Hilfe: Anbieter-Portal – Handbuch

Anbieterprofil

Anbieter sind Partner innerhalb Ihres Mandanten – z. B. eine Kooperationsschule oder ein freier Trainer –, die eigene Kurse, Termine, Referenten und Standorte pflegen. Benutzer mit der Rolle „Anbieter“ sehen nur, was ihrem Anbieter zugeordnet ist.

Einrichtung durch die Verwaltung: Anbieter hier anlegen (Name, Adresse, Kontakt, zugehöriger Benutzer) → unter Verwaltung → Anbieter → Kurse/Standorte/Referenten die Zuordnungen anlegen → der Anbieter-Benutzer meldet sich an und sieht „Meine Kurse“, „Meine Standorte“, „Meine Referenten“.

Die Funktion erscheint nur bei eingeschalteter Variable PROVIDER.

Neuen Anbieter anlegen

Legt ein Anbieterprofil an: Name, Firma, Adresse, Kontaktdaten und der Benutzer, der als Anbieter arbeitet. Danach Kurse, Referenten und Standorte zuordnen.

Der Benutzer braucht die Rolle „Anbieter“ (Verwaltung → Benutzer).

Anbieter bearbeiten

Name, Firma, Adresse, Kontaktdaten und Benutzer eines Anbieters. Die Angaben erscheinen in Listen (gelbe Abzeichen „Anbieter: …“) und können im Portal beim Kurs genannt werden.

Änderungen gelten sofort für alle Kurse und Termine des Anbieters.

Name

Pflichtfeld. Bezeichnung des Anbieters, wie sie in Kurs- und Referentenlisten als Abzeichen erscheint – z. B. „Musikschule Nord“.

Kurz und eindeutig.

Firma

Rechtlicher Firmenname des Partners, optional – für Verträge und Abrechnungen.

Kann leer bleiben.

Straße

Straße der Anbieteradresse.

Teil der Adresse.

Hausnummer

Hausnummer der Anbieteradresse.

Teil der Adresse.

PLZ

Postleitzahl der Anbieteradresse.

Teil der Adresse.

Stadt

Ort der Anbieteradresse.

Teil der Adresse.

E-Mail

Kontaktadresse des Anbieters für Rückfragen der Verwaltung.

Nicht die Login-Adresse – die gehört zum Benutzer.

Telefon

Telefonnummer des Anbieters für Rückfragen.

Mit Vorwahl.

Website

Internetadresse des Anbieters, optional.

Mit https://.

Speichern

Legt den Anbieter an bzw. übernimmt Änderungen. Der Name ist Pflicht.

Danach Zuordnungen pflegen.

Zurück zur Übersicht

Zurück zur Anbieterliste, ohne zu speichern.

Eingaben gehen verloren.

Anbieter

Die Stammdaten eines Anbieters. Zum Ändern „bearbeiten“ nutzen; die Zuordnungen zu Kursen, Standorten und Referenten pflegen Sie unter Verwaltung → Anbieter.

Reine Anzeige.

zurück zur Übersicht

Zurück zur Anbieterliste. Hier wurde nichts verändert.

Reine Anzeige.

bearbeiten

Öffnet das Formular für Adresse, Kontakt und Benutzer.

Änderungen gelten sofort.

ID

Interne Nummer des Anbieters.

Nur intern relevant.

Name

Bezeichnung des Anbieters, wie im Formular gepflegt.

Erscheint als Abzeichen in Listen.

Meine Kurse

Die Kurse, die Ihrem Anbieter zugeordnet sind, mit der Zahl vergangener, laufender und künftiger Termine. Klick auf einen Kurs öffnet seine Termine – dort legen Sie als Anbieter eigene Termine an und bearbeiten sie.

Fehlt ein Kurs, muss die Verwaltung ihn Ihrem Anbieter zuordnen. Die Kursdaten selbst (Titel, Preis, Beschreibung) pflegt die Verwaltung.

Termine des Kurses

Die Termine, die Ihr Anbieter für diesen Kurs anbietet. „Termin hinzufügen“ legt einen neuen an; der Stift öffnet einen bestehenden.

Je Termin sehen Sie Zeitraum, Ort, Plätze und Veröffentlichung. Nur veröffentlichte Termine sind im Portal buchbar.

Termin hinzufügen

Legt einen neuen Termin Ihres Anbieters für diesen Kurs an: Zeitraum, Uhrzeit, Standort, Referenten, Plätze, Preis und die Kurstage.

Nur Ihre zugeordneten Standorte und Referenten stehen zur Wahl.

Termin bearbeiten (Anbieter)

Termin bearbeiten

Ein Termin Ihres Anbieters: Zeitraum, Uhrzeit, Standort und Raum, Referenten, Plätze, Veröffentlichung, Preise und unter „Detaildaten“ die einzelnen Kurstage. Nach dem Ausfüllen „speichern“; erst mit Haken „veröffentlicht“ ist der Termin buchbar.

Für einen neuen Termin: Zeitraum und Uhrzeit eintragen → Standort, Referent, Plätze → unter „Detaildaten“ mit Frequenz und Bereich die Kurstage erzeugen → speichern.

Zeitraum

Erster und letzter Tag des Termins. Bei einem eintägigen Termin beide gleich; die Kurstage dazwischen entstehen unter „Detaildaten“.

Alle Kurstage müssen in den Zeitraum passen.

Uhrzeit

Beginn und Ende der Kurseinheit – die Vorgabe für alle erzeugten Kurstage. Einzelne Tage lassen sich danach in der Terminliste anpassen.

Z. B. 18:00 bis 19:30.

Veranstaltungsort

Wo der Termin stattfindet. Nur die Ihrem Anbieter zugeordneten Standorte stehen zur Wahl; fehlt einer, legen Sie ihn unter „Meine Standorte“ an.

Erscheint im Portal und in der Bestätigung.

Veranstaltungsraum

Ein Raum des gewählten Standorts, falls dort Räume angelegt sind. Die Raumübersicht zeigt dann Überschneidungen.

Optional.

Referenten

Wer den Termin leitet – nur Ihre zugeordneten Referenten, Mehrfachauswahl möglich.

Fehlt jemand, unter „Meine Referenten“ anlegen.

Plätze

Wie viele Teilnehmer maximal buchen können. Ist die Zahl erreicht, gilt der Termin als ausgebucht; mit „Reservierung erlaubt“ kommen weitere auf die Warteliste.

Nachträglich erhöhen ist möglich.

veröffentlicht

Nur mit Haken ist der Termin im Portal sichtbar und buchbar. Ohne Haken bleibt er ein Entwurf.

Vor dem Veröffentlichen Preis und Kurstage prüfen.

Reservierung erlaubt

Mit Haken können Kunden bei ausgebuchtem Termin auf die Warteliste. Ohne Haken ist der Termin bei Vollbelegung einfach nicht mehr buchbar.

Die Warteliste verwaltet die Verwaltung.

Kursnummer

Eigene Nummer für diesen Termin, vorbelegt mit der Kursnummer. Erscheint in Listen und auf Rechnungen. Nur sichtbar, wenn für den Mandanten eingeschaltet.

Leer lassen für die Kursnummer.

Zusatz / Code

Freie Zusatzkennung, z. B. „A“ oder „Vormittag“, um mehrere Termine desselben Kurses zu unterscheiden. Nur sichtbar, wenn eingeschaltet.

Optional.

Preis (inkl. MwSt.)

Der Bruttopreis je Platz, vorbelegt mit dem Kurspreis – nur ändern, wenn dieser Termin abweichen soll. Nur sichtbar, wenn Terminpreise eingeschaltet sind.

Buchungen übernehmen den Preis des Termins.

inkl. MwSt.

Der Steuersatz des Termins – normaler oder ermäßigter Satz aus den Anwendungsdaten, vorbelegt aus dem Kurs.

Nur nach Rücksprache mit der Verwaltung ändern.

zzgl. Materialkosten (inkl. MwSt.)

Zusatzkosten je Teilnehmer, brutto – werden als eigene Rechnungszeile berechnet. Vorbelegt aus dem Kurs.

Leer = keine Materialkosten.

Detaildaten

Hier entstehen die Kurstage. Solange noch keine vorhanden sind, erzeugt der Generator sie aus Frequenz (keine/täglich/wöchentlich/monatlich) und Bereich (Anzahl oder Abstand); die Terminliste darunter lässt sich noch anpassen.

Beispiel: Frequenz „wöchentlich“, Bereich „endet nach 8 Vorkommen“ → acht Kurstage im Wochenabstand. Ferientage unter „Nicht an folgenden Tagen“ ausschließen.

Frequenz

Wie oft sich der Kurstag wiederholt: keine (ein Tag), täglich, wöchentlich oder monatlich – ab dem ersten Tag des Zeitraums.

Zusammen mit dem Bereich ergibt sich die Terminliste.

Bereich

Wie viele Kurstage entstehen: „endet nach n Vorkommen“ (feste Anzahl) oder „wiederhole alle n“ (Abstand). „keine“ füllt den ganzen Zeitraum.

Die Terminliste zeigt sofort das Ergebnis.

zusätzliche Tage

Einzelne Kurstage außerhalb des Musters ergänzen, z. B. einen Prüfungssamstag: Datum wählen und hinzufügen.

Der Tag bekommt die Uhrzeit von oben.

Meine Referenten

Die Referenten, die Ihrem Anbieter zugeordnet sind – nur diese stehen bei Ihren Terminen zur Auswahl. Klick auf einen Referenten öffnet seine Daten.

Fehlt ein Referent, legen Sie ihn über „Neuen Referenten erstellen“ an; er wird Ihrem Anbieter automatisch zugeordnet.

Neuen Referenten erstellen

Legt einen Referenten mit Stammdaten, Bankverbindung und Profil an und ordnet ihn Ihrem Anbieter zu.

Der Referent erhält einen Login mit Referentenrechten.

Referent bearbeiten (Anbieter)

Referent bearbeiten

Stammdaten, Bankverbindung und Zusatzinfos (Profilbild, Bilder, Beschreibungen) eines Referenten Ihres Anbieters. Gesperrte Felder darf nur die Verwaltung ändern.

Ob Referenten ihr Profil selbst bearbeiten dürfen, steuert die Variable SPEAKER_PROFILE_EDIT.

Reiter Stammdaten

Name, Anschrift, Kontakt und Login-Adresse des Referenten. Pflicht sind Vor- und Nachname.

Die Kontakt-E-Mail nutzt die Verwaltung für Teilnehmerlisten und Terminänderungen.

Reiter Bankverbindung

IBAN, BIC und Bank für Honorarzahlungen – nur intern, nicht im Portal sichtbar.

Optional.

Reiter Zusatzinfos

Profilbild, weitere Bilder und Beschreibungstexte, die Kursteilnehmer im Portal sehen.

Ein Foto und zwei kurze Absätze zur Qualifikation reichen.

Meine Standorte

Die Standorte, die Ihrem Anbieter zugeordnet sind – nur diese stehen bei Ihren Terminen zur Auswahl. Klick öffnet den Standort.

Fehlt ein Ort, legen Sie ihn über „Neuen Standort anlegen“ an; er wird Ihrem Anbieter automatisch zugeordnet.

Neuen Standort anlegen

Legt einen Standort mit Name, Adresse und optional Räumen an und ordnet ihn Ihrem Anbieter zu.

Name und Adresse sind Pflicht.

Standort bearbeiten (Anbieter)

Standort bearbeiten

Name, Adresse und Räume eines Standorts Ihres Anbieters. Änderungen wirken auf alle Termine an diesem Ort.

Die Kartenkoordinaten werden beim Speichern aus der Adresse ermittelt.

speichern

Übernimmt die Angaben. Name und Adresse sind Pflicht.

Danach zurück zur Übersicht.

zurück zur Übersicht

Zurück zur Anbieterübersicht, ohne zu speichern.

Eingaben gehen verloren.

Neue Kurs‑/Anbieter‑Zuordnung erstellen

Verknüpft einen Kurs mit einem Anbieter: Kurs wählen, Anbieter wählen, speichern.

Wirkt sofort auf die Sicht des Anbieters.

Kurs-/Anbieter-Zuordnung

Welcher Kurs welchem Anbieter zugeordnet ist – beide Angaben sind Pflicht.

Nach dem Speichern sieht der Anbieter den Kurs unter „Meine Kurse“.

Kurs

Der Kurs, den der Anbieter betreuen soll – aus allen Kursen des Mandanten.

Tippen grenzt die Liste ein.

Anbieter

Der Anbieter, der den Kurs anbieten darf – aus allen Anbietern des Mandanten.

Anbieter pflegen Sie unter „Anbieterprofil“.

Speichern

Legt die Zuordnung an bzw. ändert sie – wirkt sofort auf die Sicht des Anbieters.

Danach zurück zur Liste.

Neue Standort‑/Anbieter‑Zuordnung erstellen

Verknüpft einen Standort mit einem Anbieter: Standort wählen, Anbieter wählen, speichern.

Wirkt sofort.

Standort-/Anbieter-Zuordnung

Welcher Standort welchem Anbieter zugeordnet ist – beide Angaben sind Pflicht.

Nach dem Speichern steht der Standort dem Anbieter bei Terminen zur Wahl.

speichern

Legt die Zuordnung an bzw. ändert sie – wirkt sofort.

Danach zurück zur Liste.

Neue Referent‑/Anbieter‑Zuordnung erstellen

Verknüpft einen Referenten mit einem Anbieter: Referent wählen, Anbieter wählen, speichern.

Wirkt sofort.

Referent-/Anbieter-Zuordnung

Welcher Referent welchem Anbieter zugeordnet ist – beide Angaben sind Pflicht.

Nach dem Speichern steht der Referent dem Anbieter bei Terminen zur Wahl.

speichern

Legt die Zuordnung an bzw. ändert sie – wirkt sofort.

Danach zurück zur Liste.

Kurs

Der Kurs, zu dem der Termin gehört.

Aus der Zuordnung.

Termin

Beginn des Termins.

Aus der Zuordnung.

Anbieter

Der Anbieter, der den Termin anbietet.

Aus der Zuordnung.

Aktionen

„bearbeiten“ öffnet das Terminformular des Anbieters.

Dort ändern Sie Zeitraum, Ort, Referenten und Plätze.

Kurs-/Anbieter-Zuordnung

Die Details einer Zuordnung. Zum Ändern „bearbeiten“ nutzen.

Reine Anzeige.

ID

Interne Nummer der Zuordnung.

Nur intern relevant.

Rolle

Technische Angabe zur Rolle des Anbieters für diesen Kurs.

Nur zur Information.

Termin-/Anbieter-Zuordnung

Die Details einer Zuordnung. Zum Ändern „bearbeiten“ nutzen.

Reine Anzeige.

ID

Interne Nummer der Zuordnung.

Nur intern relevant.

Rolle

Technische Angabe zur Rolle des Anbieters für diesen Termin.

Nur zur Information.

Referent-/Anbieter-Zuordnung

Die Details einer Zuordnung. Zum Ändern „bearbeiten“ nutzen.

Reine Anzeige.

ID

Interne Nummer der Zuordnung.

Nur intern relevant.

Standort-/Anbieter-Zuordnung

Die Details einer Zuordnung. Zum Ändern „bearbeiten“ nutzen.

Reine Anzeige.

ID

Interne Nummer der Zuordnung.

Nur intern relevant.

Termin-/Anbieter-Zuordnung

Welcher Kurstermin welchem Anbieter zugeordnet ist: Termin und Anbieter wählen, speichern. Termine, die ein Anbieter selbst anlegt, sind automatisch zugeordnet.

Nach dem Speichern sieht der Anbieter den Termin unter „Meine Kurse“ → Termine.