Referenten

Auswahl

Auswahl

Kästchen zum Markieren für E-Mail-Versand, Export oder Löschen. Das Kästchen in der Kopfzeile wählt alle Referenten der Seite.

Für alle Referenten auf einmal gibt es unten „E-Mail an alle … Referenten“.

ID

Interne Nummer des Referenten. Die Symbole daneben: Briefumschlag = Newsletter erlaubt, Verbotsschild = inaktiv, Warndreieck = Personendatensatz fehlt.

Fehlt der Personendatensatz, kann der Referent nicht angeschrieben und nicht im Portal angezeigt werden – Referenten über den Stift öffnen und Name/Kontakt eintragen.

Name

Name des Referenten mit Profilbild und Tags. Klick auf den Stift in der Zeile öffnet die Bearbeitung. Gelbe Abzeichen zeigen den Anbieter, falls dein Mandant mit Anbietern arbeitet.

Sortierbar über die Überschrift. Das Profilbild stammt aus dem Reiter „Zusatzinfos“ des Referenten.

Kontakt-E-Mail

E-Mail-Adresse des Referenten – zugleich sein Anmeldename, wenn er einen Login hat. Klick öffnet den Versanddialog.

Über den Versanddialog schickst du z. B. Teilnehmerlisten oder Terminänderungen direkt an den Referenten.

Telefon

Telefonnummer des Referenten als Anruf-Link – für kurzfristige Absprachen am Kurstag.

Ändern über den Stift in der Zeile.

Adresse

Anschrift des Referenten – für Honorarabrechnungen und Post.

Filterbar über das Feld darunter (Straße, PLZ oder Ort).

Erstellt

Wann der Referent angelegt wurde.

Sortierbar über die Überschrift.

Bearbeitet

Wann die Referentendaten zuletzt geändert wurden.

Sortierbar über die Überschrift.

Alle Filter zurücksetzen

Leert alle Filterfelder auf einmal. Erscheint nur, wenn ein Filter aktiv ist.

Einzelne Filter löschst du über das X neben dem Feld.

Nach Name filtern

Sucht in Vor- und Nachname – ein Teil genügt.

Wirkt beim Tippen.

Nach E-Mail filtern

Sucht in der Kontakt-E-Mail – ein Teil genügt.

Wirkt beim Tippen.

Nach Telefon filtern

Sucht in Telefon- und Mobilnummer. Ziffernfolge eingeben.

Ein Teil der Nummer genügt.

Nach Adresse filtern

Sucht in Straße, PLZ und Ort – z. B. alle Referenten aus einer Stadt.

Ein Teil genügt.

Löschen

Löscht die markierten Referenten nach Rückfrage endgültig – aber nur, wenn sie keinem Kurstermin zugeordnet sind; sonst erscheint eine Meldung und ein Fenster mit den betroffenen Terminen. Ist der Referent auch Kunde, bleibt der Kundendatensatz erhalten.

Im Fenster „Referent in Terminen“ öffnest du jeden Termin in einem neuen Tab. Oder du wählst „… aus allen Terminen löschen“ bzw. einen anderen Referenten unter „… durch diesen Referierenden ersetzen“ – beim Speichern werden die Termine entsprechend geändert und der Referent danach gelöscht. Mit „abbrechen“ bleibt alles, wie es ist.

Für Referenten, die Termine geleitet haben, ist Deaktivieren der richtige Weg: Referenten öffnen und unten „löschen“ klicken – das deaktiviert nur, vergangene Termine behalten ihre Kursleitung.

Liste Exportieren

Lädt Name, Anschrift und Kontaktdaten der angehakten Referenten als Datei herunter – z. B. für Honorarabrechnungen oder Serienbriefe.

Vorher Referenten anhaken. Die Datei lässt sich in Excel öffnen.

Neuen Referenten erstellen

Legt einen Referenten an: Stammdaten, E-Mail als Anmeldename, optional Bankverbindung, Profilbild und Beschreibungstexte für das Portal. Danach im Kurstermin unter „Referenten“ zuordnen.

Der Referent bekommt automatisch einen Login mit Referentenrechten. Sein Passwort setzt er selbst über „Passwort vergessen“ auf der Anmeldeseite – sag ihm Bescheid. Die E-Mail-Adresse darf noch nicht von einem anderen Benutzer verwendet werden.

Referent bearbeiten

Unternehmen

Firma oder Organisation, für die der Referent arbeitet – z. B. wenn du Honorare an eine Firma zahlst. Optional.

Erscheint nicht im Buchungsportal; dort zählen Name, Bild und Beschreibungen aus dem Reiter „Zusatzinfos“.

Zusatz

Freies Feld (früher „Mitglied“), z. B. Verein – nur relevant, wenn der Referent Mitglieder-Gutscheine nutzen soll.

Für reine Kursleiter leer lassen.

Member-Gutscheine erlauben

Haken setzen, damit der Referent (falls er auch Kunde ist) Gutscheine einlösen darf, die nur für Mitglieder gelten.

Wirkt nur zusammen mit einem Eintrag im Feld „Mitglied“.

Anrede

Herr, Frau oder Divers – für Anschreiben und die Darstellung im Portal.

Optional.

Titel

Akademischer Titel (Dr., Prof.), erscheint vor dem Namen im Portal.

Optional.

Vorname

Pflichtfeld. So erscheint der Referent im Portal, in Kurslisten und auf Zertifikaten.

Bitte den vollständigen Vornamen, keine Kürzel.

Nachname

Pflichtfeld. Nach dem Nachnamen wird die Referentenliste sortiert.

Bei Namensänderung einfach hier ändern; alte Termine zeigen den neuen Namen.

Geburtsdatum

Nur nötig, wenn dein Mandant es für Honorar- oder Fördernachweise braucht. Ob Pflicht, zeigt das Sternchen.

Erscheint nicht im Portal.

Straße

Straße der Anschrift – für Honorarabrechnungen, Verträge und Post.

Hausnummer ins Feld daneben.

Hausnummer

Hausnummer, ggf. mit Zusatz.

Optional, sofern kein Sternchen.

PLZ

Postleitzahl der Anschrift.

Optional, sofern kein Sternchen.

Ort

Wohnort des Referenten.

Optional, sofern kein Sternchen.

Land

Land der Anschrift; Auswahl gemäß Verwaltung → Länder.

Für Auslandsüberweisungen wichtig.

Telefon

Festnetznummer für Rückfragen – erscheint in der Referentenliste als Anruf-Link.

Optional.

Mobil

Mobilnummer für kurzfristige Absprachen am Kurstag (Raumänderung, Krankmeldung).

Optional, aber empfehlenswert.

Kontakt E-Mail

Die Adresse, an die du dem Referenten Teilnehmerlisten, Terminänderungen und Serienmails schickst. Meist dieselbe wie der Anmeldename weiter unten.

Pflege beide Felder, wenn sich die Adresse ändert.

Web

Homepage des Referenten – kann im Portal verlinkt werden. Optional.

Mit „https://“ eingeben.

Datenschutzerklärung zugestimmt

Haken, wenn der Referent der Datenschutzerklärung zugestimmt hat – Voraussetzung dafür, ihn per Serienmail anzuschreiben.

Die Zustimmung wird mit Datum im Verlauf des Personendatensatzes vermerkt.

Löschungstermin

Datum, ab dem der Datensatz zur DSGVO-Löschung ansteht. Beim Anlegen automatisch nach der Aufbewahrungsfrist vorbelegt – verlängern, solange der Referent für dich tätig ist.

Das Datum löscht nichts sofort; es markiert den Datensatz für die Datenbereinigung.

E-Mail / Benutzername

Pflichtfeld: der Anmeldename des Referenten für sein Login. Sein Passwort setzt der Referent über „Passwort zurücksetzen“ bzw. „Passwort vergessen“ auf der Anmeldeseite. Hat die Adresse schon ein Kursimple-Konto (z. B. Referent bei einem anderen Anbieter), wird dieses übernommen.

Mit dem Login sieht der Referent unter „Meine Kurse“ seine Termine, Teilnehmerlisten und Anwesenheiten – mehr nicht.

Ein Login gilt bei allen Anbietern: Ist die Adresse schon bei Kursimple bekannt, legst du trotzdem ganz normal an. Der Referent bekommt bei dir eine eigene Kartei, ist nur bei dir Referent und meldet sich mit seinem bisherigen Passwort an; er erhält statt der Aktivierungs-E-Mail einen Hinweis. Daten vom anderen Anbieter siehst du nicht. Gibt es bei dir schon eine Kartei mit dieser Adresse (z. B. als Kunde), setze dort das Häkchen „Referent“.

Ändern kannst du die Login-E-Mail nur, solange der Referent bei keinem anderen Anbieter ist – sonst ändert er sie selbst in seinem Profil. Jede Änderung geht an den Anmelde-Server; klappt das nicht, bleibt die alte Adresse.

Referent ohne Login (z. B. früher ohne E-Mail angelegt): Beim Bearbeiten ist das Feld wahlfrei. Leer gespeichert bleibt er ohne Login. Trägst du eine Adresse ein, bekommt er ein Login als Referent und eine E-Mail zum Aktivieren – oder ein vorhandenes Kursimple-Konto wird übernommen. Gibt es bei dir schon eine Kartei mit dieser Adresse, bleibt der Referent unverändert und du bekommst einen Hinweis.

Ein Hinweis neben dem Feld zeigt, ob der Referent seine E-Mail bestätigt hat.

Auch Kunde

Haken setzen, wenn der Referent zugleich Kunde sein soll – z. B. weil er selbst Kurse bucht. Er erscheint dann auch in der Kundenliste; Bestellungen laufen über denselben Datensatz.

Beim Bearbeiten heißt der Haken „ist auch Kunde“; einmal gesetzt, bleibt die Verknüpfung bestehen. Darunter führt „Zum Kunden wechseln“ direkt in die Kundenkartei desselben Datensatzes.

IBAN

Kontonummer des Referenten für Honorarüberweisungen, ohne Leerzeichen. Optional; wird nicht für Lastschriften verwendet.

Nur eintragen, wenn du Honorare aus kursimple heraus abrechnen oder die Daten zentral vorhalten willst.

BIC

Bankkennung zur IBAN; für deutsche Konten meist optional.

Steht im Online-Banking des Referenten.

Bank

Name der Bank – zur Kontrolle der Bankverbindung.

Optional.

Portrait

Das Profilbild des Referenten für das Buchungsportal und die Referentenliste (JPG oder PNG). Ein freundliches Foto erhöht das Vertrauen der Kunden spürbar.

Beim Hochladen schneidest du das Bild passend zu. Achte auf die Bildrechte – frage den Referenten, ob das Foto veröffentlicht werden darf.

Weitere Bilder

Zusätzliche Bilder für die Galerie im Referentenprofil, z. B. Werkbeispiele oder Fotos aus Kursen. Optional.

Reihenfolge per Ziehen ändern; das erste Bild erscheint zuerst.

Beschreibungen

Textabschnitte für das Referentenprofil im Portal – Vita, Qualifikationen, Schwerpunkte. Je Abschnitt Titel, Kurzbeschreibung und Text; mehrere Abschnitte lassen sich sortieren.

Schreibe aus Kundensicht: Was macht diese Person zur richtigen Kursleitung? Zwei bis drei kurze Abschnitte reichen.

abbrechen

Verwirft nicht gespeicherte Änderungen und führt zurück zur Referentenliste.

Bereits hochgeladene Bilder werden erst mit „speichern“ übernommen.

speichern

Speichert alle Reiter (Stammdaten, Bankverbindung, Zusatzinfos). Danach erscheint „Referent gespeichert“ bzw. „Referent angelegt“, und der Referent steht in Kursterminen zur Auswahl.

Pflichtfelder sind rot umrandet, solange sie leer sind. Bei doppelter E-Mail wird das Speichern abgelehnt.

Titel

Überschrift dieses Profilabschnitts, z. B. „Ausbildung“ oder „Schwerpunkte“.

Kurz halten; Abschnitte lassen sich per Ziehen sortieren.

Kurzbeschreibung

Ein bis zwei Sätze als Anreißer – erscheinen in Listen und Kacheln, bevor der Kunde das Profil öffnet.

Z. B. „Zertifizierte Yogalehrerin mit 15 Jahren Unterrichtserfahrung“.

Beschreibung

Der vollständige Text des Abschnitts für die Profilseite. Formatierung über die Editor-Leiste.

Absätze und Aufzählungen machen den Text lesbar.