Briefe & Brief-Vorlagen

Brief-Einstellungen

Brief-Einstellungen

Hier legst du fest, wo Rücksendezeile, Anschrift, Infoblock, Inhalt und Fußzeile auf deinem Briefpapier stehen. Das gilt für jeden Brief.

Das Briefpapier ist dasselbe wie für Rechnungen; du lädst es unter „Eigene Einstellungen“ hoch (PDF, JPG oder PNG). Hat ein PDF eine zweite Seite, steht sie als Folgebogen unter allen weiteren Seiten eines Briefs, sonst wieder die erste.

Zieh auf dem Blatt die Felder auf oder verschieb sie; rechts stehen die Werte in Millimetern und lassen sich dort genau korrigieren. Auf schmalen Bildschirmen gibt es nur die Zahlenfelder.

Speichern geht nur, wenn sich keine Felder überlappen und alle ganz auf dem Blatt liegen. Prüf das Ergebnis mit „Probedruck“.

Seite 1 und Folgeseiten

Seite 1 trägt Rücksendezeile, Anschrift, Infoblock und den Inhalt ab dem Betreff. Folgeseiten haben nur Inhalt und Fußzeile.

Auf den Folgeseiten verstellst du nur den oberen Rand des Inhalts. Links, rechts und unten gelten dieselben Ränder wie auf Seite 1, die Fußzeile steht auf jeder Seite an derselben Stelle.

Hilfslinien

„DIN-Lage zeigen“ blendet Anschriftfeld und Infoblock nach DIN 5008 Form A und B gestrichelt ein, „Sichtfenster DIN lang“ das Fenster eines Fensterumschlags für die gewählte Form.

Liegt die Anschrift im grünen Sichtfenster, passt der Brief in einen Fensterumschlag DIN lang.

DIN 5008 einsetzen

Setzt alle Felder auf die Standardlage nach DIN 5008 der gewählten Form und speichert sofort. Eigene Werte gehen dabei verloren.

Form B: Anschriftfeld 45 mm von oben, für Briefbögen mit hohem Kopf. Form A: 27 mm von oben. Die Form bestimmt auch die Lage der Falzmarken.

Probedruck

Öffnet einen zweiseitigen Musterbrief mit den Werten auf dieser Seite – auch ungespeichert – auf deinem Briefpapier, rote Linien um jedes Feld.

So siehst du, ob Anschrift, Text oder Fußzeile in Logo oder Bankzeile des Briefpapiers laufen. In echten Briefen gibt es die roten Linien nicht.

Lage der Felder in mm

Abstand von links und oben, Breite und Höhe jedes Felds in Millimetern ab der linken oberen Ecke des Blatts. Eine Änderung hier verschiebt das Rechteck auf dem Blatt.

Der Inhaltsbereich bestimmt den linken, rechten und unteren Rand aller Seiten und mit seiner Oberkante, wo Betreff und Text auf Seite 1 beginnen.

Rot markiert: Das Feld überlappt ein anderes, ist zu klein oder liegt nicht ganz auf dem Blatt. Orange: Es liegt auf Gedrucktem des Briefpapiers, etwa dem Logo.

Schrift und Zusätze

Schrift und Größe des ganzen Briefs, Ausrichtung der Fußzeile „Seite x von n“, Rücksendezeile, Ort vor dem Datum, Falz- und Lochmarken.

DejaVu Sans und DejaVu Serif setzen alle Schriftzeichen, auch Namen wie Łódź oder Şimşek. Helvetica und Times können nur westeuropäische Zeichen.

Die Rücksendezeile nimmt Name, Straße, PLZ und Ort aus deinen Mandantendaten. Schalte sie aus, wenn dein Briefpapier sie schon trägt.

Brief-Verlauf

Brief-Verlauf

Alle Briefe dieses Anbieters, neueste zuerst. Ein Klick auf „ansehen“ öffnet die Übersicht mit Empfängern, Stand und Sammel-PDF.

Jeder erstellte Brief liegt zusätzlich als Dokument in der Kartei des Empfängers und steht in deren Verlauf.

Neuer Brief

Öffnet „Brief schreiben“ mit leerer Empfängerliste. Schneller geht es aus der Kundenliste, einer Kartei oder den Teilnehmenden eines Kurses.

Aus den Teilnehmenden eines Kurses stehen zusätzlich die Kurs-Platzhalter zur Verfügung.

Suche

Sucht im Betreff und in den Namen der Empfänger.

Gesucht wird in der Anschrift, wie sie im Brief steht.

Angelegt

Wann der Brief angelegt wurde. Das Datum im Brief selbst (Briefdatum) steht in der Übersicht.

Angezeigt in der Ortszeit deines Anbieters.

Empfänger

Bei einem Empfänger sein Name, sonst die Anzahl.

Ausgelassene Empfänger zählen mit.

Stand

Noch nicht erstellt (Übersicht offen), wird erstellt, alle erstellt oder mit Fehlern.

Briefe mit Fehlern öffnest du und erstellst sie nach der Korrektur erneut oder lässt sie aus.

Brief schreiben

Brief schreiben

Wähle Empfänger, Datum, Betreff und schreib den Inhalt. Anschrift, Datum, Kundennummer und Fußzeile setzt Kursimple selbst auf dein Briefpapier.

„weiter zur Übersicht“ legt den Brief an und zeigt alle Empfänger mit der Anschrift, an die ihr Brief geht. Erstellt wird erst dort.

Lage der Felder und Schrift stellst du unter Kommunikation → Brief-Einstellungen ein.

Empfänger

Karteien dieses Anbieters; weitere findest du über die Suche. Deaktivierte Karteien sind nur beim Brief aus ihrer Kartei möglich.

Teilnehmende ohne eigene vollständige Anschrift bekommen den Brief über ihre Kundenkartei; die Platzhalter beziehen sich weiter auf die Teilnehmenden – wie bei E-Mails.

Dieselbe Kartei bekommt nur einen Brief, auch wenn du sie über mehrere Teilnehmende auswählst.

Vorlage

Übernimmt Betreff und Inhalt einer Brief-Vorlage. Danach kannst du alles noch anpassen.

Vorlagen pflegst du unter Kommunikation → Brief-Vorlagen oder speicherst den aktuellen Brief unten als Vorlage.

Duplexdruck

Für beidseitigen Druck: jeder Brief bekommt eine gerade Seitenzahl, damit der nächste wieder auf einer Vorderseite beginnt.

Bei ungerader Seitenzahl folgt eine leere Rückseite ohne Briefpapier und ohne Fußzeile. „Seite x von n“ zählt nur die beschriebenen Seiten.

Betreff

Steht fett über dem Text. Platzhalter sind erlaubt, der Betreff darf auch leer bleiben.

Der Betreff ist auch der Name des Dokuments in der Kartei: „Brief: Betreff vom Datum“.

Inhalt des Briefs

Anrede, Text und Gruß – im klassischen Editor oder im Builder mit Bausteinen. Platzhalter wie {Vorname} werden je Empfänger ersetzt.

Der Builder bietet druckgeeignete Bausteine (Absatz, Überschrift, Bild, Tabelle, zwei Spalten, Trennlinie, Gruß mit Unterschrift) und fertige Start-Layouts. Bilder kommen aus deinen hochgeladenen Bildern.

Eine Tabelle oder Spalte darf nicht länger als eine Seite werden, sonst lässt sich der Brief nicht setzen.

Als Vorlage speichern

Speichert Betreff und Inhalt als neue Brief-Vorlage. Die Empfänger gehören nicht dazu.

„für alle Benutzer verfügbar“ macht die Vorlage für alle Logins dieses Anbieters sichtbar, sonst nur für dich.

Vorschau

Öffnet den Brief an den ersten Empfänger als PDF auf deinem Briefpapier. Gespeichert wird nichts.

Ohne Empfänger zeigt die Vorschau Beispieldaten.

Weiter zur Übersicht

Legt den Brief an und zeigt die Übersicht aller Empfänger. Dort prüfst du die Anschriften und startest das Erstellen.

Bis zum Start kannst du den Brief dort auch verwerfen.

Brief an Ausgewählte

Öffnet „Brief schreiben“ mit allen angehakten Karteien als Empfänger.

Den Knopf gibt es in der Kundenliste, bei den Teilnehmenden, in der Referentenliste und auf der Teilnehmerseite eines Kurses. Aus den Teilnehmenden eines Kurses sind die Kurs-Platzhalter dabei. Deaktivierte Karteien fallen heraus; ein Hinweis nennt ihre Zahl.

Brief schreiben

Brief an diese Kartei, auch wenn sie deaktiviert ist. Er liegt danach als Dokument in der Kartei.

Den Knopf findest du in der Kundenkartei und beim Referenten unten in der Leiste, in der Kunden- und Referentenliste als Briefsymbol links neben dem Stift.

Fehlt die Anschrift, fragt die Übersicht, ob der Brief trotzdem erstellt werden soll.

Übersicht des Briefs

Übersicht des Briefs

Alle Empfänger mit der Anschrift, an die ihr Brief geht. Vor dem Start prüfst du hier, danach siehst du den Fortschritt.

Rot: Anschrift unvollständig. Gelb: Brief geht über die Kundenkartei. Grün: erstellt.

Erneut verwenden

Öffnet „Brief schreiben“ mit Betreff, Inhalt und Empfängern dieses Briefs für einen neuen Brief.

Der bisherige Brief bleibt unverändert im Verlauf.

Prüfung

So viele Empfänger, so viele ohne vollständige Anschrift (rot) und so viele über die Kundenkartei (gelb).

Vollständig heißt: Name oder Firma, Straße, PLZ und Ort.

Vorgehen

Für jede rote Zeile wählst du, ob der Brief trotzdem erstellt oder ausgelassen wird. Ohne Wahl startet das Erstellen nicht.

Besser: Kartei öffnen, Anschrift ergänzen, „Anschriften neu laden“ – dann wird die Zeile normal.

Anschriften neu laden

Holt Anschriften und Hinweise neu aus den Karteien, z. B. nachdem du eine Anschrift ergänzt hast.

Getroffene Entscheidungen bleiben, solange die Zeile rot ist.

Briefe erstellen

Erstellt die Briefe im Hintergrund. Die Übersicht zeigt den Fortschritt, du kannst die Seite auch verlassen.

Je Empfänger landet der Brief als Dokument in seiner Kartei und ein Eintrag in ihrem Verlauf.

Fortschritt

Wie viele Briefe erstellt sind, wie viele noch warten und welche einen Fehler haben.

Die Anzeige aktualisiert sich selbst, solange Briefe entstehen.

Sammel-PDF

Alle erstellten Briefe in einem PDF zum Drucken oder Speichern, in der Reihenfolge der Empfänger.

Es entsteht jedes Mal neu aus den Briefen in den Karteien. Ein dort gelöschter Brief fehlt auch hier.

Fehler

Briefe, die sich nicht setzen ließen, stehen rot oben mit dem Grund. Erstelle sie nach der Korrektur erneut oder lass sie aus.

„erneut erstellen“ lädt vorher die Anschrift neu aus der Kartei. Ohne Häkchen gilt der Knopf für alle Briefe mit Fehler.

Brief-Vorlagen

Brief-Vorlagen

Vorlagen für Betreff und Inhalt von Briefen – wie Mail-Vorlagen, nur ohne Absender, Empfänger und Anhänge.

In „Brief schreiben“ übernimmst du eine Vorlage über die Auswahl „Vorlage“.

Brief-Vorlage bearbeiten

Brief-Vorlage bearbeiten

Name, Beschreibung, Betreff und Inhalt der Vorlage. Der Builder bietet druckgeeignete Bausteine.

Platzhalter wie {Vorname} werden beim Erstellen eines Briefs je Empfänger ersetzt.

Vorschau als PDF

Zeigt den aktuellen Stand auf deinem Briefpapier, Platzhalter mit Beispieldaten. Gespeichert wird dabei nichts.

Anschrift, Datum und Fußzeile stehen so, wie in den Brief-Einstellungen festgelegt.

Öffentlich

Öffentliche Vorlagen sehen alle Logins dieses Anbieters, private nur du.

Bearbeiten und löschen kann eine Vorlage nur, wer sie angelegt hat.