Hilfe: Kursreihen, Abos, freie Terminwahl & Formulare – Handbuch

Ein Termineintrag mit Zeitraum, Frequenz und erzeugter Terminliste in Kursimple — Ein Termineintrag mit Zeitraum, Frequenz und erzeugter Terminliste. In voller Größe ansehen

Kurspakete

Ein Kurspaket fasst Termine zusammen, die nur gemeinsam gebucht werden. Legt jemand einen Termin des Pakets in den Warenkorb, kommen alle Termine mit, und daraus wird eine Bestellung.

Ein Termin gehört zu höchstens einem Paket. Für einen neuen Durchgang legst du ein neues Paket an. Die Kursreihe eines Kurses bleibt davon unberührt – sie gliedert nur.

Eingeschaltet wird die Funktion je Anbieter über die Variable KURSPAKETE.

Name

Name des Pakets, so wie Kunden ihn im Buchungsportal und im Warenkorb sehen.

Ändern über den Stift.

Termine

Die Termine des Pakets mit Kurs und Beginn, nach Datum sortiert.

Welche Termine dazugehören, stellst du beim Bearbeiten ein.

Gesamtpreis

Summe der Einzelpreise aller Termine des Pakets – einen eigenen Paketpreis gibt es nicht.

Gebucht und berechnet wird jeder Termin mit seinem eigenen Preis.

Neues Kurspaket

Legt ein Kurspaket an: Name, Beschreibung und mindestens zwei Termine.

Zur Wahl stehen künftige Termine normaler Kurse, die noch in keinem anderen Paket sind.

Kurspaket anlegen oder bearbeiten

Name, Beschreibung und die Termine des Pakets. Die Beschreibung erscheint im Buchungsportal beim Hinweis „Nur zusammen buchbar“.

Wähle mindestens zwei Termine. Ein Termin, der schon in einem anderen Paket steht, erscheint nicht in der Auswahl.

Speichern

Speichert das Paket. Ab dann sind seine Termine nur noch gemeinsam buchbar.

Nimmst du einen Termin heraus, ist er sofort wieder einzeln buchbar.

Löschen

Löscht das Paket nach einer Rückfrage. Die Termine bleiben und sind danach wieder einzeln buchbar.

Bestehende Bestellungen ändern sich nicht.

Kursreihen

Eine Kursreihe ist eine Klammer um mehrere Kurse, z. B. „Frühjahrsprogramm 2027“ oder „Aquarell-Zyklus“. Hier legst du Reihen an; welcher Kurs dazugehört, stellst du in den Kursdaten des Kurses ein (Feld „Kursreihe“).

Die Reihe ändert nichts an Preisen oder Buchung – sie gruppiert nur. In der Kursliste der Verwaltung siehst du die Zuordnung als Abzeichen „Kursreihe: …“; im Buchungsportal erscheint sie nicht. Termine, die nur gemeinsam gebucht werden sollen, fasst du in einem Kurspaket zusammen (Kurse → Kurspakete).

So gehst du vor: „Neue Kursreihe erstellen“ → Name und Beschreibung eingeben → speichern → in den Kursdaten der gewünschten Kurse die Reihe auswählen.

Der Menüpunkt erscheint nur, wenn Kursreihen für deinen Mandanten eingeschaltet sind (Verwaltung → Variablen, KURSREIHENMENUE).

Auswahl

Kästchen zum Markieren der Reihen, die du mit „Löschen“ unten entfernen möchtest.

Mehrere Reihen lassen sich auf einmal löschen.

ID

Interne Nummer der Reihe, vom System vergeben. Kunden sehen sie nicht.

Nur zur internen Verständigung nützlich.

Name

So heißt die Reihe in der Kursbearbeitung, in der Kursliste und im Buchungsportal.

Zum Ändern den Stift in der Zeile klicken.

Erstellt

Wann die Reihe angelegt wurde.

Hilft beim Aufräumen alter Reihen, z. B. nach Semesterende.

Bearbeitet

Wann Name oder Beschreibung zuletzt geändert wurden.

Zuordnungen von Kursen zählen hier nicht mit.

Aktionen

Stift = Name und Beschreibung der Reihe bearbeiten.

Welche Kurse zur Reihe gehören, änderst du nicht hier, sondern in den Kursdaten der einzelnen Kurse.

Löschen und aus Kursen entfernen

Haken setzen, wenn beim Löschen auch die Zuordnung in den Kursen aufgehoben werden soll. Ohne Haken lässt sich eine Reihe nicht löschen, solange noch Kurse dazugehören.

Ohne Haken erhältst du eine rote Meldung mit den betroffenen Kursen und nichts wird gelöscht. Mit Haken werden die Kurse von der Reihe gelöst – die Kurse selbst bleiben vollständig erhalten – und die Reihe wird anschließend gelöscht.

Löschen

Löscht die markierten Reihen nach Rückfrage. Kurse werden nie gelöscht, höchstens von der Reihe gelöst (siehe Haken daneben).

Ohne markierte Reihe erscheint „Keine Kursreihen zum Löschen ausgewählt“.

Neue Kursreihe erstellen

Öffnet das Formular für eine neue Reihe (Name und Beschreibung). Danach ordnest du die Reihe in den Kursdaten der passenden Kurse zu.

Lege Reihen an, bevor du die Kurse des neuen Programms anlegst – dann kannst du sie beim Anlegen gleich zuordnen.

Kursreihe bearbeiten

Name und Beschreibung der Reihe. Sie gliedern die Kurse in der Verwaltung; im Buchungsportal erscheinen sie nicht.

Änderungen wirken sofort für alle Kurse der Reihe.

Name

Pflichtfeld. Kurz und eindeutig, z. B. „Sommerakademie 2027“ – so erscheint die Reihe in der Kursbearbeitung und im Portal.

Vermeide Abkürzungen, die nur intern bekannt sind.

Beschreibung

Optionaler Text für Kunden: Worum geht es in der Reihe, für wen ist sie gedacht, kann man einzelne Kurse buchen?

Formatierung über die Editor-Leiste.

speichern

Legt die Reihe an bzw. übernimmt die Änderungen und führt zurück zur Liste. Danach: Reihe in den Kursdaten zuordnen.

Der Name ist Pflicht und rot umrandet, solange er leer ist.

abbrechen

Zurück zur Liste, ohne zu speichern. Eingaben gehen verloren.

Bereits gespeicherte Reihen bleiben unverändert.

Freie Terminwahl

Kurse, bei denen sich der Kunde ein Zeitfenster selbst aussucht – z. B. Probestunden, Einzelunterricht, Beratungstermine. Hier siehst du alle solchen Kurse mit künftigen Zeitfenstern; Klick auf den Kurs öffnet den Buchungskalender.

Ein Kurs der Art „Freie Terminwahl“ bekommt unter „Termine“ einen Termin mit vielen Kurstagen (den Zeitfenstern). Kunden wählen im Portal eines davon; du buchst in der Verwaltung über den Kalender.

So legst du ein Angebot an: „Neue Termin-Vorlage erstellen“ → Kursdaten ausfüllen (Preis, Beschreibung) → Termin anlegen und im Kurstage-Planer die Zeitfenster erzeugen (z. B. wöchentlich; weitere Fenster am selben Tag ergänzt du nach dem Speichern in der Liste der Kurstage) → Plätze je Zeitfenster festlegen → veröffentlichen.

Der Menüpunkt und die Kursart erscheinen nur, wenn die freie Terminwahl für deinen Mandanten eingeschaltet ist (Verwaltung → Variablen, TERMINWAHLMENUE).

Kurs

Ein Kurs mit freier Terminwahl. Klick öffnet den Monatskalender mit den Zeitfenstern, in dem du Buchungen anlegst oder freigibst.

Kurse, deren Zeitfenster alle in der Vergangenheit liegen, erscheinen hier nicht mehr – lege im Kurs neue Zeitfenster an oder kopiere den Termin auf ein neues Datum.

Neue Termin-Vorlage erstellen

Legt einen neuen Kurs der Art „Freie Terminwahl“ an. Nach den Kursdaten geht es direkt weiter zum Termin, in dem du die Zeitfenster erzeugst.

Tipp: Beim Termin die „Plätze“ als Plätze je Zeitfenster verstehen (1 für Einzeltermine).

Buchungskalender der freien Terminwahl

Der Monatskalender zeigt je Tag die Zeitfenster dieses Kurses. Klicke ein Fenster an, um es zu buchen (Kunde suchen → Teilnehmer wählen → „Kurstermin buchen“), seinen Status zu ändern oder eine Buchung wieder freizugeben.

Die Farbe eines Fensters zeigt seinen Status: buchbar, auf Anfrage, nicht verfügbar oder bereits gebucht. Mit den Pfeilen neben dem Monatsnamen blätterst du.

Telefonische Buchung eintragen: Fenster anklicken → im Dialog unten „Kunde suchen“ (Name oder E-Mail tippen, Treffer anklicken) → Teilnehmer anhaken → „Kurstermin buchen“. Es entsteht eine normale Bestellung „In Wartestellung“; das Fenster gilt als gebucht.

Danach: Der Kunde bekommt keine automatische Mail. Öffne die Bestellung (Bestellnummer steht in der Erfolgsmeldung), schicke die Bestätigung und erstelle die Rechnung.

Monat wechseln

Mit den Pfeilen links und rechts vom Monatsnamen blätterst du einen Monat zurück oder vor.

Vergangene Tage werden angezeigt, lassen sich aber nicht mehr buchen.

Termin-Vorlage bearbeiten

Der Dialog zu einem Zeitfenster: oben Uhrzeit und vorhandene Buchungen (mit Link zur Bestellung), darunter Status und Art des Fensters, ganz unten die Buchung für einen Kunden bzw. die Freigabe.

Ist das Fenster schon gebucht, siehst du die Bestellung(en) verlinkt und kannst die Buchung über „Reservierung/Buchung freigeben“ wieder öffnen. Ist es frei, kannst du es für einen Kunden buchen oder z. B. auf „nicht verfügbar“ setzen, wenn der Referent an dem Tag ausfällt.

Status

„Buchung möglich“ = Kunden können das Fenster im Portal buchen. „Anfrage möglich“ = wird angezeigt, aber nicht direkt gebucht. „nicht verfügbar“ = gesperrt, z. B. Urlaub oder Pause.

Gebuchte Fenster setzt das System selbst auf „gebucht“; beim Freigeben werden sie wieder „Buchung möglich“. Ändere den Status nur bei freien Fenstern – für gebuchte nutzt du die Freigabe unten.

Nach der Auswahl auf „Speichern“ klicken.

Art

Freier Zusatz zum Zeitfenster, z. B. „Einzelstunde“, „Schnupperkurs“ oder „nur Fortgeschrittene“. Erscheint beim Fenster.

Optional. Mit „Speichern“ übernehmen.

Buchung erstellen

Führt zu einer eigenen Buchungsseite. Der schnellere Weg ist die Buchung direkt hier im Dialog: „Kunde suchen“ → Teilnehmer wählen → „Kurstermin buchen“.

Die separate Seite ist ein älterer Weg und wird kaum noch gebraucht; nutze den Dialog.

Speichern

Übernimmt Status und Art des Zeitfensters – wirkt sofort im Portal.

Buchungen werden davon nicht berührt.

Kunde suchen

Tippe Name oder E-Mail des Kunden; die Trefferliste erscheint beim Tippen. Klick auf den Treffer übernimmt den Kunden und lädt seine Teilnehmer.

Der Kunde muss bereits in der Kundenkartei existieren. Neuen Kunden zuerst unter „Kunden“ anlegen, dann hierher zurückkehren. Das X neben dem Feld hebt die Auswahl auf.

Teilnehmer auswählen

Haken bei den Personen, die das Zeitfenster wahrnehmen – der Kunde selbst oder seine Teilnehmer. Mindestens eine Person, sonst bleibt „Kurstermin buchen“ gesperrt.

Je Person wird ein Platz des Fensters belegt. Fehlt die Person, legst du sie in der Kundenkartei unter „Teilnehmer“ an und suchst den Kunden hier erneut.

Kurstermin buchen

Legt die Bestellung für die gewählten Teilnehmer an, belegt das Zeitfenster und setzt es auf „gebucht“. Du siehst anschließend die Bestellnummer in der Erfolgsmeldung.

Die Bestellung steht danach „In Wartestellung“ unter „Bestellungen“ – dort Bestätigung versenden und Rechnung erstellen. Ist das Fenster inzwischen nicht mehr buchbar, erscheint eine Fehlermeldung.

Zugehörige Bestellung vollständig stornieren

Haken setzen, wenn beim Freigeben auch die Bestellung des Kunden storniert werden soll (alle Positionen, Teilnehmer, ggf. Gutschriften). Ohne Haken wird nur das Zeitfenster wieder frei, die Bestellung bleibt bestehen.

Kunde sagt ab: Haken setzen – dann ist alles erledigt. Nur umbuchen: ohne Haken freigeben, dann in der Bestellung den neuen Termin eintragen.

Reservierung/Buchung freigeben

Macht das Zeitfenster nach Rückfrage wieder buchbar. Mit dem Haken darüber wird zusätzlich die Bestellung storniert – der Kunde wird dabei nicht automatisch informiert.

Nach der Freigabe erscheint „Der Termin wurde freigegeben“ bzw. „Die Bestellung wurde vollständig storniert; gebuchte Zeiten wurden freigegeben“. Informiere den Kunden bei Bedarf per E-Mail.

Buchung aus freier Terminwahl

Ältere Buchungsseite für ein Zeitfenster. Nutze stattdessen den Dialog im Buchungskalender (Fenster anklicken → Kunde suchen → Teilnehmer wählen → „Kurstermin buchen“) – er ist vollständiger und schneller.

Falls du hier gelandet bist: Zurück zum Kurs unter „Freie Terminwahl“, das gewünschte Fenster im Kalender anklicken und die Buchung im Dialog anlegen.

Kunde

Der Kunde, für den gebucht werden soll. Nach der Auswahl auf „Kunde laden“ klicken.

Im Buchungskalender geht dasselbe über „Kunde suchen“ mit Tipp-Suche.

Kunde laden

Lädt die Teilnehmer des gewählten Kunden, damit du darunter eine Person auswählen kannst.

Erst danach ist „Bestellung jetzt erstellen“ sinnvoll.

Teilnehmer

Wer das Zeitfenster wahrnimmt. „Automatisch“ nimmt die erste verfügbare Person des Kunden.

Zur Auswahl stehen der Kunde und seine Teilnehmer.

Bestellung jetzt erstellen

Soll die Bestellung anlegen und das Zeitfenster belegen.

Verlässlich funktioniert das über den Dialog im Buchungskalender („Kurstermin buchen“).

Abomodelle

Ein Abomodell legt die Spielregeln für Abo-Kurse fest: Beschreibung für Kunden und Kündigungsfrist in Monaten. Kurse der Art „Abonemment“ verweisen in den Kursdaten auf ein Modell.

So richtest du ein Abo ein: Modell hier anlegen (z. B. „Monatsabo, 1 Monat Kündigungsfrist“) → Kurs mit Art „Abonemment“ anlegen und das Modell im Feld „Abomodell“ wählen → Termine anlegen.

Die Kündigungsfrist wird beim Eintragen eines Kündigungsdatums im Reiter „Teilnehmer“ des Kurses automatisch aufgeschlagen. Der Menüpunkt erscheint nur, wenn Abos für deinen Mandanten eingeschaltet sind (Verwaltung → Variablen, ABOMENUE).

Auswahl

Kästchen zum Markieren der Modelle, die du mit „Löschen“ entfernen möchtest. Modelle, die noch von Kursen verwendet werden, lassen sich nicht löschen.

Entferne zuerst die Zuordnung in den betroffenen Kursen.

ID

Interne Nummer des Modells, vom System vergeben.

Nur intern relevant.

Name

So heißt das Modell in der Kursbearbeitung und im Buchungsportal, z. B. „Jahresabo“.

Ändern über den Stift in der Zeile.

Beschreibung

Auszug aus der Kurzbeschreibung – das, was Kunden in Übersichten lesen.

Den vollständigen Kundentext pflegst du im Modell unter „Beschreibungstext/Kundeninfo“.

Aktionen

Stift = Modell bearbeiten (Name, Texte, Kündigungsfrist). Änderungen gelten sofort für alle Kurse mit diesem Modell.

Bereits eingetragene Kündigungsdaten ändern sich rückwirkend nicht.

Löschen

Löscht die markierten Modelle nach Rückfrage. Wird ein Modell noch von einem Kurs verwendet, erscheint eine Fehlermeldung und es bleibt erhalten.

Nicht rückgängig zu machen.

Neues Abomodell erstellen

Öffnet das Formular für ein neues Modell. Danach in den Kursdaten der Abo-Kurse auswählen.

Halte Kündigungsfrist und den Erklärtext für Kunden bereit.

Abomodell bearbeiten

Name, Texte für Kunden und Kündigungsfrist des Modells. Alle Kurse, die dieses Modell verwenden, übernehmen die Änderungen sofort.

Erkläre Kunden im Beschreibungstext klar, wie lange das Abo läuft, wie abgerechnet wird und wie man kündigt – das spart Rückfragen.

Name

Pflichtfeld. Kurze Bezeichnung wie „Monatsabo“ oder „Jahresabo mit Quartalskündigung“.

Erscheint in der Kursbearbeitung, in der Kursliste (Abzeichen „Abo: …“) und im Portal.

Beschreibungstext/Kundeninfo

Ausführliche Erklärung für Kunden im Buchungsportal: Laufzeit, Abrechnung, Kündigung. Wird auf der Kursseite angezeigt.

Formatierung über die Editor-Leiste. Schreibe in ganzen Sätzen, so wie du es am Telefon erklären würdest.

Kurzbeschreibung

Ein Satz für Listen und Übersichten, z. B. „Monatlich kündbar, Abrechnung per Lastschrift“.

Erscheint in der Modellliste und in Kurzansichten.

Kündigungsfrist

Frist in Monaten. Trägt jemand für einen Teilnehmer eine Kündigung ein, schlägt das System diese Monate auf und schlägt das Datum als „Kündigung zum“ vor.

Beispiel: Frist 1 Monat, Kündigung am 10. März → Vorschlag 10. April. Bei Kulanz kann das Datum beim Eintragen überschrieben werden. Die Frist wird Kunden im Portal genannt.

speichern

Übernimmt die Angaben und führt zurück zur Liste. Danach das Modell in den Kursdaten der Abo-Kurse auswählen.

Pflichtfelder sind rot umrandet, solange sie leer sind.

abbrechen

Zurück zur Liste, ohne zu speichern. Eingaben gehen verloren.

Gespeicherte Modelle bleiben unverändert.

Kurstypen

Kurstypen beschreiben die Form eines Angebots – Workshop, Seminar, Ferienkurs, Online. Kunden filtern im Portal danach; jeder Kurs bekommt in den Kursdaten höchstens einen Typ.

Kurstyp = Format, Kategorie = Thema. Beides zusammen macht dein Programm im Portal durchsuchbar. Außerdem können Zusatzfelder auf bestimmte Kurstypen beschränkt werden.

So gehst du vor: „Neuen Kurstyp erstellen“ → Name und Slug eingeben → speichern → in den Kursdaten der Kurse den Typ wählen.

Auswahl

Kästchen zum Markieren der Typen, die du mit „Löschen“ entfernen möchtest. Typen, die noch Kursen zugeordnet sind, lassen sich nicht löschen.

Entferne zuerst die Zuordnung in den betroffenen Kursen.

ID

Interne Nummer des Typs, vom System vergeben.

Nur intern relevant.

Name

So heißt der Typ in der Kursbearbeitung, in der Kursliste (Abzeichen „Kurstyp: …“) und im Portal-Filter.

Ändern über den Stift in der Zeile.

Aktionen

Stift = Name und Slug des Typs bearbeiten.

Änderungen gelten sofort für alle Kurse dieses Typs.

Löschen

Löscht die markierten Typen nach Rückfrage. Ist ein Typ noch einem Kurs zugeordnet, erscheint eine Fehlermeldung und er bleibt erhalten.

Nicht rückgängig zu machen.

Neuen Kurstyp erstellen

Öffnet das Formular für einen neuen Typ (Name und Slug).

Danach in den Kursdaten zuordnen.

Kurstyp bearbeiten

Name und Slug des Kurstyps. Der Name ist für Menschen, der Slug für die Technik (Adressen und Darstellung im Portal).

Nach dem Speichern gilt der Typ sofort in allen zugeordneten Kursen.

Name

Pflichtfeld, muss eindeutig sein. Kurz und für Kunden verständlich, z. B. „Workshop“ oder „Online-Kurs“.

Erscheint im Portal-Filter und in der Kursliste.

Slug

Technische Kurzform des Namens für Adressen und Darstellung im Portal: nur Kleinbuchstaben, Ziffern und Bindestriche, z. B. „online-kurs“.

Einmal vergeben, sollte der Slug nicht mehr geändert werden – sonst funktionieren alte Links und Darstellungsregeln des Themes nicht mehr.

speichern

Übernimmt Name und Slug und führt zurück zur Liste.

Ein bereits vorhandener Name wird mit einer Meldung abgelehnt.

abbrechen

Zurück zur Liste, ohne zu speichern.

Eingaben gehen verloren.

Kategorien

Kategorien sind die Themen deines Programms – Sprachen, Gesundheit, Kreatives. Kunden filtern im Portal danach; jeder Kurs bekommt in den Kursdaten genau eine Kategorie.

Halte die Liste kurz (5 bis 15 Themen): Zu viele Kategorien machen den Portal-Filter unübersichtlich. Für die Form des Angebots (Workshop, Online) gibt es die Kurstypen.

Kategorien können außerdem steuern, welche Zusatzfelder ein Kurs zeigt und welche Mailvorlage bei der Bestellbestätigung verwendet wird.

Auswahl

Kästchen zum Markieren der Kategorien, die du mit „Löschen“ entfernen möchtest. Kategorien, die noch Kursen zugeordnet sind, lassen sich nicht löschen.

Entferne zuerst die Zuordnung in den betroffenen Kursen oder ordne die Kurse einer anderen Kategorie zu.

ID

Interne Nummer der Kategorie, vom System vergeben.

Nur intern relevant.

Name

So heißt die Kategorie in der Kursbearbeitung, in der Kursliste (Abzeichen „Kategorie: …“) und im Portal-Filter.

Ändern über den Stift in der Zeile.

Aktionen

Stift = Namen der Kategorie ändern. Gilt sofort für alle zugeordneten Kurse.

Die Zuordnung zu Kursen änderst du in den Kursdaten.

Löschen

Löscht die markierten Kategorien nach Rückfrage. Ist eine Kategorie noch einem Kurs zugeordnet, bleibt sie erhalten – die Meldung nennt sie mit der Zahl ihrer Kurse, die übrigen markierten werden gelöscht.

Nicht rückgängig zu machen.

Neuen Kategorie erstellen

Öffnet das Formular für eine neue Kategorie – nur der Name ist nötig.

Danach in den Kursdaten der Kurse auswählen.

Kategorie bearbeiten

Der Name der Kategorie, so wie Kunden ihn im Portal-Filter sehen.

Nach dem Speichern gilt der neue Name sofort in allen zugeordneten Kursen.

Name

Pflichtfeld, muss eindeutig sein. Kurz und für Kunden verständlich, z. B. „Sprachen“ statt „Fremdsprachliche Bildungsangebote“.

Denke aus Kundensicht: Unter welchem Wort würde man den Kurs suchen?

speichern

Übernimmt den Namen und führt zurück zur Liste. Danach die Kategorie in den Kursdaten zuordnen.

Ein bereits vorhandener Name wird mit einer Meldung abgelehnt.

abbrechen

Zurück zur Liste, ohne zu speichern.

Eingaben gehen verloren.

neu

Legt ein neues Zusatzfeld an: Titel und Feldtyp eingeben, „Zusatzfeld erstellen“. Die Einschränkung auf Kurstypen und Kategorien machst du danach über den Stift.

Ein neues Feld ist zunächst leer bei allen Kursen – Werte trägst du in den Kursdaten ein.

Auswahl

Kästchen zum Markieren der Felder, die du mit „Löschen“ entfernen möchtest. Achtung: Die in den Kursen eingetragenen Werte gehen dabei verloren.

Überlege, ob du das Feld stattdessen nur bei bestimmten Kurstypen anzeigen lässt.

Titel

Die Beschriftung des Feldes in der Kursbearbeitung und im Portal. Klick öffnet die Bearbeitung; am Griff ziehen ändert die Reihenfolge.

Die Reihenfolge hier ist auch die Reihenfolge im Portal.

Typ

Text, Datum oder Zahl – bestimmt, wie das Feld in den Kursdaten eingegeben wird.

Zahl-Felder eignen sich z. B. für Unterrichtseinheiten, die auf Zertifikaten erscheinen sollen.

Aktionen

Stift = Titel, Typ, Kurstypen, Kategorien und Zertifikat-Haken bearbeiten.

Änderungen gelten sofort für alle Kurse.

Löschen

Löscht die markierten Felder samt aller in Kursen eingetragenen Werte – nach Rückfrage, nicht rückgängig zu machen.

Felder, die noch an anderer Stelle gebraucht werden, melden einen Fehler und bleiben erhalten.

Zusatzfeld bearbeiten

Titel und Feldtyp sowie die Regel, bei welchen Kursen das Feld erscheint: Ohne Auswahl bei Kurstyp und Kategorien bei allen Kursen, sonst nur bei den angehakten.

Beispiel: Ein Feld „Materialliste“ nur für Kurstyp „Workshop“ und Kategorie „Kreatives“ anhaken – dann sehen andere Kurse das Feld nicht.

Titel

Pflichtfeld. Die Beschriftung, die Bearbeiter in den Kursdaten und Kunden im Portal sehen, z. B. „Mitzubringen“.

Kurz halten; Erklärungen gehören in den Wert des Feldes beim Kurs.

Feldtyp

Text (freier Text), Datum (Kalenderauswahl) oder Zahl. Bestimmt die Eingabe in den Kursdaten.

Der Typ lässt sich nachträglich ändern; bereits eingetragene Werte bleiben erhalten, passen dann aber eventuell nicht mehr zum Typ.

Kurstyp

Haken bei den Kurstypen, bei denen das Feld erscheinen soll. Kein Haken = bei allen Kurstypen.

Kurstypen pflegst du unter Verwaltung → Kurstypen.

Kategorien

Haken bei den Kategorien, bei denen das Feld erscheinen soll. Kein Haken = bei allen Kategorien.

Kurstyp und Kategorien wirken zusammen: Das Feld erscheint, wenn der Kurs zu den gewählten Typen und Kategorien passt.

Zertifikat

Haken setzen, wenn der Wert dieses Feldes auf den Zertifikaten der Teilnehmer gedruckt werden soll – z. B. „Unterrichtseinheiten: 40“.

Die Zertifikat-Vorlage muss das Feld vorsehen; frage im Zweifel, wer deine Vorlage eingerichtet hat.

Speichern

Übernimmt die Angaben. Danach die Werte in den Kursdaten der betroffenen Kurse ausfüllen.

Der Titel ist Pflicht.

Formulare (Zusatzdaten nach Bestellung)

Formulare, die Kunden nach der Buchung je Teilnehmer online ausfüllen – z. B. Gesundheitsbogen, Einverständniserklärung, Vorkenntnisse. Hier legst du Formulare an; welchem Kurs eines gehört, wählst du in den Kursdaten unter „Zusatzformular nach Buchung“.

So läuft es: Formular anlegen und aktiv schalten → im Kurs zuordnen → nach einer Bestellung bekommt der Kunde automatisch eine E-Mail mit einem Link je Teilnehmer → die Antworten stehen in der Bestellung unter „Kurse und Kommentare“; in der Bestellliste zeigt ein Abzeichen, ob schon ausgefüllt wurde, und du kannst die Mail erneut schicken.

Der Menüpunkt erscheint nur, wenn die Funktion für deinen Mandanten eingeschaltet ist (Verwaltung → Variablen, ZUSATZFORMULAR_NACH_BESTELLUNG).

Neues Formular

Legt ein Formular an: Name, Texte für die E-Mail und die Felder im Builder. Am Ende „Speichern“ und im Kurs zuordnen.

Plane die Fragen vorher: Was musst du wirklich wissen, was ist Pflicht?

ID

Interne Nummer des Formulars, vom System vergeben.

Nur intern relevant.

Name

Bezeichnung des Formulars – so erscheint es in den Kursdaten bei der Zuordnung und als Überschrift für den Kunden.

Ändern über „Bearbeiten“.

Aktiv

Ja = nach Bestellungen zugeordneter Kurse wird die Formular-Mail verschickt. Nein = das Formular ist pausiert, bleibt aber samt Antworten erhalten.

Deaktivieren statt löschen, wenn schon Antworten vorliegen.

Aktionen

Bearbeiten = Texte und Felder ändern. Löschen = Formular nach Rückfrage endgültig entfernen – vorhandene Antworten gehen verloren.

Ein Formular, das noch einem Kurs zugeordnet ist, solltest du vorher im Kurs abwählen.

Formular bearbeiten

Oben Name, Aktiv-Schalter und die beiden Texte für die E-Mail an den Kunden; unten der Builder mit den Feldern, die der Kunde ausfüllt. Zum Schluss „Speichern“ unter dem Builder.

Reihenfolge beim Anlegen: Name → E-Mail-Texte → Felder hinzufügen (Typ, Bezeichnung, ggf. Optionen, Pflicht) → Reihenfolge mit den Pfeilen ordnen → Speichern → im Kurs zuordnen.

Felder, zu denen bereits Antworten vorliegen, lassen sich nicht mehr ändern – lege in dem Fall ein neues Feld an.

Name des Formulars

Interne Bezeichnung und zugleich Überschrift für den Kunden, z. B. „Gesundheitsbogen Aqua-Kurse“.

Erscheint in den Kursdaten bei der Auswahl des Zusatzformulars.

Aktiv

Nur mit Haken wird das Formular nach einer Bestellung verschickt. Ohne Haken bleibt es vorbereitet, aber unbenutzt.

Praktisch, um ein Formular fertig zu bauen und erst zum Saisonstart freizuschalten.

Text für die E-Mail

Die Einleitung der E-Mail, die der Kunde nach der Bestellung bekommt – warum er das Formular ausfüllen soll und bis wann. Platzhalter: [BESTELLNUMMER] und [BESTELLDATUM].

Unter diesem Text listet die Mail automatisch die Links je Teilnehmer auf. Beispiel: „Vielen Dank für Ihre Buchung [BESTELLNUMMER]. Bitte füllen Sie für jeden Teilnehmer den Gesundheitsbogen aus, damit wir den Kurs sicher planen können.“

Text vor dem individuellen Link

Beschriftung der Links je Teilnehmer, z. B. „Hier geht es zum Bogen für [TEILNEHMER]“. Platzhalter: [TEILNEHMER], [KURS], [BESTELLNUMMER], [BESTELLDATUM].

Leer lassen, dann steht „Zum Formular für …“ vor jedem Link.

Formular-Felder (Builder)

Die Fragen des Formulars in der Reihenfolge, wie der Kunde sie sieht. Je Feld: Stift = bearbeiten, Pfeile = verschieben, Papierkorb = entfernen. Neue Felder fügst du rechts hinzu.

Änderungen im Builder werden erst mit „Speichern“ unter dem Builder übernommen. Felder mit vorhandenen Antworten sind gesperrt.

Tipp: Wenige, klare Fragen – jedes Pflichtfeld ist eine Hürde für den Kunden.

Neues Feld hinzufügen

Typ wählen (Textzeile, Textbereich, Radio-Buttons für eine Auswahl, Checkbox für Mehrfachauswahl), Bezeichnung eingeben, bei Auswahlfeldern die Optionen durch Komma getrennt, ggf. Pflichtfeld – dann „Hinzufügen“.

Textzeile – kurze Antwort, z. B. Hausarzt.
Textbereich – längere Antwort, z. B. Vorerkrankungen.
Radio-Buttons – genau eine Option, z. B. „Schwimmer / Nichtschwimmer“.
Checkbox – mehrere Optionen, z. B. Allergien.

Das Feld erscheint danach in der Liste links und kann dort noch bearbeitet werden.

Speichern

Übernimmt Name, Aktiv-Schalter, E-Mail-Texte und alle Felder aus dem Builder. Ohne Speichern gehen Änderungen im Builder verloren.

Nach dem Speichern erscheint „Formular erfolgreich erstellt/aktualisiert“. Danach das Formular in den Kursdaten zuordnen, falls noch nicht geschehen.

Pflichtfeld

Haken setzen, wenn der Kunde das Feld ausfüllen muss, bevor er das Formular abschicken kann. Ohne Haken ist die Angabe freiwillig.

Pflicht nur für Angaben, ohne die du den Teilnehmer nicht aufnehmen kannst.

Abo

Hier stellst du je Dauertermin ein, wie das Abo abgerechnet wird, und siehst, wer gerade teilnimmt, wer künftig dazukommt und wer schon beendet hat.

Ein Abo-Kurs hat einen oder mehrere Dauertermine mit Wiederholungsregel, zum Beispiel eine Gruppe am Montag und eine am Mittwoch. Wähle oben den Dauertermin; alles darunter – Abrechnung, Rechnungen, Teilnehmende, Teilnahmeliste – gilt nur für ihn.

Jede Buchung ist ein Aboantrag mit Beginn; endet eine Teilnahme, trägst du hier ihr Ende ein. Den Reiter gibt es nur bei Abo-Kursen.

Abrechnung

Für den gewählten Dauertermin: Preis als fester Betrag je Abrechnungszeitraum oder je Kurstag, Zeitraum von 1, 3, 6 oder 12 Monaten, Rechnung im Voraus oder nachträglich, erster und letzter Zeitraum anteilig oder voll, Zahlart-Vorgabe.

Jeder Dauertermin hat seine eigene Abrechnung. Ein neuer Dauertermin übernimmt beim Speichern die Abrechnung des ersten Dauertermins im Kurs; danach änderst du sie hier unabhängig davon. Hat noch kein Dauertermin eine Abrechnung, steht in der Liste „Abrechnung fehlt“, und es entstehen keine Rechnungen, bis du sie hier speicherst.

Fester Betrag: Jeder Zeitraum kostet gleich viel, Ferien ändern nichts. Je Kurstag: Anzahl der Kurstage im Zeitraum mal Betrag; Ausfallzeiten zählen nicht.

Im Voraus entsteht die Rechnung, sobald der Zeitraum innerhalb des Vorlaufs beginnt, nachträglich am Tag nach seinem Ende. Anteilig rechnet den ersten und letzten Zeitraum tagesgenau bzw. nur mit den Kurstagen ab Beginn und bis Ende.

Die Zahlart-Vorgabe ist im Checkout vorbelegt; Kunden wählen zwischen Rechnung und Lastschrift, soweit du sie anbietest. Der Betrag erscheint auch in Kursliste und Kursseite des Buchungsportals.

Dauertermine

Die Termine mit Wiederholungsregel, aus denen die Kurstage entstehen. Ein Klick wählt einen aus; die Seite zeigt dann nur seine Daten.

Rechts steht der Preis des Dauertermins. Bearbeiten kannst du ihn über „Dauertermin bearbeiten“ unter der Abrechnung. Weitere Dauertermine legst du unter „Termine“ an (im Kurstage-Planer „Dauertermin“ einschalten).

„Heute belegt“ zählt die Teilnahmen, die heute laufen. Ein neuer Beginn ist nur möglich, wenn ab dann an jedem Kurstag ein Platz frei ist – sonst kommt die Buchung auf die Warteliste.

Rechnungen

Die Rechnungen der Aboanträge des gewählten Dauertermins. Je Aboantrag und Zeitraum gibt es eine Rechnung mit je Person einer Position.

Die Abrechnung läuft täglich von selbst: Sie legt fällige Zeiträume an, schließt die Rechnungen ab und mailt sie; bei Lastschrift ist die Mail die Vorabankündigung. Sind bei einer Person mehr als zwei Zeiträume offen, rechnet die Automatik nicht ab und meldet es zum Prüfen – dann hilft „Fällige Zeiträume jetzt abrechnen“.

Beide Knöpfe wirken nur auf den gewählten Dauertermin. „SEPA-Datei für Lastschriften“ nimmt alle versendeten, noch nicht eingezogenen Lastschrift-Rechnungen mit Mandat der Kundenkartei; was fehlt, steht danach als Hinweis über der Seite.

Teilnahmeliste für einen Zeitraum

Wähle von–bis und lade die Liste des gewählten Dauertermins als PDF zum Ausdrucken oder als CSV. Spalten sind seine Kurstage im Zeitraum, Zeilen alle, die darin teilgenommen haben.

Wer im Zeitraum erst beginnt oder endet, steht mit Beginn bzw. Ende in der Liste; die Kurstage davor bzw. danach sind grau und mit „–“ gesperrt. Die Kopfzeile nennt Regel und Zeitraum.

Teilnehmende

Aktiv: Beginn erreicht, kein Ende oder Ende noch nicht vorbei. Künftig: Beginn liegt in der Zukunft. Beendet: Ende liegt in der Vergangenheit.

„Ende eintragen“ schlägt heute plus Kündigungsfrist des Abomodells vor, aufgerundet auf das Ende des Abrechnungszeitraums. „Beginn ändern“ geht nur, solange für die Teilnahme noch nichts abgerechnet ist.

Ende eintragen

Der letzte Tag, an dem die Person teilnimmt. Danach bekommt sie keine Rechnungen mehr und ruht in den Anwesenheiten.

Ein Ende vor dem bereits abgerechneten Zeitraum ist möglich; zu viel berechnete Zeiträume schreibt die Abrechnung gut.

Ende speichern

Übernimmt das Ende und den Grund. „Ende aufheben“ lässt die Teilnahme wieder unbefristet laufen.

Gibt es unter Verwaltung → Austrittsgründe aktive Gründe, ist ein Grund Pflicht.

Beginn ändern

Der erste Tag der Teilnahme. Ab ihm wird abgerechnet und die Person zählt bei den Plätzen.

Ist für die Teilnahme schon etwas abgerechnet, lässt sich der Beginn nicht mehr ändern.

Zusatzformular des Kurses

Alle Buchungen des Kurses mit dem Stand des Zusatzformulars: grün = ausgefüllt, orange = liegt noch nicht vor. Mit „Details“ siehst du die Antworten eines Kunden.

Stornierte Buchungen und Wartelisten erscheinen nicht. Die Antworten können sensibel sein (z. B. Gesundheitsfragen) – deshalb sehen den Reiter nur Verwaltung und Admins.

Formular

Grün: ausgefüllt, mit Datum. Orange: noch nicht ausgefüllt. Ein Klick auf das Symbol schickt dem Kunden die Formular-E-Mail erneut – auch bei grün, wenn der Kunde seine Angaben ändern möchte.

Die E-Mail geht an die aktuelle Kontakt-E-Mail des Kunden. Füllt der Kunde das Formular erneut aus, bleiben die bisherigen Angaben als frühere Version erhalten; die Liste zeigt dann „Version 2“ (3, …) und die Details alle Versionen.

Formularergebnisse als PDF

Alle ausgefüllten Formulare in einem PDF: Kunde nach Kunde, die Antworten zweispaltig, Kunden durch eine Linie getrennt. Am Ende steht, wer noch nicht ausgefüllt hat.

Das PDF öffnet sich in einem neuen Tab; von dort kannst du es speichern oder drucken.

Antworten eines Kunden

Alle Fragen des Formulars mit den Antworten dieses Kunden, dazu Bestellung, Termin und Teilnehmer.

Fragen, die nicht beantwortet wurden, zeigen einen Strich. Hat der Kunde das Formular mehrfach ausgefüllt, siehst du oben die aktuelle Version und darunter unter „Weitere Versionen“ die früheren Angaben zum Aufklappen.