten Durchlauf herunter, der dann von selbst startet.

Neben einer fehlgeschlagenen Adresse öffnet der kleine grüne Knopf in einem neuen Tab die Kartei, der die Adresse gehört – beim Kunden „Kunde bearbeiten“, bei Teilnehmenden den Reiter „Teilnehmende“ mit gleich geöffnetem Bearbeiten-Fenster. Adresse korrigieren, speichern, dann hier „Fehlgeschlagene E-Mails noch einmal versenden“.

Fehlgeschlagene E-Mails noch einmal versenden

Schickt die Serienmail noch einmal an alle Empfänger, bei denen der Versand fehlgeschlagen ist. Wer sie schon bekommen hat, bekommt sie nicht doppelt.

Sinnvoll, wenn der Mailserver vorübergehend abgelehnt hat (z. B. „451 … limit exceeded“). Bei einer falsch geschriebenen Adresse korrigiere sie vorher in der Kundenkartei – sonst schlägt der Versand wieder fehl. Ein abgebrochener Versand lässt sich so nicht fortsetzen.

Fehlgeschlagene Empfänger

Adressen, an die die Mail nicht zugestellt werden konnte. Häufigste Ursache: Tippfehler in der Adresse oder ein voller/abgeschalteter Posteingang.

Korrigiere die Adresse in der Kundenkartei und sende die Mail erneut. Wiederholte Fehler bei korrekter Adresse deuten auf ein Problem beim Mailserver des Empfängers hin – dann telefonisch nachfassen.

Inhalt

Die Mail so, wie der Empfänger sie gesehen hat – mit ersetzten Platzhaltern und Formatierung.

Die Vorschau ist schreibgeschützt. Willst du denselben Text noch einmal verwenden, kopiere ihn in den Versanddialog oder speichere ihn dort als Vorlage.

Anhang

Die mitgeschickten Dateien (z. B. Rechnungs-PDF, Zertifikat) zum Herunterladen – praktisch, wenn du einem Kunden die Datei auf anderem Weg zukommen lassen willst.

Klick auf den Dateinamen lädt die Datei herunter.

Bestellung

Die Bestellung, zu der die Mail gehört. Klick öffnet sie.

Nur bei Mails mit Bestellbezug (Bestätigungen, Formular-Mails, Mails aus der Bestellliste).

Rechnung

Die Rechnung, zu der die Mail gehört. Klick öffnet sie.

Nur bei Rechnungs- und Mahnmails.

E-Mail erneut senden

Schickt diese System-Mail unverändert noch einmal an dieselben Empfänger und legt einen neuen Verlaufseintrag an.

Die Schaltfläche erscheint bei automatisch erzeugten Mails (Bestätigungen, Rechnungen). Manuell verschickte Mails sendest du über das Papierflieger-Symbol im Verlauf erneut. Vorher die Empfängeradresse prüfen – sonst schlägt es wieder fehl.

ID

Nummer des Verlaufseintrags, auf die Rechnungs- und Bestelllisten verweisen.

Nützlich, wenn du mit Kollegen über eine bestimmte Mail sprichst.

Absender

Die Absenderadresse und ggf. der Benutzer, der die Mail ausgelöst hat.

Bei System-Mails die Adresse aus den Anwendungsdaten oder der Vorlage.

Empfänger

Alle Empfänger der Mail. Bei Serienmails kann die Liste lang sein und ist scrollbar.

Klick auf eine Adresse öffnet, wo möglich, die Kundenkartei.

Datum

Zeitpunkt, an dem die Mail an den Mailserver übergeben wurde.

Als Nachweis gegenüber Kunden geeignet.

Betreff

Die Betreffzeile mit bereits ersetzten Platzhaltern.

So stand sie im Posteingang des Kunden.

Einzelne E-Mail versenden

Einzelne E-Mail versenden

Eine Mail an einen Empfänger schreiben – z. B. aus der Kunden-, Bestell- oder Rechnungsliste, der Empfänger ist dann schon eingetragen. Ablauf: ggf. Vorlage wählen → Betreff und Text prüfen → bei Bedarf „testen“ → „Senden“.

Platzhalter wie {Kunden_Vorname} oder {Bestellnummer} werden beim Senden durch die echten Daten des Empfängers ersetzt. Welche Platzhalter es gibt, zeigt der Aufklappkasten unter dem Text; ein Klick fügt den Platzhalter an der Schreibmarke ein. Hinweise wie „Rechnungsbezug: …“ sagen dir, welche Platzhalter mit Daten gefüllt werden.

Nach dem Senden landet die Mail im E-Mail-Verlauf – du und deine Kollegen könnt später nachsehen, was geschickt wurde. Über das Symbol oben rechts vergrößerst du den Dialog.

Serienmail versenden

Eine Mail an viele Empfänger – jeder bekommt seine eigene, personalisierte Mail. Die Empfänger stammen aus deiner Auswahl in der Liste oder aus „E-Mail an alle …“. Nach „Senden“ wird der Versand nur vorbereitet: Du landest auf der Massenversand-Seite und startest ihn dort mit „Versand starten“.

Ablauf: Empfänger prüfen (Personen ohne E-Mail-Adresse werden übersprungen) → Vorlage wählen oder Text schreiben → Testmail an sich selbst → „Senden“ → auf der Massenversand-Seite „Versand starten“. Du kannst den Lauf dort auch verwerfen, wenn du einen Fehler bemerkst.

Ist ein Kurs der Bezug (z. B. Versand aus dem Reiter „Teilnehmer“), werden die Kurs-Platzhalter mit diesem Kurs gefüllt. Bei Newsletter-Anmeldungen ohne Konto bleiben {Vorname} und {Nachname} leer – formuliere die Anrede dann neutral.

E-Mail-Vorlage

Übernimmt Betreff, Absender und Inhalt einer gespeicherten Vorlage in den Dialog. Danach kannst du alles noch anpassen. Vorlagen pflegst du unter Kommunikation → Mail-Vorlagen.

Wähle die Vorlage, bevor du eigenen Text schreibst – die Auswahl ersetzt den Inhalt. Vorlagen mit gespeicherten Empfängern bieten im Serienmail-Dialog an, die Empfängerliste zu übernehmen, zu ergänzen oder zu ersetzen.

Absender

Die Absenderadresse. Leer lassen = Standard-Absender deines Mandanten (Anwendungsdaten). Nur eine Adresse deiner eigenen Domain verwenden, sonst landet die Mail im Spam.

Antworten des Empfängers gehen an diese Adresse. Wenn du eine persönliche Adresse einträgst, stelle sicher, dass sie gelesen wird.

Empfänger

Die E-Mail-Adresse des Empfängers – vorbelegt aus der Liste, aus der du den Dialog geöffnet hast. Du kannst sie ändern.

Für mehrere Empfänger nutzt du den Serienmail-Dialog (Kästchen in der Liste anhaken → „E-Mail-Versand“).

Empfänger

Die ausgewählten Personen. Klick auf das X entfernt eine; tippe in das Feld, um weitere Personen zu suchen und hinzuzufügen. Personen ohne E-Mail-Adresse werden beim Versand übersprungen.

Ein Hinweis unter dem Feld erscheint, wenn angehakte Personen nicht übernommen werden konnten. Bei „E-Mail an alle …“ steht hier nur die Anzahl der Empfänger.

Deaktivierte Karteien sind keine Empfänger – weder bei „E-Mail an alle …“ noch in der Auswahl: angehakte Deaktivierte fallen mit Hinweis weg, die Suche findet sie nicht. Das gilt auch für Teilnehmende ohne eigene Adresse, deren Kundenkartei deaktiviert ist. Willst du eine deaktivierte Person doch erreichen, nutzt du den Link an ihrer E-Mail-Adresse in der Kartei.

Betreff

Die Betreffzeile – kurz und konkret, z. B. „Ihr Kurs Yoga am 12.3. beginnt 30 Minuten später“. Platzhalter sind erlaubt: „Ihre Buchung {Kurs_Titel}“.

Der Betreff entscheidet, ob die Mail geöffnet wird. Vermeide „Info“ oder „Wichtig“.

Inhalt

Der Text der Mail. Formatierung über die Editor-Leiste, Platzhalter über den Aufklappkasten darunter (Klick fügt an der Schreibmarke ein). Beginne mit einer Anrede aus Platzhaltern, z. B. „Guten Tag {Kunden_Vorname} {Kunden_Nachname},“.

Bilder fügst du über das Bild-Symbol der Editor-Leiste ein; sie werden hochgeladen und in der Mail verlinkt. Lange Texte lieber kurz halten und Details ins Portal verlinken.

Klassischer Editor / Builder

Klassisch = einfacher Fließtext mit Formatierung, für die meisten Mails richtig. Builder = gestaltete Mails mit Spalten, Bildern und Buttons (Newsletter). Nicht hin- und herwechseln: Eine Builder-Mail verliert im klassischen Editor ihr Layout.

Im Builder ziehst du Bausteine per Drag & Drop; Platzhalter findest du hinter dem Tag-Symbol oben rechts, fertige Layouts hinter dem Layout-Symbol oben links. Beide Editoren erzeugen am Ende gewöhnliches E-Mail-HTML.

E-Mail ist Newsletter

Haken setzen bei Werbung und Neuigkeiten: Die Mail gilt dann als Newsletter und geht nur an Empfänger, die dem Newsletter-Empfang zugestimmt haben. Ohne Haken ist es eine normale Kundeninformation (z. B. Terminänderung), die alle Ausgewählten bekommen.

Rechtlich wichtig: Werbliche Mails ohne Einwilligung sind nicht erlaubt. Bei „E-Mail an alle Newsletter-Empfänger“ ist der Haken der Normalfall.

Testversand

Adresse eingeben (vorbelegt mit deiner eigenen) und „testen“ klicken: Du bekommst die Mail vorab, Platzhalter sind mit Beispieldaten gefüllt. So prüfst du Text, Layout und Anhänge, bevor echte Empfänger etwas sehen.

Der Test verändert nichts – der Dialog bleibt offen, du kannst weiter bearbeiten. Bei Serienmails unbedingt vorher testen: Ein Fehler geht sonst an alle.

Als Vorlage speichern

Sichert Betreff, Absender und Inhalt der aktuellen Mail als Mail-Vorlage, damit du sie beim nächsten Mal mit einem Klick laden kannst. Öffnet einen kleinen Dialog für Name und Beschreibung.

Sinnvoll für alles, was du öfter schreibst: Kursausfall, Erinnerung an Kursbeginn, Zahlungserinnerung in eigenen Worten. Die Vorlage findest du danach unter Kommunikation → Mail-Vorlagen.

Senden

Einzelmail: schickt die Mail sofort und protokolliert sie im Verlauf; du siehst eine Erfolgs- oder Fehlermeldung. Serienmail: legt einen Massenversand-Lauf an und führt dich zur Lauf-Seite, wo du ihn mit „Versand starten“ freigibst.

Bei einer gelben Warnung nach dem Einzelversand konnte ein Teil der Empfänger nicht erreicht werden – Details im E-Mail-Verlauf.

Als Vorlage speichern

Name und Beschreibung für die neue Vorlage eingeben, optional Empfänger mitspeichern und für alle Benutzer freigeben, dann „Speichern“. Die Mail selbst wird dabei nicht verschickt.

Die Vorlage erscheint danach in der Vorlagenauswahl dieses Dialogs und unter Kommunikation → Mail-Vorlagen, wo du sie weiter bearbeiten kannst.

Name

Pflichtfeld. Ein sprechender Name, damit du die Vorlage in der Auswahl sofort erkennst, z. B. „Erinnerung Kursbeginn“.

Kunden sehen den Namen nie.

Beschreibung

Optional: Wofür und wann die Vorlage gedacht ist, z. B. „eine Woche vor Kursbeginn an alle Teilnehmer“.

Hilft Kollegen, die richtige Vorlage zu wählen.

Empfänger mit speichern

Speichert die aktuellen Empfänger in der Vorlage – für feste Verteiler, die du regelmäßig anschreibst (z. B. Referenten-Rundschreiben).

Beim späteren Laden kannst du wählen, ob diese Empfänger die aktuelle Auswahl ersetzen oder ergänzen sollen.

Für alle Benutzer verfügbar

Haken = alle Benutzer deines Mandanten sehen und nutzen die Vorlage. Ohne Haken nur du selbst.

Für offizielle Texte den Haken setzen, für persönliche Entwürfe weglassen.

Massenversand

Massenversand

Die Serienmail-Läufe deines Mandanten. Oben stehen Läufe, die noch auf „Versand starten“ warten oder gerade laufen; unten die abgeschlossenen mit Zahl der Empfänger und Fehler. „Details“ zeigt den Status je Empfänger.

So funktioniert ein Lauf: Im Dialog „Serienmail versenden“ auf „Senden“ → der Lauf steht hier als „wartend“ → in den Details „Versand starten“ → der Server verschickt im Hintergrund, du kannst die Seite verlassen → am Ende Status „fertig“; bei Zustellfehlern siehst du deren Zahl.

Ein wartender Lauf verschickt nichts, solange du ihn nicht startest – vergiss den zweiten Schritt nicht.

Offene und laufende Versände

Läufe mit Status „wartend“ (noch nicht gestartet) oder „versenden“ (in Arbeit). Über „Details“ startest, verwirfst oder brichst du einen Lauf ab.

Laufende Versände aktualisieren ihren Fortschritt automatisch.

Fortschritt

Wie viele der Empfänger schon verschickt sind, z. B. 120 / 350. Aktualisiert sich während des Versands von selbst.

Bleibt der Fortschritt lange stehen, prüfe in den Details, ob Fehler auftreten.

Status

wartend = noch nicht gestartet; versenden = läuft; fertig = abgeschlossen (mit Hinweis, falls Empfänger fehlgeschlagen sind); abgebrochen = von dir gestoppt.

„Fertig mit Fehlern“ heißt nicht, dass niemand etwas bekommen hat – nur die genannten Empfänger fehlen. Details zeigen die Fehlermeldung je Adresse.

Zuletzt

Die abgeschlossenen Läufe. Über die Filterfelder findest du einen Lauf nach Betreff, prüfst, ob eine bestimmte Adresse angeschrieben wurde, oder suchst nach Fehlertexten.

Ein Lauf lässt sich nicht erneut starten – für einen Nachversand an fehlgeschlagene Adressen korrigierst du die Adressen und schickst die Mail über den Verlauf oder eine neue Serienmail.

Datum

Wann der Lauf angelegt wurde. Neueste zuerst.

Der Startzeitpunkt steht in den Details.

Empfänger

Wie viele Empfänger der Lauf hatte – ohne Personen ohne E-Mail-Adresse.

Personen ohne Adresse erscheinen in den Details mit dem Status „keine Adresse“.

Versandt

Wie viele Mails der Mailserver angenommen hat. Ob sie beim Empfänger ankamen, kann das System nicht sehen – Rückläufer landen in deinem Postfach.

Versandt + Fehler ergibt normalerweise die Empfängerzahl.

Fehler

Anzahl der Empfänger, die der Mailserver abgelehnt hat. Welche das sind und warum, steht in den Details.

Typisch: Tippfehler in der Adresse, volles Postfach, nicht mehr existierende Domain.

Alle Filter zurücksetzen

Leert alle Filterfelder. Erscheint nur, wenn ein Filter aktiv ist.

Einzelne Filter löschst du über das X neben dem Feld.

Nach Betreff filtern

Sucht in der Betreffzeile der Läufe – ein Teil genügt.

Wirkt beim Tippen.

Nach Empfänger filtern

Zeigt Läufe, in denen diese Adresse vorkam – so prüfst du, ob ein Kunde eine Serienmail bekommen hat.

Ein Teil der Adresse genügt.

Nach Fehler filtern

Sucht in den Fehlermeldungen der Läufe, z. B. „mailbox unavailable“ oder „not found“.

Nützlich, um alle Läufe mit demselben Zustellproblem zu finden.

Massenversand-Details

Massenversand-Details

Ein einzelner Serienmail-Lauf: oben Betreff, Absender, Anlage- und Endzeitpunkt, Status; darunter die Steuerung (starten, verwerfen, abbrechen) und die Liste aller Empfänger mit Status und Fehlermeldung.

Ein neuer Lauf wartet, bis du „Versand starten“ klickst. Während des Versands aktualisiert sich die Seite automatisch; danach siehst du je Empfänger, wann die Mail rausging oder warum nicht.

Fehler bei einzelnen Empfängern: Adresse in der Kundenkartei korrigieren und die Mail diesen Personen einzeln über den E-Mail-Verlauf oder eine neue Serienmail schicken.

Versand starten

Gibt den Lauf frei: Der Server verschickt die Mails im Hintergrund, Empfänger für Empfänger. Du kannst die Seite verlassen. Einmal gestartet, lässt sich der Lauf abbrechen, aber nicht zurücksetzen.

Vorher noch einmal Betreff und Empfängerzahl prüfen – nach dem Start ist die Mail bei den ersten Empfängern schon angekommen, bevor du abbrechen kannst.

Versand verwerfen

Löscht einen noch nicht gestarteten Lauf. Es wird nichts verschickt. Nutze das, wenn du im Text oder in der Empfängerauswahl einen Fehler bemerkt hast – und lege die Serienmail neu an.

Nach der Sicherheitsabfrage ist der Lauf weg; der zugehörige Verlaufseintrag bleibt als Dokumentation erhalten.

Versand abbrechen

Stoppt einen laufenden Versand. Bereits verschickte Mails bleiben verschickt; die übrigen Empfänger bekommen nichts und erhalten den Status „abgebrochen“.

Nach dem Abbruch siehst du, wie viele Empfänger gestoppt wurden. Ein abgebrochener Lauf lässt sich nicht fortsetzen.

Empfänger

Jede Person des Laufs mit Adresse, Status, Zeitpunkt und ggf. Fehlermeldung. Fehlgeschlagene Empfänger sind rot markiert.

Klick auf einen Namen öffnet, wo möglich, die Kundenkartei zum Korrigieren der Adresse.

Status

offen = noch nicht an der Reihe; versandt = vom Mailserver angenommen; fehlgeschlagen = abgelehnt (siehe Fehler); abgebrochen = Lauf wurde gestoppt; keine Adresse = Person hat keine E-Mail-Adresse.

Für „keine Adresse“ trägst du die E-Mail in der Kundenkartei nach und schickst die Mail einzeln.

Fehler

Die Meldung des Mailservers bei fehlgeschlagener Zustellung, z. B. „mailbox unavailable“ (Postfach existiert nicht oder ist voll).

Adresse prüfen, korrigieren, Mail einzeln erneut senden. Bei wiederholten Fehlern trotz korrekter Adresse telefonisch nachfassen.