Verwaltung, Anwendungsdaten & Begriffe

Verwaltung – Mandantendaten

Verwaltung – Mandantendaten

Die Stammdaten deines Anbieters: Name, Anschrift, Kontaktdaten, Absenderadresse, Internetadresse und Logo. Diese Angaben erscheinen auf Rechnungen, in E-Mails und im Buchungsportal. Subdomain und eigene Domain legen fest, unter welcher Adresse dein Portal erreichbar ist.

Prüfe diese Seite als Erstes, wenn du kursimple einrichtest: Falsche Anschrift oder E-Mail landen auf jeder Rechnung und in jeder Bestätigung.

Änderungen an Name, Subdomain oder Domain werden automatisch an den Login-Server weitergegeben, damit die Anmeldung unter der neuen Adresse funktioniert. Ändere diese drei Felder nur nach Absprache mit dem Support.

Name

Pflichtfeld. Der Name deines Anbieters, so wie er auf Rechnungen, im Portal und im Absender von E-Mails erscheint – z. B. „Volkshochschule Musterstadt“.

Rechtsform (e. V., GmbH) mit angeben, wenn sie auf der Rechnung stehen muss.

Subdomain

Der Teil vor der Plattform-Domain, unter dem dein Portal erreichbar ist: „demo“ ergibt https://demo.kursimple.de. Nur Kleinbuchstaben a–z, Ziffern und Bindestriche (nicht am Anfang oder Ende); muss eindeutig sein. Andere Zeichen lehnt das Speichern mit einem Hinweis ab.

Eine Änderung ändert die Adresse aller Links in bereits verschickten E-Mails – bitte nur nach Absprache mit dem Support und mit Ankündigung an deine Kunden.

Eigene Domain

Optional: deine eigene Adresse für das Portal, z. B. „kurse.meinefirma.de“ – nur der Hostname, ohne https:// und ohne Pfad. Die Domain muss per DNS auf die Plattform zeigen; die Einrichtung stimmst du mit dem Support ab.

Ist eine eigene Domain eingetragen, hat sie Vorrang vor der Subdomain: Links in E-Mails und das Widerrufsformular verwenden dann diese Adresse.

Straße

Straße deiner Geschäftsadresse – erscheint auf Rechnungen und in der Widerrufsbelehrung.

Hausnummer ins Feld daneben.

Hausnummer

Hausnummer der Geschäftsadresse.

Teil der Anbieteradresse auf Rechnungen.

Adresszusatz

Optional: Gebäude, Etage oder Postfach.

Erscheint als eigene Zeile in der Adresse.

PLZ

Postleitzahl der Geschäftsadresse.

Teil der Anbieteradresse auf Rechnungen.

Ort

Ort der Geschäftsadresse.

Teil der Anbieteradresse auf Rechnungen.

Land

Land deines Anbieters – für das Adressformat und die Rechnungsstellung.

Welche Länder deine Kunden wählen dürfen, stellst du unter Verwaltung → Länder ein.

E-Mail

Deine Kontaktadresse für Kunden. Sie erscheint im Portal und in Rechtstexten, und interne Benachrichtigungen (z. B. über neue Widerrufe) gehen an diese Adresse – sie muss also regelmäßig gelesen werden.

Nicht zu verwechseln mit der Absenderadresse darunter.

Absender E-Mail-Adresse

Die Adresse, von der alle automatischen Mails (Bestätigungen, Rechnungen, Mahnungen) verschickt werden. Sie muss zu deiner Domain gehören und beim Mailanbieter für den Versand freigegeben sein (SPF/DKIM), sonst landen Mails im Spam.

Antworten der Kunden gehen an diese Adresse. Nutze ein Postfach, das jemand liest – keine „noreply“-Adresse, wenn du Rückfragen wünschst. Ob dein Mailanbieter die Adresse freigegeben hat, klärst du mit dem Support.

Web

Adresse deiner Website – erscheint auf Rechnungen und im Portal.

Mit „https://“ eingeben.

Telefon

Telefonnummer für Kunden – erscheint auf Rechnungen und in der Widerrufsbelehrung.

Mit Vorwahl.

Fax

Faxnummer, optional – erscheint auf Rechnungen, falls angegeben.

Kann leer bleiben.

Logo (PNG, JPG, SVG)

Dein Logo für Portal und E-Mails, maximal 5 MB. Querformat mit transparentem Hintergrund (PNG oder SVG) sieht am besten aus. Rechnungen verwenden stattdessen das Briefpapier aus den Anwendungsdaten.

Nach dem Hochladen und Speichern erscheint eine Vorschau. Ein neues Logo ersetzt das alte.

Favicon (PNG, JPG, WebP)

Das kleine Symbol im Browser-Tab deines Portals. Lade ein quadratisches Bild hoch, maximal 2 MB; andere Formate werden mittig quadratisch zugeschnitten.

Das Bild wird auf 256 × 256 Pixel gebracht und als PNG gespeichert. Ohne eigenes Favicon zeigt der Browser das Symbol deines Themes. Ein neues Favicon ersetzt das alte; Browser zeigen das neue Symbol oft erst nach dem Leeren des Caches.

speichern

Übernimmt die Mandantendaten. Geänderter Name, Subdomain oder Domain werden an den Login-Server weitergegeben.

Erscheint eine Warnung zum Login-Server, funktioniert die Anmeldung unter der neuen Adresse eventuell nicht – Support informieren.

abbrechen

Verwirft die Änderungen und führt zurück zum Dashboard.

Gespeicherte Daten bleiben unverändert.

IBAN

IBAN

Deine Bankverbindung, auf die Kunden überweisen. Steht auf jeder Rechnung und wird für den SEPA-Lastschrifteinzug als dein Gläubigerkonto verwendet.

Ohne Leerzeichen eingeben. Für Lastschriften zusätzlich Gläubiger-ID und Kreditinstitut ausfüllen.

Zahlungsfrist

Tage bis zur Fälligkeit neuer Rechnungen (Standard 14). Rechnungsdatum plus Frist ergibt das Zahlungsziel; danach gilt die Rechnung als überfällig und kann gemahnt werden.

Gilt für neue Rechnungen; bestehende behalten ihr Zahlungsziel.

Rechnung direkt bei Bestellung generieren

Mit Haken entsteht bei jeder Bestellung im Portal sofort eine fertige Rechnung, die dem Kunden mitgeschickt wird. Ohne Haken prüfst du Bestellungen zuerst und erstellst die Rechnung von Hand.

Empfehlung: ohne Haken starten, bis Preise, Steuersätze und Rechnungstexte geprüft sind – eine automatisch verschickte Rechnung lässt sich nur per Storno korrigieren.

Mahnung automatisch versenden

Mit Haken mahnt das System überfällige Rechnungen automatisch per E-Mail mit dem Mahnungstemplate weiter unten. Vorher Zahlungsfrist und Mahntext prüfen – und Zahlungseingänge zeitnah erfassen, sonst werden Kunden gemahnt, die schon bezahlt haben.

Ohne Haken legst du Mahnungen in der Rechnung von Hand an.

SEPA Kreditor / Gläubiger ID

Deine Gläubiger-Identifikationsnummer (von der Bundesbank, Format DE98ZZZ…). Pflicht, wenn du Lastschriften einziehst – ohne sie lässt sich keine SEPA-Datei erzeugen.

Beantrage die ID bei der Deutschen Bundesbank; deine Bank hilft dabei.

SEPA Nachricht ID Prefix

Ein kurzer Text, der jeder SEPA-Datei als Kennung vorangestellt wird – hilft, die Dateien im Online-Banking auseinanderzuhalten.

Optional, z. B. dein Kürzel.

Kreditinstitut

Name deiner Bank – steht auf der Rechnung neben der IBAN.

Z. B. „Sparkasse Musterstadt“.

Bestellnummern

Der Nummernkreis für Bestellungen: aktuelle (zuletzt vergebene) Nummer plus Präfix und Suffix. Die nächste Bestellung bekommt die Nummer plus eins.

Beispiel: Präfix „B-“, aktuelle Nummer 1000 → nächste Bestellung „B-1001“.

Aktuelle Nummer (Bestellungen)

Die zuletzt vergebene Bestellnummer. Beim Umstieg von einem anderen System hier die letzte alte Nummer eintragen, damit es nahtlos weitergeht. Nie kleiner stellen, als bestehende Bestellungen haben.

Die nächste Bestellung erhält diesen Wert plus eins.

Bestellnummer Präfix

Text vor der Nummer, z. B. „B-“ oder „2027-“. Optional.

Erscheint in Bestätigung und Rechnung.

Bestellnummer Suffix

Text nach der Nummer, z. B. „/27“. Optional.

Erscheint in Bestätigung und Rechnung.

Rechnungsnummern

Der Nummernkreis für Rechnungen – muss fortlaufend sein (Finanzamt). Die Nummer wird bereits beim Erstellen eines Entwurfs vergeben; gelöschte Entwürfe hinterlassen Lücken.

Die aktuelle Nummer nur beim Jahreswechsel oder Systemumstieg ändern und immer nur nach oben – sonst werden Nummern doppelt vergeben.

Aktuelle Nummer (Rechnungen)

Die zuletzt vergebene Rechnungsnummer; die nächste Rechnung erhält sie plus eins. Nur nach oben ändern.

Beim Umstieg die letzte Nummer deines alten Systems eintragen.

Rechnungsnr. Präfix

Text vor der Nummer, z. B. „RE-“. Optional.

Änderungen gelten nur für neue Rechnungen.

Rechnungsnr. Suffix

Text nach der Nummer, z. B. „/2027“. Optional; beim Jahreswechsel anpassen, falls du das Jahr in der Nummer führst.

Änderungen gelten nur für neue Rechnungen.

Kursnummern

Nummernkreis für Kurse: Beim Anlegen eines Kurses wird die nächste Nummer vorgeschlagen; sie kann im Kurs überschrieben werden.

Für Programmhefte mit eigener Nummerierung praktisch.

Aktuelle Nummer (Kurse)

Die zuletzt vergebene Kursnummer; der nächste Kurs bekommt sie plus eins.

Kann jederzeit angepasst werden.

Kursnummer Präfix

Text vor der Kursnummer, z. B. „K-“. Optional.

Erscheint im Portal beim Kurs.

Kursnummer Suffix

Text nach der Kursnummer. Optional.

Erscheint im Portal beim Kurs.

Mehrwertsteuer

Die beiden Steuersätze, die Kursen und Positionen zur Auswahl stehen. Alle Preise in kursimple sind Bruttopreise; die Steuer wird auf der Rechnung ausgewiesen.

Sind deine Leistungen steuerfrei (viele Bildungsangebote), trägst du beim ermäßigten Satz 0 ein und wählst ihn in den Kursen. Im Zweifel den Steuerberater fragen.

Normaler Satz

Der Regelsteuersatz in Prozent, z. B. 19 – Vorgabe für neue Kurse.

Ohne %-Zeichen eingeben.

Ermäßigter Satz

Der zweite Satz in Prozent, z. B. 7 – oder 0 für steuerfreie Bildungsleistungen. Wird je Kurs im Feld „MwSt.“ gewählt.

Ohne %-Zeichen eingeben.

Steuerangaben für die E-Rechnung

Pflichtangaben einer E-Rechnung nach ZUGFeRD: Steuernummer oder USt-IdNr. und, wenn du Posten mit 0 % berechnest, der Grund der Steuerbefreiung.

Die Angaben stehen in der XML jeder E-Rechnung. Ohne sie lässt sich die E-Rechnung (Mandantenvariable ZUGFERD) nicht einschalten – die Prüfung nennt dann jede fehlende Angabe.

Steuernummer

Die Steuernummer deines Finanzamts, z. B. 12/345/67890. Steuernummer oder USt-IdNr. ist für die E-Rechnung Pflicht.

Erlaubt sind 9 bis 13 Ziffern, getrennt durch „/“ oder Leerzeichen. Hast du weder USt-IdNr. noch Registereintrag, dient sie auf der E-Rechnung auch als Kennung des Anbieters.

USt-IdNr.

Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit Ländercode, z. B. DE123456789. Leerzeichen und Kleinschreibung werden beim Speichern bereinigt.

Kleinunternehmer und viele steuerfreie Bildungsträger haben keine – dann reicht die Steuernummer.

Registergericht und Registernummer

Nur wenn du im Handels- oder Vereinsregister eingetragen bist, z. B. Amtsgericht Bremen, VR 1234. Steht auf der E-Rechnung als Registereintrag.

Beide Felder sind wahlfrei.

Grund der Steuerbefreiung

Warum Posten mit 0 % MwSt. steuerfrei sind, z. B. „§ 4 Nr. 21 UStG“ für Bildungsleistungen. Pflicht für die E-Rechnung, sobald du Posten mit 0 % berechnest.

Der Text steht in der E-Rechnung bei jedem steuerfreien Betrag. Passt keiner der Vorschläge (z. B. bei österreichischem Recht), wähle „Eigener Text“ und trage den Grund daneben ein. Kläre den richtigen Grund im Zweifel mit deiner Steuerberatung.

Exporter- / Importer

Konten für den DATEV-Export: Erlöskonto und Gegenkonto werden in jede Buchungszeile geschrieben. Die Werte bekommst du von deiner Buchhaltung.

Nur relevant, wenn DATEV für deine Installation eingeschaltet ist.

Konto

Das Erlöskonto aus deinem Kontenrahmen (z. B. SKR03/SKR04), auf das Kursumsätze gebucht werden.

Mit der Buchhaltung abstimmen.

Gegenkonto

Das Gegenkonto (meist Debitoren-Sammelkonto) für den DATEV-Export.

Mit der Buchhaltung abstimmen.

PDF- & Rechnungseinstellungen

Wie Rechnungen und Listen als PDF aussehen: Seitenränder, dein Briefpapier als Hintergrund und die Texte über und unter der Postenliste.

Ränder und Briefpapier gehören zusammen: Der obere Rand hält Platz für deinen Briefkopf, der untere für die Fußzeile. Nach Änderungen eine Rechnung als PDF öffnen und kontrollieren.

Abstand oben

Oberer Seitenrand in Millimetern – so viel Platz bleibt für den Briefkopf deines Briefpapiers.

Typisch 40 bis 60 mm bei Briefpapier mit Kopfzeile.

Abstand unten

Unterer Seitenrand in Millimetern – Platz für die Fußzeile des Briefpapiers (Bankverbindung, Impressum).

Typisch 20 bis 40 mm.

Abstand rechts

Rechter Seitenrand in Millimetern.

Zur Ausrichtung am Briefpapier.

Abstand links

Linker Seitenrand in Millimetern.

Zur Ausrichtung am Briefpapier, z. B. für Fensterumschläge.

Kursnummer automatisch auf Teilnehmerliste anzeigen

Mit Haken steht die Kursnummer im Kopf jeder Teilnehmerliste – praktisch, wenn Listen einem Kurs eindeutig zugeordnet werden müssen (Förderung).

Ohne Haken nur der Kurstitel.

PDF-Hintergrund

Dein Briefpapier als einseitige PDF-Datei (DIN A4), die hinter jede Rechnungs- und Listenseite gelegt wird. Hochladen, speichern, dann eine Rechnung als PDF kontrollieren. „Bild löschen“ entfernt den Hintergrund.

Verwende höchstens PDF-Version 1.4 (Acrobat 5) – neuere Versionen kann das System nicht einbetten; dann erscheint ein Hinweis. In deinem PDF-Programm beim Speichern die Kompatibilität entsprechend wählen.

Rechnungskommentare

Die Standardtexte über und unter der Postenliste jeder Rechnung. Ein Kurs kann eigene Texte haben (Kursdaten → Rechnungskommentare), die diese hier ersetzen.

Platzhalter wie {Rechnungs_Nummer} oder {Faelligkeitsdatum} werden beim Erzeugen des PDFs ersetzt; die Liste steht im Aufklappkasten darüber.

Rechnungskommentar über Postenliste

Der Einleitungstext der Rechnung, z. B. „Vielen Dank für Ihre Buchung. Wir berechnen Ihnen folgende Leistungen:“.

Kurz halten – der Platz auf der ersten Seite ist begrenzt.

Rechnungskommentar unter Postenliste (Standard)

Der Schlusstext bei Zahlung per Überweisung, Bar oder PayPal – typisch: Zahlungsziel, Bankverbindung, Dank. Z. B. „Bitte überweisen Sie den Betrag bis {Faelligkeitsdatum} auf das unten genannte Konto.“

Für Lastschrift gibt es das eigene Feld darunter.

Rechnungskommentar unter Postenliste (Lastschrift)

Der Schlusstext für Lastschrift-Rechnungen. Hier gehört die gesetzlich nötige Vorabankündigung des Einzugs hin, z. B. „Wir ziehen den Betrag am {Faelligkeitsdatum} von Ihrem Konto {Kunden_IBAN_kodiert} ein.“

{Kunden_IBAN_kodiert} zeigt die IBAN teilweise maskiert.

E-Mail-Textvorlagen

Betreff und Text der automatischen Mails: Rechnung, Rechnung bei Lastschrift, Bestellbestätigung und Mahnung. Platzhalter werden beim Versand mit den Daten des Kunden gefüllt; die Liste steht im Aufklappkasten unter dem Feld.

Schreibe so, wie du auch einen Brief formulieren würdest: Anrede mit Platzhalter, ein Satz zum Anlass, was der Kunde tun soll, Grußformel. Teste die Vorlagen mit einer eigenen Bestellung.

Rechnungs-E-Mail-Betreff

Betreff der Mail, mit der Rechnungen verschickt werden, z. B. „Ihre Rechnung von Musterstadt-Kurse“. Die Rechnungsnummer wird angehängt, wenn die Variable MAILBETREFF_MIT_NUMMER eingeschaltet ist.

Platzhalter sind erlaubt.

Rechnungs-E-Mail-Nachricht

Text der Rechnungsmail; die Rechnung hängt als PDF an. Nenne Betrag, Zahlungsziel und Bankverbindung, damit der Kunde auch ohne Öffnen des Anhangs weiß, was zu tun ist.

Platzhalter aus dem Rechnungskontext, z. B. {Rechnungs_Betrag} und {Faelligkeitsdatum}.

SEPA-Rechnungs-E-Mail-Betreff

Betreff für Rechnungen mit Zahlungsart Lastschrift – wird statt des normalen Betreffs verwendet.

Z. B. „Ihre Rechnung – der Betrag wird abgebucht“.

SEPA-Rechnungs-E-Mail-Nachricht

Text der Rechnungsmail bei Lastschrift. Kündige den Einzug mit Datum und maskierter IBAN an – das ist die Vorabankündigung, zu der du verpflichtet bist.

Platzhalter aus dem Rechnungskontext.

Gutschrift-E-Mail-Betreff

Betreff der Mail, mit der eine Gutschrift verschickt wird („Gutschrift schließen und versenden“). Leer bleibt „Gutschrift {Rechnungs_Nummer}“.

{Rechnungs_Nummer} ist hier die Nummer der Gutschrift. Platzhalter aus dem Rechnungskontext.

Gutschrift-E-Mail-Nachricht

Text der Mail zu einer Gutschrift. Leer gilt ein Standardtext: Gutschrift mit Nummer, Betrag und Bestellnummer, „Du musst nichts bezahlen.“, Gruß mit deinem Namen.

{Gesamt_Betrag} ist der gutgeschriebene Betrag, {Rechnungs_Nummer} die Nummer der Gutschrift. Das Gutschrift-PDF hängt automatisch an.

Bestellbestätigung-E-Mail-Betreff

Betreff der Bestätigung nach einer Bestellung, z. B. „Ihre Buchung {Bestell_Nummer} bei Musterstadt-Kurse“.

Platzhalter aus dem Bestellkontext.

Bestellbestätigung-E-Mail-Nachricht

Text der Bestätigungsmail; die gebuchten Positionen werden darunter angehängt. Nenne, wie es weitergeht (Rechnung folgt, Kursbeginn, Ansprechpartner) und füge {Widerruf_Link} und {Widerrufsbelehrung_Link} ein, damit die Widerrufsbelehrung mitgeht.

Diese Mail wird bei Bestellungen im Portal automatisch verschickt und aus der Bestellung heraus über „Bestätigung versenden“.

Mahnungstemplate

Der Standardtext für Mahnungen (PDF und E-Mail). Wird beim Anlegen einer Mahnung vorausgefüllt und kann dort je Fall angepasst werden. Platzhalter wie {Mahnungs_Stufe}, {Offener_Betrag} und {Zahlungsfrist} werden je Mahnung gefüllt.

Freundlich, aber klar: Rechnungsnummer, offener Betrag, neue Frist, Folgen bei Nichtzahlung.

E-Mail / Newsletter

Der Pflichttext unter jedem Newsletter mit Abmeldelink und die Seite, auf die Abmelder danach geleitet werden.

Betrifft alle Serienmails mit dem Haken „E-Mail ist Newsletter“.

Newsletter-klausel

Text, der ans Ende jeder Newsletter-Mail angehängt wird. Muss den Platzhalter [link] enthalten – daraus wird der Abmeldelink. Z. B. „Sie möchten keine Newsletter mehr? Hier abmelden: [link]“.

Ohne Abmeldemöglichkeit ist Newsletterversand nicht erlaubt.

Newsletter abbestellen Weiterleitung

Adresse (mit https://), auf die Kunden nach dem Klick auf den Abmeldelink geleitet werden – z. B. eine Seite deiner Website. Leer = Kursimple-Bestätigung „Du hast dich vom Newsletter abgemeldet“.

Die Abmeldung ist in jedem Fall wirksam.

Läuft deine Domain über Kursimple, nimm https://deine-domain/newsletter-abgemeldet – das ist die Kursimple-Bestätigung mit deinem Namen. Eine Seite, die es unter deiner Domain nicht gibt, führt sonst zu einer Fehlerseite.

Widerruf E-Mail-Textvorlagen

Die vier Mails rund um Widerrufe: Eingangsbestätigung an den Kunden, Benachrichtigung an dich, Genehmigung und Ablehnung. Platzhalter des Widerruf-Kontexts stehen im Kasten darüber.

{Widerruf_Ablehnungsgrund} und {Widerruf_Mitarbeiter_Notiz} werden beim Ablehnen aus dem Dialog gefüllt.

Eingangsbestätigung – Betreff

Betreff der Mail, die der Kunde sofort nach Absenden des Widerrufsformulars bekommt.

Z. B. „Ihr Widerruf ist eingegangen“.

Eingangsbestätigung – Nachricht

Text der Eingangsbestätigung. Nenne Datum und Uhrzeit des Eingangs ({Widerruf_Datum_Uhrzeit}) – das belegt dem Kunden die fristgerechte Erklärung – und wie es weitergeht.

Noch keine Entscheidung mitteilen; die kommt mit Genehmigung oder Ablehnung.

Anbieter-Benachrichtigung – Betreff

Betreff der internen Mail an deine Kontaktadresse, wenn ein neuer Widerruf eingeht. Leer = „Neuer Widerruf eingegangen“.

Z. B. „Neuer Widerruf zu Bestellung {Bestell_Nummer}“.

Anbieter-Benachrichtigung – Nachricht

Text der internen Benachrichtigung – mit Bestellnummer und Begründung des Kunden, damit du direkt in Bestellungen → Widerruf entscheiden kannst. Leer = Standardtext mit Kurs, Bestellnummer und Eingangszeit.

Geht an die E-Mail-Adresse aus den Mandantendaten. Vorname, Nachname und E-Mail des Absenders stehen immer darin: Nennt dein Text nicht beides selbst ({Kunden_Name} und {Kunden_Email}), hängt Kursimple einen Block „Absender des Widerrufs“ an. Mit „Antworten“ schreibst du direkt an den Absender.

Genehmigung – Betreff

Betreff der Mail an den Kunden, wenn du einem Widerruf stattgibst.

Z. B. „Ihr Widerruf wurde angenommen“.

Genehmigung – Nachricht

Text der Genehmigungsmail. Erkläre, dass die Buchung storniert ist, dass die Stornorechnung separat kommt und wie und wann eine Rückzahlung erfolgt.

Wird beim Klick auf „Stattgeben“ verschickt.

Ablehnung – Betreff

Betreff der Mail an den Kunden, wenn du einem Widerruf widersprichst.

Z. B. „Zu Ihrem Widerruf“.

Ablehnung – Nachricht

Text der Ablehnungsmail. Baue {Widerruf_Ablehnungsgrund} ein – er wird durch die ausformulierte rechtliche Begründung aus dem Dialog ersetzt – und {Widerruf_Mitarbeiter_Notiz} für deine persönliche Anmerkung.

Wird beim Klick auf „Widersprechen“ verschickt.

Auto-Lösch Einstellungen

Nach welcher Zeit neue Personen einen Löschungstermin bekommen: Beim Anlegen von Kunden, Teilnehmenden und Referenten wird das Datum „heute plus Zeitspanne“ als Löschungstermin eingetragen. Ein regelmäßiger Lauf bereinigt Personen, deren Termin erreicht ist – Datensparsamkeit nach DSGVO.

Verlängere den Löschungstermin in der Kartei, solange jemand aktiv bei dir bucht. Für Referenten kann die Zeitspanne leer bleiben, dann wird kein Termin gesetzt.

Auto-Lösch Zeitspanne für Kunden

Zeitspanne (halbes Jahr bis drei Jahre), die neuen Kunden als Löschungstermin vorbelegt wird.

Gilt für ab jetzt angelegte Kunden.

Auto-Lösch Zeitspanne für Teilnehmende

Zeitspanne, die neuen Teilnehmenden (z. B. Kindern) als Löschungstermin vorbelegt wird.

Gilt für ab jetzt angelegte Personen.

Auto-Lösch Zeitspanne für Referenten

Zeitspanne für neue Referenten; leer lassen, wenn Referentendaten nicht automatisch zur Löschung anstehen sollen.

Gilt für ab jetzt angelegte Referenten.

Wartungsmodus

Haken setzen und speichern: Besucher deines Buchungsportals sehen eine Hinweisseite und können nicht buchen; die Verwaltung bleibt erreichbar. Zum Beenden Haken entfernen und speichern.

Sinnvoll bei größeren Preis- oder Programmumstellungen, damit niemand zwischendurch zu alten Konditionen bucht.

speichern

Übernimmt alle Einstellungen dieser Seite auf einmal („Anwendungsdaten gespeichert“). Nummernkreise wirken auf die nächste Vergabe, Texte auf die nächste Mail bzw. Rechnung.

Nach Änderungen an Briefpapier oder Rechnungstexten eine Rechnung als PDF kontrollieren.

abbrechen

Verwirft alle nicht gespeicherten Änderungen.

Zurück ohne zu speichern.

Länder

Länder

Welche Länder deine Kunden bei Registrierung und Bestellung als Adressland wählen können. Wähle die Länder, in die du Rechnungen stellst – meist Deutschland und die Nachbarländer.

Oben stehen die freigeschalteten Länder (X entfernt eines), unten suchst du weitere. Mit „speichern“ wirkt die Auswahl sofort im Portal. Mindestens ein Land muss ausgewählt bleiben.

Ausgewählte Länder

Die aktuell freigeschalteten Länder. Klick auf das X entfernt ein Land aus der Auswahl (erst „speichern“ macht es wirksam).

Entferne kein Land, in dem Bestandskunden wohnen – sie könnten ihre Adresse dann nicht mehr bearbeiten.

Länder suchen und hinzufügen

Tippe den Ländernamen und klicke das Land in der Liste an – es erscheint oben bei den ausgewählten Ländern.

Bereits gewählte Länder sind markiert.

speichern

Übernimmt die Länderauswahl („Länder gespeichert“) – wirkt sofort in Registrierung und Checkout.

Danach zurück zum Dashboard.

abbrechen

Verwirft die Änderungen und führt zurück zum Dashboard.

Gespeicherte Auswahl bleibt.

Teilnahme- und Stornobedingungen

Teilnahme- und Stornobedingungen

Deine Bedingungen für Teilnahme und Storno. Im Checkout müssen Kunden ihnen zustimmen; an jeder Bestellung stehen dann Zeitpunkt und Fassung der Zustimmung.

Solange hier nichts steht, zeigt der Checkout kein Häkchen und /agb die bisherige Seite. Die Bestellbestätigung nennt die Fassung, der zugestimmt wurde.

Text

Der vollständige Text der Bedingungen, wie ihn Kunden unter /agb lesen.

Speichern mit geändertem Text legt eine neue Fassung an; unveränderter Text bleibt die bisherige Fassung.

Fassungen

Alle bisherigen Fassungen mit Datum, Prüfsumme und der Zahl der Bestellungen, die ihnen zugestimmt haben.

Fassungen werden nie geändert oder gelöscht – so lässt sich für jede Bestellung nachweisen, welchem Text zugestimmt wurde.

Begriffe

Begriffe

Lege fest, wie wichtige Wörter in deiner Verwaltung heißen, zum Beispiel „Trainer“ statt „Referent“.

Jeder Begriff hat eine Einzahl, eine Mehrzahl und ein Wortgeschlecht. Daraus bildet das System Menü, Überschriften und Beschriftungen in der richtigen Form, auch mit Artikel („der Trainer“, „die Trainerin“).

Die Änderung gilt nur für deinen Mandanten. „Standard wiederherstellen“ bringt das ursprüngliche Wort zurück.

Einzahl

Das Wort für genau einen, zum Beispiel „Trainer“.

Die Einzahl erscheint zum Beispiel in Formularüberschriften wie „Trainer bearbeiten“.

Mehrzahl

Das Wort für mehrere, zum Beispiel „Trainer“ oder „Trainerinnen“.

Die Mehrzahl steht im Menü und in Listen. Schreibe sie so, wie sie dort erscheinen soll.

Einzahl nach „mit dem/den“

Die Einzahl, wie sie nach „mit dem“ oder „den“ lautet – oft anders, zum Beispiel „Referent“ und „mit dem Referenten“.

Manche Wörter ändern ihre Endung in Überschriften und Knöpfen. Beispiel: „Neuen Referenten erstellen“ – die Einzahl ist „Referent“, hier steht „Referenten“. Trage diese Form ein. Bei „Trainerin“ oder „Kurs“ ändert sich nichts; lass das Feld dann leer oder schreibe dasselbe Wort.

Wortgeschlecht

Der Artikel des Wortes: der, die oder das.

Davon hängen Artikel wie „der“, „die“, „das“ und „ein“, „eine“ in Sätzen ab. Wähle den Artikel deiner Einzahl.

Sprachen

Lege fest, in welchen Sprachen sich deine Verwaltung und dein Buchungsportal zeigen.

Hake alle Sprachen an, die du anbieten willst, und wähle die Standardsprache. Sobald du mehr als eine Sprache anbietest, erscheint oben ein Umschalter. Jeder Mensch wählt dort seine Sprache; das System merkt sie sich.

Wo es in einer Sprache noch keinen Text gibt, zeigt das System den deutschen. Die Texte der anderen Sprachen pflegst du über die Sprachwahl oben auf „Begriffe“ und „Alle Texte“. Sprachen, die von rechts nach links geschrieben werden, wie Arabisch, werden nicht unterstützt.

Alle Texte

Alle Texte

Alle Beschriftungen, die du für deinen Mandanten ändern kannst, mit Suche und Filter.

Links siehst du den Standardtext, rechts deinen eigenen. Steht dort ein Wörter in geschweiften Klammern, etwa {kurs_plural}, sind Platzhalter: Das System setzt dort das passende Wort aus deinen Begriffen ein, hier die Mehrzahl von „Kurs“. Du kannst sie stehen lassen oder das Wort selbst schreiben. Platzhalter, die im Standardtext stehen, musst du behalten.

Jede Zeile speicherst du einzeln, die Rückmeldung erscheint direkt unter der Zeile. „Standard wiederherstellen“ fragt nach und verwirft deinen Text, danach gilt wieder der ursprüngliche. Bei vielen Texten blätterst du unten durch die Seiten.

Texte übersetzen

Lass fehlende Texte automatisch übersetzen und gib sie danach frei.

„Fehlende Texte übersetzen“ schickt die Systemtexte und deine Begriffe an einen KI-Dienst, der sie in die gewählte Sprache überträgt. Es werden nie Kundendaten gesendet. Vorher fragt das System nach, wie viele Texte es sind.

Die Übersetzungen gelten sofort, sind aber mit „KI – ungeprüft“ gekennzeichnet. Lies sie durch und gib sie einzeln oder alle zusammen frei. Wenn du einen Text änderst, gilt er als geprüft. Deine Begriffe, zum Beispiel „Trainer“ statt „Referent“, verwendet die Übersetzung durchgehend. Texte, bei denen etwas nicht stimmt, zum Beispiel ein verändertes Platzhalter-Wort, werden verworfen und unter „Letzter Lauf“ aufgelistet.