Hilfe: Kunden & Teilnehmende – Handbuch

Die Kundenliste mit Tags, Kontaktdaten und Spaltenfiltern in Kursimple — Die Kundenliste mit Tags, Kontaktdaten und Spaltenfiltern. In voller Größe ansehen

Dokumente des Kunden

Dateien, die zu diesem Kunden gehören – Anmeldungen, Verträge, Bescheinigungen, Fördernachweise. Hochladen über Titel + „Datei hochladen“ + „speichern“; erlaubt sind PDF, JPG und PNG.

So haben alle Kollegen die Unterlagen eines Kunden an einer Stelle, statt in E-Mail-Postfächern. Jedes Dokument zeigt, wer es wann hochgeladen hat.

Der Kunde selbst sieht diese Dokumente nicht. Bilder aus dem Handy (JPG/PNG) funktionieren; Word-Dateien vorher als PDF speichern.

suchen

Sucht im Titel der Dokumente dieses Kunden. Begriff eingeben und „suchen“ klicken.

Leeres Feld und „suchen“ zeigt wieder alle.

Datei hochladen

Wählt die Datei von deinem Rechner (PDF, JPG oder PNG). Danach oben einen Titel eintragen und auf „speichern“ klicken – erst dann ist das Dokument gespeichert.

Nach dem Speichern erscheint „Dokument hochgeladen“ und die Datei steht in der Liste. Andere Dateitypen werden abgelehnt.

Dokumenttitel

Ein sprechender Titel, damit Kollegen das Dokument später finden – z. B. „Anmeldung Schwimmkurs 2027“ oder „Bildungsgutschein Agentur für Arbeit“.

Der Dateiname allein (z. B. „scan0034.pdf“) hilft später niemandem.

Datum

Wann das Dokument hochgeladen wurde. Klick auf die Überschrift sortiert.

Nicht das Datum des Dokuments selbst – das gehört in den Titel, falls wichtig.

Beschreibung

Der beim Hochladen vergebene Titel.

Sortierbar über die Überschrift.

Datei

Der Dateiname; Klick öffnet das Dokument in einem neuen Fenster bzw. lädt es herunter.

Gespeichert werden die Dateien mandantengetrennt auf dem Server.

Mitarbeiter

Wer das Dokument hochgeladen hat – bei Rückfragen die richtige Ansprechperson.

Wird automatisch aus dem angemeldeten Benutzer übernommen.

Zusatzangaben

Öffnet die Zusatzfelder für Kunden, z. B. „Wie hast du von uns erfahren?“. Blau heißt noch leer, gelb heißt ausgefüllt.

Welche Felder es gibt, legt ein Admin unter Verwaltung → Zusatzfelder Kunden/Teilnehmende fest („gilt für“ Kunden oder beide). Der Knopf erscheint nur, wenn es solche Felder gibt. Werden sie im Checkout abgefragt, füllen Kunden sie dort und in „Mein Konto“ auch selbst aus.

Kunde bearbeiten

Die Kundendaten in zwei Reitern: „Stammdaten“ (Name, Anschrift, Kontakt, E-Mail/Anmeldename, Newsletter) und „Bankverbindung“ (IBAN, Bankeinzug). Änderungen gelten ab dem Speichern für neue Bestellungen und Rechnungen; bestehende Rechnungen behalten ihre Anschrift.

Oben stehen die Reiter der Kundenkartei: Kurse, Bestellungen, Verlauf, Tag, Dokumente, Teilnehmende, Rechnungsempfänger. Ganz unten links „löschen“ deaktiviert den Kunden nur – nichts geht verloren.

Eine rote Überschrift „NICHT AKTIV“ bedeutet: Der Kunde ist deaktiviert und kann sich nicht anmelden. Administratoren reaktivieren ihn über den Schalter „Kunde aktiv“.

Geschlecht

Männlich, weiblich oder divers – wahlfrei. Unabhängig von der Anrede; gebraucht wird die Angabe vor allem für Statistiken (z. B. Teilnehmende nach Geschlecht für Förderanträge).

Das Feld erscheint nur mit der Mandantenvariable GESCHLECHT = 1. Im Statistik-Baukasten steht es dann bei den Zeilenarten „Teilnahme“ und „Bestellung“ (Kunde) sowie „Mitglied“ zur Auswahl. Legst du einen neuen Kunden an, übernimmt sein Teilnehmer-Eintrag das Geschlecht.

Anrede

Herr, Frau oder Divers – daraus bilden E-Mails, Rechnungen und Zertifikate die Anrede („Sehr geehrte Frau …“).

Bei Firmen als Kunde wählst du die Anrede der Kontaktperson.

Titel

Akademischer Titel wie Dr. oder Prof., optional. Erscheint in Anrede und Anschrift.

Keine Berufsbezeichnungen hier eintragen.

Vorname

Pflichtfeld. So, wie er auf Rechnung und Zertifikat stehen soll.

Bei Firmenkunden der Vorname der Kontaktperson; die Firma kommt ins Feld „Unternehmen“.

Nachname

Pflichtfeld. Nach dem Nachnamen wird die Kundenliste sortiert.

Bei Namensänderung (Heirat) einfach hier ändern – alte Rechnungen bleiben unverändert.

Unternehmen

Firmenname, wenn der Kunde für eine Firma bucht. Erscheint auf Rechnungen über dem Namen. Für Privatkunden leer lassen.

Soll nur die Rechnung an eine Firma gehen, der Kunde aber privat bleiben, legst du stattdessen im Reiter „Rechnungsempfänger“ die Firma an.

E-Mail

Zwei Felder: „Kontakt-E-Mail“ für Bestätigungen, Rechnungen und Newsletter, und „E-Mail“ als Anmeldename für das Buchungsportal. Beide sind normalerweise gleich; der Anmeldename muss eindeutig sein.

Ändert der Kunde seine Adresse, passt du beide Felder an. Erscheint beim Speichern „Die E-Mail / Benutzername … gibt es schon“, hat bei dir schon eine Kartei diese Adresse – prüfe auf Dubletten statt eine zweite Kartei anzulegen.

Die Login-E-Mail gilt bei allen Anbietern auf Kursimple. Ist der Kunde auch bei einem anderen Anbieter, kann nur er selbst sie in seinem Profil ändern – die Kontakt-E-Mail kannst du jederzeit ändern. Jede Änderung der Login-E-Mail geht an den Anmelde-Server; klappt das nicht, bleibt die alte Adresse und du bekommst einen Hinweis.

Ein Häkchen-Hinweis neben dem Feld zeigt, ob der Kunde seine Adresse bestätigt hat.

Hat die Kartei kein Login (Gast-Bestellung oder in der Benutzerverwaltung entfernter Login), ist das Feld leer und wahlfrei: Lässt du es leer, wird nur die Kartei gespeichert. Trägst du eine E-Mail-Adresse ein, bekommt der Kunde ein Login und – je nach Mandanteneinstellung – eine Aktivierungs-E-Mail; hat er schon ein Kursimple-Konto bei einem anderen Anbieter, wird es übernommen.

Telefon 1

Hauptnummer für Rückfragen und kurzfristige Absagen. Die Bezeichnung des Feldes kann dein Mandant anpassen (z. B. „Festnetz“).

Erscheint in Kundenliste und Teilnehmerlisten als Anruf-Link.

Telefon 2

Zweite Nummer, meist Mobil. Bezeichnung anpassbar.

Für Erreichbarkeit während des Kurses (z. B. Eltern).

Straße

Straße der Rechnungsanschrift. Ob das Feld Pflicht ist, erkennst du am Sternchen.

Hausnummer ins eigene Feld daneben.

Hausnummer

Hausnummer, ggf. mit Zusatz (12a). Getrennt von der Straße, damit Exporte und Briefe sauber funktionieren.

Pflicht, wenn ein Sternchen am Feld steht.

PLZ

Postleitzahl der Rechnungsanschrift.

Pflicht, wenn ein Sternchen am Feld steht.

Ort

Wohn- bzw. Firmenort der Rechnungsanschrift.

Pflicht, wenn ein Sternchen am Feld steht.

Land

Land der Anschrift. Welche Länder zur Auswahl stehen, legt Verwaltung → Länder fest.

Für Auslandsadressen wichtig, weil Rechnung und SEPA-Lastschrift davon abhängen.

Geburtsdatum und Geburtsort

Geburtsdatum des Kunden – nötig für altersgebundene Kurse und manche Fördernachweise. Geburtsort nur, wenn Zertifikate oder Behörden ihn verlangen.

Ob das Geburtsdatum Pflicht ist, zeigt das Sternchen; je nach Mandanteneinstellung wird nur das Jahr oder das volle Datum erfasst.

Kommentar, Web, Löschungstermin, Referent

Weitere Angaben: „Kommentar“ = interne Notiz (der Kunde sieht sie nicht). „Web“ = Homepage. „Löschungstermin“ = Datum, ab dem der Datensatz zur Löschung ansteht. „in Referent umwandeln“ = legt zusätzlich ein Referentenprofil an.

Kommentar: alles, was Kollegen wissen sollten – Zahlungsvereinbarungen, Besonderheiten, Gesprächsnotizen. Erscheint auch in Teilnehmerlisten.
Löschungstermin: wird beim Anlegen automatisch nach der Aufbewahrungsfrist deines Mandanten vorbelegt und dient der DSGVO-Datenlöschung. Verlängere ihn, wenn der Kunde aktiv bleibt.
in Referent umwandeln: Haken setzen und speichern – der Kunde erscheint danach auch unter „Referenten“ (Meldung „Kunde wurde in Referent umgewandelt“) und kann Terminen zugeordnet werden.

Tags

Die farbigen Markierungen dieses Kunden. Zum Ändern in den Reiter „Tag“ wechseln. Tags dienen zum Filtern der Kundenliste und für Serienmails.

Nur sichtbar, wenn Tags für deinen Mandanten eingeschaltet sind.

Zusatz, Member-Gutscheine und Bankeinzug

„Zusatz“ = freier Text, z. B. Verein oder alte Mitgliedsnummer; nur mit Eintrag und Haken „Member-Gutscheine erlauben“ kann der Kunde Mitglieder-Gutscheine einlösen. Im Reiter Bankverbindung: „Bankeinzug“ erlaubt Lastschrift, „Rechnung per E-Mail“ den Mailversand, „Bankeinzug zugestimmt“ dokumentiert, woher die Erlaubnis stammt.

Zusatz: freies Feld (früher „Mitglied“), z. B. Verein oder alte Mitgliedsnummer. Ein Stern in der Kundenliste zeigt einen Eintrag. Echte Mitgliedschaften mit Beitrag verwaltest du unter „Mitgliedsverträge“ – sie zeigt das orange Badge mit Stern am Namen.
Member-Gutscheine erlauben: Gutscheine, die nur für Mitglieder gelten, funktionieren erst mit diesem Haken. Ist das Modul Mitgliedschaften eingeschaltet, ist der Haken ausgeblendet: Dann zählt allein eine laufende Mitgliedschaft (Besteller oder gebuchte Teilnehmende).
Bankeinzug: Haken = der Kunde hat dem SEPA-Lastschrifteinzug zugestimmt; erst dann ist in Bestellungen „Lastschrift“ wählbar. Dazu gehören IBAN und Bank.
Rechnung per E-Mail: Haken = Rechnungen werden gemailt (Normalfall). Ohne Haken druckst du die Rechnung und schickst sie per Post.
Bankeinzug zugestimmt: Formular, Admin-Einstellung oder Bestellung – für den Nachweis, wie das Mandat zustande kam.

IBAN

Kontonummer für Lastschriften, ohne Leerzeichen (z. B. DE89370400440532013000). Pflicht, wenn der Kunde per Lastschrift zahlen soll. Wird beim Erstellen einer Bestellung in diese kopiert.

Ändert der Kunde sein Konto, trägst du die neue IBAN hier ein. Offene Bestellungen und Rechnungsentwürfe zeigen dann eine Schaltfläche „IBAN des Kunden übernehmen“ – klicke sie vor dem SEPA-Export.

BIC

Bankkennung zur IBAN. Für deutsche Konten meist optional, für Auslandskonten nötig.

Steht auf der Bankkarte oder im Online-Banking des Kunden.

Newsletter de- / abonnieren

Zeigt, ob der Kunde Newsletter bekommt, und lässt dich ihn an- oder abmelden. Eine Anmeldung durch dich muss der Kunde per Mail bestätigen (Hinweis „noch nicht verifiziert“); eine Abmeldung wirkt sofort und der Kunde erhält eine Bestätigungsmail.

Unter dem Haken siehst du, wer die Einstellung zuletzt geändert hat. Für Massenmails an alle Newsletter-Empfänger nutzt du in der Kundenliste den Knopf „E-Mail an alle Newsletter-Empfänger“; den Stand siehst du unter Kommunikation → Massen-E-Mail-Verlauf.

Datenschutzerklärung zugestimmt

Haken = der Kunde hat der Datenschutzerklärung zugestimmt (im Portal automatisch, bei telefonischer Anmeldung durch dich zu bestätigen).

Ohne Zustimmung darfst du den Kunden nicht anschreiben – kläre das beim Anlegen.

speichern

Speichert alle Änderungen in beiden Reitern. Danach erscheint „Kunde gespeichert“. Neue Bestellungen und Rechnungen verwenden ab jetzt die neuen Daten.

Pflichtfelder sind rot umrandet, solange sie leer sind. Bei doppelter E-Mail wird das Speichern mit einer Meldung abgelehnt.

abbrechen

Verwirft nicht gespeicherte Änderungen und führt zurück zur Kundenliste.

Bist du aus einer Bestellung gekommen, geht es dorthin zurück.

Reiter Kundendaten

Stammdaten, Kontakt, Anmeldename, Newsletter und Bankverbindung des Kunden.

Hier änderst du alles, was Kunden und Rechnungsanschrift betrifft.

Reiter Bestellungen

Alle Bestellungen des Kunden – und der Ort, um eine neue Bestellung für ihn anzulegen.

Mit Kursen, Beträgen, Rechnungen und den Aktionen wie in der Bestellliste.

Reiter Kurse

Alle Kurse, an denen der Kunde oder seine Teilnehmenden teilnehmen – die Kurshistorie.

Hilfreich für Aufbaukurse und Rückfragen „Was habe ich schon belegt?“.

Reiter Dokumente

Hochgeladene Dateien zum Kunden (PDF, JPG, PNG): Anmeldungen, Verträge, Nachweise.

Für alle Kollegen sichtbar, nicht für den Kunden.

Reiter Downloads

Die Download-Artikel, die der Kunde gekauft hat: Status, wann freigegeben, wie oft geladen. Hier sendest du den Link erneut, setzt den Zähler zurück oder sperrst einen Download.

Gezeigt werden die Käufe dieser Kartei. Ein neuer Link macht den bisherigen ungültig. Der Reiter erscheint nur bei Kunden, die einen Download gekauft haben.

Reiter E-Learning

Die Online-Schulungen dieser Kartei mit ihrem Stand. Der Reiter erscheint nur, wenn das E-Learning eingeschaltet ist und der Kunde eine Schulung gebucht hat oder eingeladen ist.

Gezeigt werden die Teilnahmen dieser Kartei – auch solche, die ein anderer Kunde für sie gebucht hat. Zugang und Einladungen verwaltest du im Kurs unter „Lerninhalt“ → „Teilnahmen“.

Reiter Mitgliedschaften

Die Mitgliedschaften dieser Kartei und ihrer Teilnehmenden mit Stand, Beitrag und Mitgliedsantrag. Hier fügst du eine Mitgliedschaft hinzu oder beendest sie. Der Reiter erscheint nur, wenn das Modul Mitgliedschaften eingeschaltet ist.

Mitglied kann die Kartei selbst oder eine ihrer Teilnehmenden (z. B. ein Kind) sein – die Rechnung geht dann an die Kundenkartei. Alle Mitglieder einer Mitgliedschaft siehst du im Hauptmenü unter Mitgliedsverträge → Reiter „Mitglieder“.

Reiter Verlauf

Was mit diesem Kunden passiert ist: versendete E-Mails, Newsletter-Änderungen, Bestellungen – automatisch protokolliert – plus eigene Notizen zu Telefonaten.

Schau hier nach, bevor du einen Kunden anrufst: Du siehst sofort, was zuletzt gelaufen ist.

Reiter Teilnehmende

Die Personen, die über diesen Kunden an Kursen teilnehmen (Kinder, Partner, Mitarbeitende). Hier anlegen, bevor du eine Bestellung für sie erfasst.

Der Kunde selbst kann ebenfalls Teilnehmer sein und muss dafür nicht extra angelegt werden.

Reiter Rechnungsempfänger

Abweichende Rechnungsadressen dieses Kunden, z. B. Arbeitgeber oder Großeltern. Bei einer Bestellung wählst du dann, an wen die Rechnung geht.

Ohne Eintrag geht die Rechnung immer an den Kunden selbst.

Reiter Tag

Tags an- und abklicken, um den Kunden zu markieren (z. B. „Mitglied“, „Firmenkunde“). Nach Tags kannst du die Kundenliste filtern und Serienmails schicken.

Nur sichtbar, wenn Tags für deinen Mandanten eingeschaltet sind.

Teilnehmende des Kunden

Die Personen, die über diesen Kunden an Kursen teilnehmen – Kinder, Partner, Mitarbeitende. Über „Hinzufügen“ legst du eine Person an; danach kannst du sie in Bestellungen als Teilnehmer wählen.

Wann brauche ich einen Eintrag? Immer, wenn jemand anderes als der Kunde selbst am Kurs teilnimmt. Der Kunde selbst zählt automatisch als möglicher Teilnehmer.

Ein grauer Stern vor dem Namen zeigt einen Eintrag im Feld „Zusatz“, das orange Badge mit Stern am Namen eine laufende Mitgliedschaft. Stift = bearbeiten; markierte Personen löschst du mit „Löschen“ unten – nur möglich, wenn sie in keiner Rechnung vorkommen.

suchen

Sucht im Namen der Teilnehmenden dieses Kunden. Begriff eingeben und „suchen“ klicken.

Bei vielen Teilnehmenden (Firmenkunden) hilfreich.

Hinzufügen

Öffnet das Fenster „Neues Familienmitglied anlegen“: Name (Pflicht), Geburtsdatum, Kontakt, Anmerkung. Nach dem Speichern steht die Person in Bestellungen als Teilnehmer zur Auswahl.

Anschrift und E-Mail können leer bleiben – dann gelten die Daten des Kunden. Bei altersgebundenen Kursen unbedingt das Geburtsdatum eintragen.

Löschen

Löscht die angehakten Teilnehmenden endgültig – nach Rückfrage. Personen, die in Rechnungen vorkommen, können nicht gelöscht werden; dann erscheint eine Meldung.

Bei ehemaligen Teilnehmenden reicht es meist, sie nicht mehr zu buchen; Löschen ist für Fehlanlagen gedacht.

Teilnehmende zusammenführen

Hake genau zwei Teilnehmende an, die dieselbe Person sind (z. B. doppelt nach einer Kunden-Zusammenführung), und klicke „zusammenführen“. Auf der nächsten Seite wählst du, welche Kartei erhalten bleibt.

Alle Buchungen, Anwesenheiten, Rechnungs- und Warenkorb-Einträge, E-Learning-Teilnahmen, Mitgliedschaften und Tags der anderen Kartei wandern zur erhaltenen. Leere Angaben wie das Geburtsdatum werden aus der anderen ergänzt. Die andere Kartei wird deaktiviert und verschwindet aus dieser Liste.

Nur für Verwaltung und Admins. Der Vorgang lässt sich nicht rückgängig machen.

Zusatzangaben

Die Zusatzfelder deines Mandanten für diese Teilnehmende – z. B. Schwimmabzeichen, Allergien, Fotoerlaubnis. Ausfüllen, „speichern“, fertig; leere Felder bleiben einfach leer.

Du öffnest das Fenster mit neben dem Stift in der Liste der Teilnehmenden. Welche Felder es gibt, legt ein Admin unter Verwaltung → Teilnehmer-Zusatzfelder fest; der Knopf erscheint nur mit der Mandantenvariable TEILNEHMER_ZUSATZ_FELDER = 1. Ist schon etwas ausgefüllt, ist der Knopf gelb, sonst blau.

Die Angaben gehören zur Kartei der Teilnehmenden und stehen im Statistik-Baukasten (Zeilenart „Teilnahme“) zur Auswahl. Beim Zusammenführen zweier Karteien wandern sie mit.

Tags

Farbige Markierungen der Person, unabhängig von den Tags des Kunden.

Name des Tags beim Überfahren mit der Maus.

Anrede

Herr, Frau oder Divers – für Anschreiben, Listen und Zertifikate. Bei Kindern kann sie leer bleiben.

Sortierbar über die Überschrift.

Name

Vor- und Nachname der Person, so wie sie auf Teilnehmerlisten und Zertifikaten erscheinen. Ein Stern davor = Eintrag im Feld „Zusatz“.

Sortierbar über die Überschrift.

Anschrift

Eigene Straße und Hausnummer der Person, falls abweichend vom Kunden. Leer = wohnt beim Kunden.

Für Kinder normalerweise leer.

Ort

PLZ und Ort der Person, falls abweichend vom Kunden.

Leer = wie der Kunde.

Telefon

Eigene Telefonnummer der Person; sonst gilt die des Kunden.

In Teilnehmerlisten wird je nach Einstellung diese oder die Nummer des Kunden gezeigt.

Mobil

Eigene Mobilnummer der Person, z. B. für Jugendliche, die selbst erreichbar sind.

Optional.

E-Mail

Eigene E-Mail-Adresse der Person. Ist sie eingetragen, gehen Serienmails und Zertifikate an die Person, sonst an den Kunden.

Bei Kindern leer lassen.

Geburtsdatum

Geburtsdatum bzw. -jahr der Person – für altersgebundene Kurse und Zertifikate. Ob nur das Jahr oder das volle Datum erfasst wird, legt dein Mandant fest.

Liegt das Alter außerhalb der Zielgruppe eines Kurses, wird der Name in Teilnehmerlisten rot markiert.

Kommentar

Interne Notiz zur Person – z. B. Allergien, Abholberechtigte, Besonderheiten für die Kursleitung. Erscheint in den Teilnehmerlisten.

Nur so viel eintragen, wie für den Kurs nötig ist.

Teilnehmende zusammenführen

Zwei Karteien desselben Kunden werden zu einer. Prüfe beide Seiten: Ist es wirklich dieselbe Person? Eine gelbe Warnung erscheint, wenn Name oder Geburtsdatum nicht zusammenpassen.

Die Zählungen zeigen, woran die Karteien hängen (Kursteilnahmen, Anwesenheiten …). Nach dem Zusammenführen hängt alles an der Kartei, die du behältst.

Welche Kartei bleibt?

Wähle die Kartei, die erhalten bleibt. Vorgeschlagen ist die mit mehr Kursteilnahmen. Ihre Angaben bleiben, nur leere Felder werden aus der anderen gefüllt.

Die andere Kartei wird deaktiviert und vom Kunden gelöst; in ihrem Kommentar steht, in welche Kartei sie übernommen wurde.

Verlauf des Kunden

Das Protokoll zu diesem Kunden: automatisch eingetragene Ereignisse (versendete E-Mails, Newsletter-An- und Abmeldungen, Bestellungen) und deine eigenen Notizen zu Telefonaten oder Absprachen. Neue Notiz: Text eingeben, „speichern“.

Vor einem Anruf hier nachsehen: Was wurde dem Kunden zuletzt geschickt, was wurde vereinbart? Bei E-Mail-Einträgen öffnet das Symbol rechts die gesendete Mail.

suchen

Sucht in Betreff und Inhalt der Verlaufseinträge. Begriff eingeben und „suchen“ klicken.

Leeres Feld und „suchen“ zeigt wieder alles.

Verlauf-Eintrag

Deine eigene Notiz zum Kunden, z. B. „Telefonat 12.3.: möchte Ratenzahlung, 3 Raten vereinbart“. Nach „speichern“ steht sie mit Datum und deinem Namen im Verlauf.

Schreibe so, dass ein Kollege in einem Jahr noch versteht, was vereinbart wurde.

Datum

Wann der Eintrag entstanden ist. Klick auf die Überschrift sortiert.

Bei E-Mails der Versandzeitpunkt.

Betreff

Bei E-Mails der Mail-Betreff, bei Notizen der Anfang deines Textes.

Sortierbar über die Überschrift.

Inhalt

Der Text des Eintrags bzw. eine Zusammenfassung der E-Mail.

Die vollständige Mail öffnest du über das Symbol rechts in der Zeile.

Funktion

Welche Funktion den Eintrag erzeugt hat – z. B. E-Mail-Versand, Newsletter oder eine manuelle Notiz.

So erkennst du automatische Einträge auf einen Blick.

Auslöser

Wer den Eintrag ausgelöst hat: ein Benutzer der Verwaltung oder der Kunde selbst (z. B. Newsletter-Anmeldung im Portal).

Bei eigenen Notizen steht hier dein Name.

Rechnungsempfänger des Kunden

Adressen, an die Rechnungen dieses Kunden statt an ihn selbst gehen können – Arbeitgeber, Großeltern, Jugendamt. Über „Neuen Rechnungsempfänger anlegen“ erfassen; bei einer Bestellung wählst du dann den Empfänger aus.

Die Rechnung trägt die Anschrift des gewählten Empfängers und geht an dessen E-Mail-Adresse (falls eingetragen). Gemahnt wird dann ebenfalls dort.

Stift = bearbeiten; markierte Einträge löschst du mit „Löschen“ unten – nicht möglich, wenn sie in Rechnungen vorkommen.

Firma

Firmenname des Rechnungsempfängers – steht auf der Rechnung über dem Namen.

Bei Privatpersonen als Empfänger leer.

Name

Vor- und Nachname der Kontaktperson beim Rechnungsempfänger.

Bei Firmen z. B. die Ansprechperson in der Buchhaltung.

Anschrift

Straße und Hausnummer, an die die Rechnung adressiert wird.

Pflicht für eine ordnungsgemäße Rechnung.

Ort

PLZ und Ort der Rechnungsanschrift.

Pflicht für eine ordnungsgemäße Rechnung.

Kommentar

Interne Notiz, z. B. Kostenstelle oder „Rechnung nur per Post“. Erscheint nicht auf der Rechnung.

Was auf die Rechnung soll, gehört in die Positionsbeschreibung oder die Rechnungskommentare.

Kunde anlegen

Einen neuen Kunden anlegen in Kursimple — Einen neuen Kunden anlegen. In voller Größe ansehen

Geschlecht

Männlich, weiblich oder divers – wahlfrei. Unabhängig von der Anrede; gebraucht wird die Angabe vor allem für Statistiken (z. B. Teilnehmende nach Geschlecht für Förderanträge).

Anrede

Herr, Frau oder Divers – daraus bilden E-Mails, Rechnungen und Zertifikate die Anrede.

Bei Firmen als Kunde die Anrede der Kontaktperson.

Titel

Akademischer Titel wie Dr. oder Prof., optional.

Erscheint in Anrede und Anschrift.

Vorname

Pflichtfeld. So, wie er auf Rechnung und Zertifikat stehen soll.

Bei Firmenkunden der Vorname der Kontaktperson.

Nachname

Pflichtfeld. Nach dem Nachnamen wird die Kundenliste sortiert.

Prüfe vorher in der Kundenliste, ob es die Person schon gibt.

Unternehmen

Firmenname, wenn der Kunde für eine Firma bucht. Erscheint auf Rechnungen über dem Namen. Für Privatkunden leer lassen.

Für eine abweichende Rechnungsfirma später einen Rechnungsempfänger anlegen.

E-Mail

„Kontakt-E-Mail“ für Bestätigungen und Rechnungen, „E-Mail“ als Anmeldename für das Portal – normalerweise dieselbe Adresse. Hat die Adresse schon ein Kursimple-Konto (z. B. Kunde bei einem anderen Anbieter), wird dieses übernommen.

Je nach Einstellung deines Mandanten bekommt der neue Kunde nach dem Speichern automatisch eine Aktivierungsmail, mit der er sein Passwort für das Portal setzt.

Ein Login gilt bei allen Anbietern: Ist die Adresse schon bei Kursimple bekannt, bekommt der Kunde bei dir eine eigene Kartei und meldet sich mit seinem bisherigen Passwort an – statt der Aktivierungsmail erhält er einen Hinweis. Daten vom anderen Anbieter siehst du nicht. Hat bei dir schon eine Kartei diese Adresse, erscheint eine Fehlermeldung – dann die vorhandene bearbeiten.

Kunden ohne E-Mail-Adresse: Steht die Mandantenvariable EMAIL_IST_PFLICHT auf 0, ist das Feld wahlfrei. Ohne Adresse entsteht nur die Kartei – ohne Login und ohne E-Mail an den Kunden; buchen kann er dann nur über dich. Trägst du später beim Bearbeiten eine Adresse ein, bekommt er sein Login. Standard ist 1 (Pflichtfeld).

Telefon 1

Hauptnummer für Rückfragen und kurzfristige Absagen.

Bezeichnung des Feldes je nach Mandant anders.

Telefon 2

Zweite Nummer, meist Mobil.

Optional.

Straße

Straße der Rechnungsanschrift; Hausnummer ins Feld daneben.

Pflicht, wenn ein Sternchen am Feld steht.

Hausnummer

Hausnummer, ggf. mit Zusatz (12a).

Pflicht, wenn ein Sternchen am Feld steht.

PLZ

Postleitzahl der Rechnungsanschrift.

Pflicht, wenn ein Sternchen am Feld steht.

Ort

Wohn- bzw. Firmenort.

Pflicht, wenn ein Sternchen am Feld steht.

Land

Land der Anschrift; Auswahl gemäß Verwaltung → Länder.

Deutschland ist meist vorbelegt.

Geburtsdatum und Geburtsort

Geburtsdatum für altersgebundene Kurse und Nachweise; Geburtsort nur, wenn Zertifikate oder Behörden ihn verlangen.

Ob Pflicht, zeigt das Sternchen.

Kommentar, Web, Löschungstermin, Referent

„Kommentar“ = interne Notiz. „Web“ = Homepage. „Löschungstermin“ = wird automatisch nach der Aufbewahrungsfrist vorbelegt. „ist auch Referent“ = legt zusätzlich ein Referentenprofil an.

Der Kommentar ist für Kollegen gedacht; der Kunde sieht ihn nicht.

Tags

Tags vergibst du nach dem Anlegen in der Kundenkartei im Reiter „Tag“.

Nur bei eingeschalteten Tags sichtbar.

Zusatz, Member-Gutscheine und Bankeinzug

„Zusatz“ = freier Text, z. B. Verein oder alte Mitgliedsnummer; „Member-Gutscheine erlauben“ schaltet Mitglieder-Gutscheine frei. Im Reiter Bankverbindung: „Bankeinzug“ (Lastschrift erlaubt), „Rechnung per E-Mail“, „Bankeinzug zugestimmt“ (Herkunft der Erlaubnis).

Für Lastschrift brauchst du IBAN plus Haken „Bankeinzug“ – sonst ist die Zahlungsart in Bestellungen nicht wählbar.

IBAN

Kontonummer für Lastschriften, ohne Leerzeichen. Nur nötig, wenn der Kunde per Lastschrift zahlen soll.

Dazu den Haken „Bankeinzug“ setzen.

BIC

Bankkennung zur IBAN; für Auslandskonten nötig, sonst optional.

Aus dem Online-Banking des Kunden.

Die Newsletter-Einstellung erscheint erst nach dem Anlegen in der Kundenkartei; eine Anmeldung muss der Kunde per Mail bestätigen.

Ohne Zustimmung keinen Newsletter verschicken.

Datenschutzerklärung zugestimmt

Haken setzen, wenn der Kunde der Datenschutzerklärung zugestimmt hat – bei telefonischer Anmeldung bitte aktiv erfragen.

Im Portal geschieht das automatisch bei der Registrierung.

speichern

Legt den Kunden an („Kunde angelegt“). Danach: Teilnehmende und Rechnungsempfänger in der Kartei ergänzen, dann die erste Bestellung im Reiter „Bestellungen“.

Bei doppelter E-Mail wird das Speichern abgelehnt – dann existiert der Kunde schon. Je nach Mandanteneinstellung geht eine Aktivierungsmail an den Kunden.

abbrechen

Verwirft alle Eingaben; es wird kein Kunde angelegt.

Zurück zur Kundenliste.

Kunde aktiv

Neue Kunden sind aktiv und können sich im Portal anmelden. Deaktivieren können Administratoren später in der Kartei.

Der Schalter erscheint erst beim Bearbeiten.

Tags des Kunden

Oben die Tags, die der Kunde hat – Klick entfernt ein Tag. Unten die verfügbaren Tags – Klick fügt es hinzu. Jede Änderung wird sofort gespeichert („Tag übertragen“).

Tags sind deine eigenen Markierungen (z. B. „Mitglied 2027“, „Firmenkunde“, „Interesse Yoga“). Welche es gibt, legst du unter Verwaltung → Tags fest. In der Kundenliste filterst du danach und schickst Serienmails an alle Kunden mit einem Tag.

Zugeordnete Tags

Die Tags, die dieser Kunde bereits hat. Ein Klick auf ein Tag entfernt es sofort.

Die Farbe entspricht der Farbe in der Kundenliste; der Tag-Name erscheint beim Überfahren mit der Maus als Beschreibung.

Verfügbare Tags

Alle Tags, die der Kunde noch nicht hat. Ein Klick ordnet das Tag sofort zu; beliebig viele sind möglich.

Fehlt ein passendes Tag, legst du es unter Verwaltung → Tags an.

Teilnehmende bearbeiten

Geschlecht

Männlich, weiblich oder divers – wahlfrei. Unabhängig von der Anrede; gebraucht wird die Angabe vor allem für Statistiken (z. B. Teilnehmende nach Geschlecht).

Das Feld erscheint nur mit der Mandantenvariable GESCHLECHT = 1. Im Statistik-Baukasten wählst du es bei der Zeilenart „Teilnahme“ unter „Teilnehmer“. Führst du doppelte Teilnehmende zusammen, wird ein fehlendes Geschlecht ergänzt.

Anrede

Herr, Frau oder Divers – für Anschreiben, Listen und Zertifikate. Bei Kindern kann sie leer bleiben.

Optional.

Titel

Akademischer Titel, optional.

Erscheint auf Zertifikaten vor dem Namen.

Zusatz

Freies Feld (früher „Mitglied“), z. B. Verein oder alte Mitgliedsnummer. Ein Eintrag zeigt einen Stern in Listen und ist Voraussetzung für Mitglieder-Gutscheine.

Echte Mitgliedschaften mit Beitrag und Mitgliedsnummer verwaltest du im Modul Mitgliedschaften (Reiter „Mitgliedschaften“ der Kartei).

Member-Gutscheine erlauben

Haken setzen, damit die Person Gutscheine einlösen kann, die nur für Mitglieder gelten. Wirkt nur zusammen mit einem Eintrag im Feld „Mitglied“.

Ohne Haken lehnt das System Mitglieder-Gutscheine für diese Person ab.

Vorname

Pflichtfeld – so erscheint der Name auf Teilnehmerlisten und Zertifikaten.

Bitte keine Kosenamen.

Nachname

Pflichtfeld – auch wenn er vom Kunden abweicht.

Nach dem Nachnamen wird gesucht und sortiert.

Straße

Nur ausfüllen, wenn die Person woanders wohnt als der Kunde. Leer = Anschrift des Kunden.

Für Kinder normalerweise leer.

Hausnummer

Zur abweichenden Anschrift; sonst leer.

Optional.

Postleitzahl

Zur abweichenden Anschrift; sonst leer.

Optional.

Stadt

Zur abweichenden Anschrift; sonst leer.

Optional.

Land

Zur abweichenden Anschrift; sonst leer.

Optional.

Telefon

Eigene Festnetznummer der Person, falls sie selbst erreichbar sein soll. Sonst gilt die Nummer des Kunden.

Optional.

Mobil

Eigene Mobilnummer, z. B. bei Jugendlichen.

Optional.

Kontakt E-Mail

Eigene E-Mail-Adresse der Person. Ist sie eingetragen, gehen Serienmails und Zertifikate direkt an die Person statt an den Kunden.

Bei Kindern leer lassen.

Web

Homepage der Person, optional – praktisch bei Teilnehmenden, die selbst Anbieter sind.

Kann leer bleiben.

Kommentar

Interne Notiz für die Kursleitung: Allergien, Abholberechtigte, Besonderheiten. Erscheint in den Teilnehmerlisten.

Nur eintragen, was für den Kurs wirklich nötig ist.

Geburtsdatum

Für altersgebundene Kurse und Zertifikate. Je nach Mandanteneinstellung nur das Jahr oder das volle Datum.

Liegt das Alter außerhalb der Zielgruppe eines Kurses, wird der Name in Teilnehmerlisten rot markiert – du erkennst Fehlbuchungen sofort.

Geburtsort

Nur nötig, wenn Zertifikate oder Behörden (z. B. Fördernachweise) ihn verlangen.

Optional.

Löschungstermin

Datum, ab dem der Datensatz zur DSGVO-Löschung ansteht. Vorbelegt nach der Aufbewahrungsfrist; verlängern, solange die Person aktiv teilnimmt.

Das Datum löscht nichts sofort – es markiert den Datensatz für die Datenbereinigung.

Datenschutzerklärung zugestimmt

Haken, wenn die Zustimmung zur Datenschutzerklärung vorliegt – bei Minderjährigen durch die Eltern (den Kunden).

Im Portal wird die Zustimmung automatisch erfasst.

abbrechen

Schließt das Fenster, ohne zu speichern.

Eingaben gehen verloren.

speichern

Speichert die Änderungen und schließt das Fenster. Teilnehmerlisten und künftige Bestellungen verwenden die neuen Daten.

Vor- und Nachname sind Pflicht.

Person anlegen

Firma

Firmenname, falls die Person für eine Firma steht. Bei Familienmitgliedern leer lassen.

Optional.

Geschlecht

Männlich, weiblich oder divers – wahlfrei. Unabhängig von der Anrede; gebraucht wird die Angabe vor allem für Statistiken (z. B. Teilnehmende nach Geschlecht).

Anrede

Herr, Frau oder Divers – für Anschreiben, Listen und Zertifikate. Bei Kindern kann sie leer bleiben.

Optional.

Titel

Akademischer Titel, optional.

Erscheint auf Zertifikaten vor dem Namen.

Zusatz

Freies Feld (früher „Mitglied“), z. B. Verein oder alte Mitgliedsnummer. Ein Eintrag ist Voraussetzung für Mitglieder-Gutscheine.

Echte Mitgliedschaften mit Beitrag verwaltest du im Modul Mitgliedschaften.

Member-Gutscheine erlauben

Haken setzen, damit die Person Gutscheine einlösen kann, die nur für Mitglieder gelten. Wirkt nur zusammen mit dem Feld „Mitglied“.

Ohne Haken lehnt das System Mitglieder-Gutscheine ab.

Vorname

Pflichtfeld – so erscheint der Name auf Teilnehmerlisten und Zertifikaten.

Bitte keine Kosenamen.

Nachname

Pflichtfeld – auch wenn er vom Kunden abweicht.

Nach dem Nachnamen wird gesucht und sortiert.

Straße

Nur ausfüllen, wenn die Person woanders wohnt als der Kunde. Leer = Anschrift des Kunden.

Für Kinder normalerweise leer.

Hausnummer

Zur abweichenden Anschrift; sonst leer.

Optional.

Postleitzahl

Zur abweichenden Anschrift; sonst leer.

Optional.

Stadt

Zur abweichenden Anschrift; sonst leer.

Optional.

Land

Zur abweichenden Anschrift; sonst leer.

Optional.

Telefon

Eigene Festnetznummer der Person; sonst gilt die des Kunden.

Optional.

Mobil

Eigene Mobilnummer, z. B. bei Jugendlichen.

Optional.

Kontakt E-Mail

Eigene E-Mail-Adresse der Person. Ist sie eingetragen, gehen Serienmails und Zertifikate direkt an die Person statt an den Kunden.

Bei Kindern leer lassen.

Web

Homepage der Person, optional.

Kann leer bleiben.

Kommentar

Interne Notiz für die Kursleitung: Allergien, Abholberechtigte, Besonderheiten. Erscheint in den Teilnehmerlisten.

Nur eintragen, was für den Kurs nötig ist.

Geburtsdatum

Für altersgebundene Kurse und Zertifikate – bei Kinderkursen unbedingt eintragen. Je nach Mandanteneinstellung nur das Jahr oder das volle Datum.

Liegt das Alter außerhalb der Zielgruppe eines Kurses, wird der Name in Teilnehmerlisten rot markiert.

Geburtsort

Nur nötig, wenn Zertifikate oder Behörden ihn verlangen.

Optional.

Löschungstermin

Datum, ab dem der Datensatz zur DSGVO-Löschung ansteht. Vorbelegt nach der Aufbewahrungsfrist deines Mandanten.

Löscht nichts sofort – markiert den Datensatz für die Datenbereinigung.

Datenschutzerklärung zugestimmt

Haken, wenn die Zustimmung vorliegt – bei Minderjährigen durch die Eltern (den Kunden).

Im Portal wird die Zustimmung automatisch erfasst.

abbrechen

Schließt das Fenster, ohne die Person anzulegen.

Eingaben gehen verloren.

speichern

Legt die Person an („Das Familienmitglied wurde erfolgreich angelegt“). Danach kannst du sie in einer Bestellung als Teilnehmer wählen.

Vor- und Nachname sind Pflicht.

Rechnungsempfänger anlegen

Firma

Firmenname, der auf der Rechnung über dem Namen steht – bei Arbeitgebern, Vereinen, Behörden. Bei Privatpersonen als Empfänger leer lassen.

Für eine ordnungsgemäße Rechnung muss entweder Firma oder Name ausgefüllt sein.

Anrede

Anrede der Kontaktperson beim Rechnungsempfänger – für das Anschreiben zur Rechnung.

Optional.

Titel

Akademischer Titel der Kontaktperson, optional.

Erscheint in der Anschrift.

Zusatz

Freies Feld (früher „Mitglied“); für Rechnungsempfänger normalerweise leer.

Optional.

Member-Gutscheine erlauben

Für Rechnungsempfänger normalerweise ohne Bedeutung – Gutscheine werden vom Kunden eingelöst.

Kann leer bleiben.

Vorname

Vorname der Kontaktperson (z. B. in der Buchhaltung). Bei Firmen ohne feste Ansprechperson genügt ein Platzhalter wie „Buchhaltung“ im Nachnamen.

Erscheint in der Rechnungsanschrift.

Nachname

Nachname der Kontaktperson – erscheint in der Rechnungsanschrift.

Pflichtfeld.

Straße

Straße der Rechnungsanschrift – Pflicht für eine ordnungsgemäße Rechnung.

Hausnummer ins Feld daneben.

Hausnummer

Hausnummer der Rechnungsanschrift.

Ggf. mit Zusatz.

Postleitzahl

PLZ der Rechnungsanschrift.

Pflicht für eine ordnungsgemäße Rechnung.

Stadt

Ort der Rechnungsanschrift.

Pflicht für eine ordnungsgemäße Rechnung.

Land

Land der Rechnungsanschrift – bei Auslandsrechnungen wichtig für die Steuer.

Auswahl gemäß Verwaltung → Länder.

Telefon

Nummer für Rückfragen zur Rechnung, z. B. der Buchhaltung.

Optional.

Mobil

Mobilnummer der Kontaktperson, optional.

Kann leer bleiben.

Kontakt E-Mail

Die Adresse, an die Rechnungen für diesen Empfänger gemailt werden – z. B. rechnung@firma.de. Fehlt sie, bekommt der Kunde die Rechnung.

Auch Mahnungen gehen an diese Adresse.

Web

Homepage, optional.

Kann leer bleiben.

Kommentar

Interne Notiz zur Rechnungsstellung, z. B. Kostenstelle, Bestellnummer des Arbeitgebers oder „nur per Post“. Erscheint nicht auf der Rechnung.

Was auf die Rechnung soll, gehört in die Positionsbeschreibung.

Geburtsdatum

Für Rechnungsempfänger in der Regel nicht nötig.

Kann leer bleiben.

Geburtsort

Für Rechnungsempfänger in der Regel nicht nötig.

Kann leer bleiben.

Löschungstermin

Datum, ab dem der Datensatz zur DSGVO-Löschung ansteht. Vorbelegt nach der Aufbewahrungsfrist.

Beachte, dass Rechnungsdaten steuerlich lange aufzubewahren sind.

Datenschutzerklärung zugestimmt

Haken, wenn die Zustimmung vorliegt – bei Firmen in der Regel über den Vertrag mit dem Kunden.

Optional.

abbrechen

Schließt das Fenster, ohne den Rechnungsempfänger anzulegen bzw. zu ändern.

Eingaben gehen verloren.

speichern

Speichert den Rechnungsempfänger. Danach steht er bei Bestellungen dieses Kunden unter „Rechnungsempfänger“ zur Auswahl.

Bestehende Rechnungen ändern sich nicht.

Reiter der Kundenkarte

Reiter Ansprechpartner

Die eigentlichen Kunden: Sie haben ein Konto, bestellen und bekommen die Rechnung. Neue Kunden legst du hier an; Teilnehmende und Rechnungsempfänger gehören immer zu einem Ansprechpartner.

Beispiel Familie: Die Mutter ist Ansprechpartnerin, die Kinder sind Teilnehmende. Beispiel Firma: Die Personalabteilung ist Ansprechpartner, die Mitarbeitenden sind Teilnehmende, die Firma selbst kann Rechnungsempfänger sein.

Reiter Teilnehmende

Alle Personen, die an Kursen teilnehmen – auch ohne eigenes Konto, z. B. Kinder oder Mitarbeitende. Jede gehört zu einem Ansprechpartner, über den Bestellung und Rechnung laufen.

Suche hier, wenn du nur den Namen des Teilnehmers kennst (z. B. des Kindes) – in der Liste der Ansprechpartner würdest du ihn nicht finden.

Kunden

Alle Ansprechpartner deines Mandanten. Hier suchst du Kunden, öffnest ihre Kartei (Bestellungen, Rechnungen, Teilnehmende), legst neue Kunden an, schreibst Serienmails und exportierst Adressen.

Kunden finden: in die Filterfelder unter den Spaltenüberschriften tippen (Name, E-Mail, Telefon, Ort) – die Liste filtert sich beim Tippen. Über die Spaltenüberschriften sortierst du. Bei eingeschalteten Tags filtern die farbigen Schaltflächen oberhalb der Tabelle.

Kunde öffnen: Stift in der Zeile → die Kundenkartei mit den Reitern Kundendaten, Kurse, Bestellungen, Verlauf, Tags, Dokumente, Teilnehmende und Rechnungsempfänger.

Zeilenfarben: Rot = deaktivierter Kunde (nur für Administratoren sichtbar), Gelb = der Kunde ist auch Referent. Symbole neben der ID: Briefumschlag = darf Newsletter bekommen, Stern = Mitglied, „D“ = mögliche Dublette.

Neue Bestellung für einen Kunden: Kartei öffnen → Reiter „Bestellungen“ → „Neue Bestellung“.

Filtern nach Tag

Klick auf eine farbige Tag-Schaltfläche zeigt nur Kunden mit diesem Tag, z. B. alle „Firmenkunden“. „Kein Filter“ hebt die Auswahl auf.

Der Tag-Filter wirkt auch auf „Export aller Kunden“ – so exportierst du z. B. nur Vereinsmitglieder. Tags vergibst du in der Kundenkartei im Reiter „Tag“; welche Tags es gibt, legst du unter Verwaltung → Tags fest. Die Funktion erscheint nur, wenn Tags für deinen Mandanten eingeschaltet sind.

Dubletten prüfen

Für Manager und Admins: markiert Kunden, die doppelt angelegt sein könnten (gleicher Name oder gleiche E-Mail), mit einem gelben „D“. Klick auf das D zeigt die möglichen Doppelgänger und bietet das Zusammenführen an.

Beim Zusammenführen werden Bestellungen, Rechnungen, Teilnehmende und Verlauf des einen Kunden auf den anderen übertragen; vorher zeigt eine Vorschau, was passiert. Gibt es dieselbe Teilnehmende bei beiden Kunden, schlägt die Vorschau vor, sie gleich mit zusammenzuführen. Der Vorgang lässt sich nicht rückgängig machen – prüfe beide Karteien vorher.

„Dubletten-Prüfung ausblenden“ schaltet die Markierung wieder ab.

Doppelte Teilnehmende

Teilnehmende, die es bei beiden Kunden gibt: gleicher Vor- und Nachname, Geburtsdatum gleich oder nur bei einer angegeben. Angehakte Paare werden mit zusammengeführt.

Beispiel: Kunde A hat die Teilnehmenden A.1 und A.2, Kunde B hat B.1 und B.3, und B.1 ist dieselbe Person wie A.1. Wird B in A übernommen, geht B.1 in A.1 auf – mit allen Buchungen, Anwesenheiten und übrigen Verknüpfungen. B.3 wandert unverändert zu A. Danach hat A die Teilnehmenden A.1, A.2 und B.3.

Erhalten bleibt immer die Teilnehmende des Hauptdatensatzes; leere Angaben wie das Geburtsdatum werden aus der anderen ergänzt. Nimm das Häkchen weg, wenn zwei gleichnamige Personen verschieden sind. Paare, die nicht vorgeschlagen werden, führst du später im Reiter „Teilnehmende“ des Kunden zusammen.

Nur Mitglieder

Zeigt nur Kunden mit einer heute laufenden Mitgliedschaft (Modul Mitgliedschaften). Serienmail und Export übernehmen den Filter.

Das orange Badge mit Stern am Namen zeigt eine laufende Mitgliedschaft (der Tooltip nennt sie), ein umrandetes „ab …“ eine künftige. Dasselbe Badge siehst du überall, wo der Kunde erscheint – in Bestellungen, Rechnungen und Kursbuchungen. Der graue Stern in der Spalte Tags steht weiter für einen Eintrag im Feld „Zusatz“.

Auswahl

Kästchen zum Markieren von Kunden für die Schaltflächen unten: Serienmail, Export, Löschen (= deaktivieren). Das Kästchen in der Kopfzeile wählt alle Kunden der aktuellen Seite.

Für Aktionen über alle Kunden hinweg (nicht nur die Seite) nutzt du „Export aller Kunden“ oder die Serienmail mit Tag-Filter.

ID

Interne Nummer des Kunden. Zusammen mit dem Zusatz aus den Anwendungsdaten ergibt sie die Kundennummer auf Rechnungen. Symbole daneben: Briefumschlag = Newsletter erlaubt, Stern = Mitglied, „D“ = mögliche Dublette.

Nennt ein Kunde seine Kundennummer von der Rechnung, ziehe den Zusatz (Verwaltung → Variablen, KUNDENNUMMER_ZUSATZ) ab, um die ID zu erhalten – oder suche einfach nach dem Namen.

Tags

Farbige Markierungen des Kunden. Name des Tags beim Überfahren mit der Maus. Vergeben werden Tags in der Kundenkartei im Reiter „Tag“.

Tags eignen sich für alles, wonach du später filtern oder Serienmails schicken willst: Mitgliedsstatus, Firmenkunde, Interessen.

Unternehmen

Firmenname, falls der Kunde für eine Firma bucht. Erscheint auf Rechnungen über dem Namen.

Soll die Rechnung an eine andere Firma als den Kunden gehen, nutze stattdessen einen Rechnungsempfänger in der Kartei.

Titel

Akademischer Titel (Dr., Prof.), der in Anrede und Anschrift verwendet wird.

Sortierbar über die Spaltenüberschrift.

Anrede

Herr, Frau oder Divers – Grundlage für die Anrede in E-Mails, Rechnungen und Zertifikaten.

Fehlt die Anrede, verwenden Vorlagen eine neutrale Formulierung.

Vorname

Vorname des Kunden. Über den Stift in der Zeile öffnest du die Kundenkartei.

Sortierbar über die Spaltenüberschrift.

Nachname

Nachname des Kunden – die Liste ist danach sortiert. Klick auf die Überschrift kehrt die Sortierung um.

Bei Doppelnamen oder Namenswechsel hilft die Suche nach E-Mail oder Telefon.

Kontakt-E-Mail

Die Adresse für Bestätigungen, Rechnungen und Newsletter – zugleich der Anmeldename im Buchungsportal. Muss eindeutig sein.

Zwei Kunden mit derselben E-Mail sind nicht möglich; beim Anlegen erscheint dann die Meldung, dass die E-Mail schon existiert. Meist ist das ein Hinweis auf eine Dublette.

Telefon

Telefonnummer des Kunden als Anruf-Link. Die Bezeichnung der Spalte kann dein Mandant anpassen (z. B. „Festnetz“).

Für Rückfragen zu Buchungen und kurzfristige Absagen.

Straße

Straße und Hausnummer – Teil der Rechnungsanschrift.

Änderungen wirken auf neue Rechnungen; bestehende behalten ihre Anschrift.

PLZ

Postleitzahl – Teil der Rechnungsanschrift. Sortierbar, z. B. für regionale Auswertungen.

Im Filter reicht der Anfang, etwa „10“ für alle Berliner Bezirke.

Ort

Wohnort – Teil der Rechnungsanschrift.

Sortierbar über die Spaltenüberschrift.

Aktionen

Stift = Kundenkartei öffnen. Briefsymbol links daneben = Brief an diesen Kunden schreiben (wenn Briefe eingeschaltet sind). Person-Symbol daneben = der Kunde ist auch Referent (Klick öffnet das Referentenprofil). Bei inaktiven Kunden erscheint „Kunde reaktivieren“.

Die Kundenkartei ist die zentrale Seite je Kunde: Kundendaten, Kurse, Bestellungen (dort auch neue anlegen), Verlauf, Tags, Dokumente, Teilnehmende, Rechnungsempfänger.

Alle Filter zurücksetzen

Leert alle Filterfelder auf einmal. Erscheint nur, wenn ein Filter aktiv ist. Wenn du einen Kunden vermisst, klicke zuerst hier.

Einzelne Filter löschst du über das X neben dem Feld.

Nach Unternehmen filtern

Sucht im Firmennamen – ein Teil genügt.

Zeigt alle Ansprechpartner einer Firma.

Nach Vorname filtern

Sucht im Vornamen – ein Teil genügt, Groß-/Kleinschreibung egal.

Kombiniere mit dem Nachnamen, wenn der Name häufig ist.

Nach Nachname filtern

Sucht im Nachnamen – ein Teil genügt.

Teilnehmernamen (z. B. Kinder) werden hier nicht gefunden – dafür den Reiter „Teilnehmende“ nutzen.

Nach E-Mail filtern

Sucht in der Kontakt-E-Mail. Auch ein Teil wie „@firma.de“ ist sinnvoll, um alle Kunden einer Firma zu finden.

Praktisch, wenn ein Kunde schreibt und du nur die Absenderadresse siehst.

Nach Telefon filtern

Sucht in Telefon- und Mobilnummer. Ziffernfolge ohne Leerzeichen eingeben, z. B. die letzten Ziffern vom Display.

Ein Teil der Nummer genügt.

Nach Straße filtern

Sucht in der Straße – ein Teil genügt.

Z. B. um alle Kunden einer Sammeladresse (Wohnheim, Firma) zu finden.

Nach PLZ filtern

Sucht in der Postleitzahl. Auch der Anfang wie „10“ funktioniert.

Für regionale Aktionen mit Tag-Filter und Serienmail kombinierbar.

Nach Ort filtern

Sucht im Wohnort – ein Teil genügt.

Z. B. alle Kunden aus „Neustadt“.

Export Datev-Kundenstamm

Lädt die markierten Kunden im DATEV-Debitorenformat herunter, damit die Buchhaltung die Kundenstammdaten abgleichen kann. Nur sichtbar, wenn DATEV für deine Installation eingeschaltet ist.

Vorher Kunden anhaken. Die Kundennummer in der Datei ist ID plus Zusatz aus den Anwendungsdaten – dieselbe wie auf den Rechnungen.

Export ausgewählter Kunden

Lädt Name, Anschrift und Kontaktdaten der angehakten Kunden als Datei herunter, z. B. für Serienbriefe oder Etiketten.

Die Datei lässt sich in Excel öffnen. Für alle Kunden auf einmal nimmst du „Export aller Kunden“.

Export aller Kunden

Adressliste aller Kunden – unabhängig von Auswahl und Seite. Ist oben ein Tag-Filter gesetzt, werden nur Kunden mit diesem Tag exportiert.

Beachte den Datenschutz: Exportierte Dateien enthalten personenbezogene Daten und gehören nicht auf ungesicherte Rechner oder in E-Mails an Dritte.

Neuen Kunden erstellen

Legt einen neuen Ansprechpartner an. Pflicht sind Name und eine eindeutige E-Mail-Adresse. Teilnehmende (z. B. Kinder) und Rechnungsempfänger fügst du danach in der Kundenkartei hinzu.

Prüfe vor dem Anlegen mit dem E-Mail-Filter, ob der Kunde schon existiert – dieselbe E-Mail kann nicht zweimal vergeben werden. Je nach Einstellung deines Mandanten erhält der neue Kunde automatisch eine Aktivierungsmail für sein Portal-Konto.

Kunden importieren

Übernimmt viele Kunden auf einmal aus einer CSV-Datei, z. B. aus einem alten Programm oder einer Excel-Liste. Nur für Admins.

Du lädst die Datei hoch, ordnest die Spalten den Kundenfeldern zu und siehst im Probelauf, welche Kunden neu sind, welche es schon gibt und wo Angaben fehlerhaft sind. Angelegt werden nur die ausgewählten neuen Kunden – jeder gleich mit einem ersten Teilnehmer mit seinen Daten. Ein Login entsteht dabei nicht und es geht keine E-Mail raus.

Teilnehmende

Alle Personen, die an Kursen teilnehmen, mit ihrem Ansprechpartner. Hier findest du z. B. ein Kind über seinen Namen und gelangst zur Kartei der Eltern. Über die Kästchen wählst du Personen für Serienmails oder Exporte aus.

Teilnehmende haben kein eigenes Konto; Bestellungen und Rechnungen laufen immer über den Ansprechpartner (Spalte rechts). Neue Teilnehmende legst du in der Kundenkartei des Ansprechpartners im Reiter „Teilnehmende“ an.

Filtern über die Felder unter den Überschriften, sortieren über die Überschriften.

Auswahl

Kästchen zum Markieren für Serienmail oder Export. Serienmails gehen an die E-Mail der Person, ersatzweise an den Ansprechpartner.

Das Kästchen in der Kopfzeile wählt alle Personen der aktuellen Seite.

ID

Interne Nummer der Person, vom System vergeben.

Nicht die Kundennummer – die gehört zum Ansprechpartner.

Tags

Farbige Markierungen der Person (nicht des Ansprechpartners). Name beim Überfahren mit der Maus.

Tags an Teilnehmenden eignen sich z. B. für Leistungsstufen oder Gruppenzugehörigkeit.

Anrede

Herr, Frau oder Divers – für Anschreiben, Teilnehmerlisten und Zertifikate.

Bei Kindern kann die Anrede leer bleiben.

Vorname

Vorname der Person. Klick öffnet das Bearbeitungsfenster.

Sortierbar über die Überschrift.

Nachname

Nachname – Standardsortierung der Liste.

Kinder mit anderem Nachnamen als die Eltern findest du hier, nicht in der Kundenliste.

Geburtsjahr

Geburtsjahr der Person – wichtig für altersgebundene Kurse. Der Trichter in der Überschrift öffnet einen Von-bis-Filter, z. B. alle Jahrgänge 2015 bis 2017.

Die Spalte erscheint nur, wenn Geburtsdaten von Teilnehmenden für deinen Mandanten erfasst werden (Verwaltung → Variablen, PARTICIPANTS_DATEOFBIRTH).

Anmerkung

Interne Notiz zur Person, z. B. Allergien, Abholberechtigte oder Besonderheiten für die Kursleitung.

Erscheint auch in den Teilnehmerlisten der Kurse. Vertrauliche Gesundheitsdaten nur eintragen, wenn es für die Kursdurchführung nötig ist.

Kontakt-E-Mail

Eigene E-Mail-Adresse der Person, falls vorhanden. Fehlt sie, gehen Mails an den Ansprechpartner.

Bei Kindern meist leer.

Telefon

Eigene Telefonnummer der Person, ersatzweise nutzt du die des Ansprechpartners.

Als Anruf-Link hinterlegt.

Ansprechpartner

Der Kunde, zu dem die Person gehört – über ihn laufen Bestellung und Rechnung. Klick öffnet die Kundenkartei.

Für eine neue Buchung dieser Person: Kartei des Ansprechpartners → Reiter „Bestellungen“ → „Neue Bestellung“ → Person als Teilnehmer wählen.

Aktionen

Stift = Person im Dialog bearbeiten (Name, Geburtsdatum, Kontakt, Anmerkung).

Zum Löschen oder Umhängen zu einem anderen Ansprechpartner nutzt du den Reiter „Teilnehmende“ in der Kundenkartei.

Alle Filter zurücksetzen

Leert alle Filterfelder auf einmal. Erscheint nur, wenn ein Filter aktiv ist.

Einzelne Filter löschst du über das X neben dem Feld.

Nach Vorname filtern

Sucht im Vornamen der Person – ein Teil genügt.

Wirkt beim Tippen.

Nach Nachname filtern

Sucht im Nachnamen der Person – ein Teil genügt.

Wirkt beim Tippen.

Nach Geburtsjahr filtern

Vierstelliges Jahr eingeben, z. B. 2016. Für einen Bereich (2015 bis 2017) den Trichter in der Spaltenüberschrift nutzen.

Nur sichtbar, wenn Geburtsdaten erfasst werden.

Nach Anmerkung filtern

Sucht in der internen Notiz, z. B. „Allergie“.

Ein Teil des Textes genügt.

Nach E-Mail filtern

Sucht in der eigenen E-Mail der Person – nicht in der des Ansprechpartners.

Ein Teil genügt.

Nach Telefon filtern

Sucht in der Telefonnummer der Person. Ziffernfolge eingeben.

Ein Teil genügt.

Nach Ansprechpartner filtern

Sucht im Namen des zugehörigen Kunden – zeigt alle Teilnehmenden einer Familie oder Firma.

Ein Teil des Namens genügt.

Ausgewählte Exportieren

Lädt Name und Anschrift der angehakten Teilnehmenden als Datei herunter, z. B. für Namensschilder oder Serienbriefe.

Vorher Personen anhaken. Die Datei lässt sich in Excel öffnen.

Neuen Kunden erstellen

Legt einen neuen Ansprechpartner an – nicht eine Teilnehmende. Teilnehmende ohne eigenes Konto legst du in der Kundenkartei des Ansprechpartners im Reiter „Teilnehmende“ an.

Gibt es den Ansprechpartner schon (z. B. die Eltern), öffne seine Kartei über die Kundenliste.

Rechnungsempfänger

Alle Personen und Firmen, an die Rechnungen abweichend vom Kunden adressiert werden können – z. B. Arbeitgeber, Großeltern, Jugendamt. Angelegt werden sie in der Kundenkartei; hier siehst du sie mandantenweit mit ihrem Ansprechpartner.

Ein Rechnungsempfänger wird bei einer Bestellung oder in einem Rechnungsentwurf ausgewählt; die Rechnung trägt dann dessen Anschrift. Bezahlen muss trotzdem der Empfänger – mahne also dort.

Auswahl

Kästchen zum Markieren für Serienmail oder Export. Das Kästchen in der Kopfzeile wählt alle.

Z. B. um alle Firmen-Rechnungsempfänger über eine Preisänderung zu informieren.

ID

Interne Nummer des Rechnungsempfängers, vom System vergeben.

Nur intern relevant.

Vorname

Vorname des Rechnungsempfängers. Klick öffnet das Bearbeitungsfenster.

Bei Firmen steht der Firmenname im Bearbeitungsfenster unter „Firma“.

Nachname

Nachname – Standardsortierung der Liste.

Sortierbar über die Überschrift.

Anmerkung

Interne Notiz, z. B. „Rechnung immer mit Kostenstelle 4711“ oder „nur per Post“.

Erscheint nicht auf der Rechnung.

Kontakt-E-Mail

Die Adresse, an die Rechnungen für diesen Empfänger gemailt werden. Fehlt sie, bekommt der Ansprechpartner die Rechnung.

Bei Firmen z. B. die Buchhaltungsadresse.

Telefon

Telefonnummer des Rechnungsempfängers für Rückfragen zur Rechnung.

Als Anruf-Link hinterlegt.

Ansprechpartner

Der Kunde, zu dem der Rechnungsempfänger gehört. Klick öffnet die Kundenkartei.

Ein Rechnungsempfänger gilt nur für die Bestellungen dieses Kunden.

Aktionen

Stift = Rechnungsempfänger im Dialog bearbeiten (Firma, Name, Anschrift, E-Mail).

Änderungen wirken auf neue Rechnungen; bestehende behalten ihre Anschrift.

Liste Exportieren

Lädt Name und Anschrift der angehakten Rechnungsempfänger als Datei herunter.

Vorher Einträge anhaken.

Neuen Kunden erstellen

Legt einen neuen Ansprechpartner an – nicht einen Rechnungsempfänger. Rechnungsempfänger legst du in der Kundenkartei des Kunden im Reiter „Rechnungsempfänger“ an.

Ein Rechnungsempfänger braucht immer einen Kunden, zu dem er gehört.

Bestellungen des Kunden

Alle Bestellungen dieses Kunden mit Kursen, Betrag und Rechnungen. Hier legst du über „Neue Bestellung“ eine Buchung für den Kunden an – der reguläre Weg für telefonische oder schriftliche Anmeldungen.

Neue Buchung erfassen: Prüfe zuerst im Reiter „Teilnehmende“, ob die teilnehmende Person angelegt ist (bei Kindern nötig; der Kunde selbst zählt auch als Teilnehmer). Dann „Neue Bestellung“ → Kurstermin und Teilnehmer wählen → speichern → in der Bestellung „Bestätigung versenden“ und „Rechnung erstellen“.

Die Spalten entsprechen der Bestellliste; das Auge in der Zeile öffnet die Bestellung.

suchen

Sucht in Bestellnummer und Kurstitel der Bestellungen dieses Kunden. Begriff eingeben und „suchen“ klicken.

Leeres Feld und „suchen“ zeigt wieder alle Bestellungen.

Neue Bestellung

Öffnet die Bestellmaske für diesen Kunden: Kurstermin, Teilnehmer, Menge, Preis, Zahlungsart. Beim Speichern werden die Plätze belegt; eine Bestätigung schickst du danach aus der Bestellung heraus.

Fehlen dem Kunden Teilnehmende, weist die Maske darauf hin und bietet „Teilnehmer anlegen“ an. Für Lastschrift muss in den Kundendaten IBAN und Bankeinzug hinterlegt sein.

Bestellnummer

Nummer der Bestellung, wie sie der Kunde kennt. Klick öffnet die Bestellung mit Positionen, Rechnungen und Status.

Sortierbar über die Überschrift.

Ein oranger Stern hinter der Nummer kennzeichnet einen Mitgliedsantrag: Die Bestellung sammelt die Beitragsrechnungen eines Mitglieds. Fahr mit der Maus darüber, dann siehst du die Mitgliedschaft.

Kurstitel

Die gebuchten Kurse mit Termin und darunter die Teilnehmer je Position.

Klick auf Kurs oder Termin öffnet diese.

Datum

Das Bestelldatum – ab hier läuft die Widerrufsfrist. Sortierbar.

Die neuesten Bestellungen stehen oben.

Betrag

Der Endbetrag der Bestellung (brutto, nach Gutscheinen).

Ob bezahlt wurde, siehst du an den Rechnungen in der Spalte daneben.

Rechnungen

Die Rechnungen zur Bestellung mit Zahlstatus. Klick öffnet die Rechnung. Leer = noch keine Rechnung erstellt – das erledigst du in der Bestellung.

Bei mehreren Rechnungen (Teilrechnungen, Gutschriften) werden alle aufgeführt.

Kontakt-E-Mail

Die E-Mail-Adresse zum Zeitpunkt der Bestellung. Klick öffnet den Versanddialog mit dieser Bestellung als Bezug.

Hat der Kunde inzwischen eine neue Adresse, steht hier trotzdem die alte – der Versand nutzt die aktuelle Adresse aus den Kundendaten.

Telefon

Telefonnummer zum Zeitpunkt der Bestellung, als Anruf-Link.

Die aktuelle Nummer steht im Reiter „Kundendaten“.

Aktionen

Auge = Bestellung öffnen, Stift = bearbeiten (nur solange „In Wartestellung“), Papierflieger = Bestellbestätigung an den Kunden schicken.

Genau wie in der Bestellliste.

Kurse des Kunden

Alle Kurse, an denen der Kunde oder seine Teilnehmenden teilnehmen – über alle Bestellungen hinweg, mit Referent, Kategorie, Beginn und den Teilnehmern. Klick auf den Kurs öffnet ihn.

Nützlich für die Frage „Was hat dieser Kunde bei uns schon gemacht?“ – z. B. bei Aufbaukursen oder Treuerabatten. Die Buchungen selbst (Beträge, Rechnungen) stehen im Reiter „Bestellungen“.

Kurstitel

Der gebuchte Kurs; Klick öffnet die Kursdaten. Sortierbar.

Ein Kurs erscheint je gebuchtem Termin.

Referent

Wer den gebuchten Termin leitet – aus den Termindaten.

Sortierbar über die Überschrift.

Kategorie

Das Thema des Kurses aus den Kursdaten.

Sortierbar – so siehst du z. B. alle Sprachkurse des Kunden beieinander.

Startdatum

Beginn des gebuchten Termins. Sortierbar – künftige Kurse zuerst oder zuletzt.

Für Uhrzeiten und Kurstage den Termin im Kurs öffnen.

Kurskosten

Der Preis des Termins (brutto, ohne Gutscheine). Was tatsächlich berechnet wurde, steht in der Bestellung.

Sortierbar über die Überschrift.

Teilnehmer

Welche Personen des Kunden an diesem Termin teilnehmen – der Kunde selbst oder seine Teilnehmenden.

Änderungen an Teilnehmern nimmst du in der Bestellung vor.

Kursnummer

Die Kurs-Nummer aus den Kursdaten (deine eigene Kennung, z. B. aus dem Programmheft).

Leer, wenn im Kurs keine Nummer eingetragen ist.

Zusatzfelder Kunden/Teilnehmende

Hier legst du Felder an, die du zu Teilnehmenden, Kunden oder beiden ausfüllen kannst: Textfeld, Radio-Buttons (eine Auswahl) oder Checkboxen (Mehrfachauswahl bzw. ein einzelnes Häkchen).

Teilnehmer-Felder füllst du im Reiter „Teilnehmende“ einer Kundenkartei über aus, Kunden-Felder in „Kunde bearbeiten“ über „Zusatzangaben“. Aktive Felder kannst du im Statistik-Baukasten wählen: Teilnehmer-Felder bei der Zeilenart „Teilnahme“ (Gruppe „Teilnehmer-Zusatzfelder“), Kunden-Felder bei „Teilnahme“ und „Bestellung“ (Gruppe „Kunden-Zusatzfelder“).

Ein Feld, das du nicht mehr brauchst, setzt du auf „nicht aktiv“: Es verschwindet aus dem Fenster und der Statistik, die Angaben bleiben erhalten. Löschen entfernt das Feld mitsamt allen Angaben.

Eingeschaltet wird die Funktion mit der Mandantenvariable TEILNEHMER_ZUSATZ_FELDER = 1.

Reihenfolge

Mit den Pfeilen verschiebst du ein Feld nach oben oder unten – in dieser Reihenfolge erscheinen die Felder im Fenster der Teilnehmenden.

In der Statistik wählst du die Felder einzeln; ihre Reihenfolge dort legst du in der Vorlage fest.

Zusatzfeld anlegen oder bearbeiten

Bezeichnung (steht im Fenster und in der Statistik), Art und bei Radio-Buttons bzw. Checkboxen die Optionen, eine je Zeile.

Textfeld: freier Text, z. B. „Allergien“.
Radio-Buttons: genau eine Auswahl aus mindestens zwei Optionen, z. B. „Seepferdchen / Bronze / Silber / Gold“.
Checkboxen: mehrere Optionen ankreuzbar, z. B. „vegetarisch / laktosefrei / glutenfrei“. Ohne Optionen ein einzelnes Häkchen, z. B. „Fotoerlaubnis“ – in der Statistik ja/nein.

Benennst du eine Option um, bleiben schon gespeicherte Angaben in der alten Schreibweise stehen und erscheinen weiter im Fenster und in der Statistik.

Wo das Feld erscheint

Lege fest, ob das Feld für Teilnehmende, Kunden oder beide gilt und ob Kunden es im Checkout und in „Mein Konto“ selbst ausfüllen – freiwillig oder als Pflichtfeld.

Gilt für: Teilnehmer-Felder füllst du im Reiter „Teilnehmende“ aus, Kunden-Felder in „Kunde bearbeiten“.
Im Checkout: „freiwillig“ oder „Pflichtfeld“ fragt das Feld beim Buchen ab – Kunden-Felder bei der Anschrift, Teilnehmer-Felder je Teilnehmer. Steht dieselbe Person in mehreren Kursen, fragt der Checkout sie nur einmal. Angemeldete Kunden sehen ihre gespeicherten Angaben vorbelegt; die Angaben landen nach der Bestellung an der Kartei (auch bei Gast-Bestellungen), leer gelassene Felder löschen nichts.
Kategorien: Nur bei Kursen dieser Kategorien fragen, z. B. „Schwimmabzeichen“ nur bei Schwimmkursen. Leer heißt: bei jedem Kurs.
Hinweis für Kunden: steht im Checkout und in „Mein Konto“ unter dem Feld.
Teilnehmerliste: zeigt ein Teilnehmer-Feld in der Teilnehmerliste des Kurses (unter dem Namen) und auf der angehängten Seite „Weitere Angaben zu den Teilnehmenden“ der gedruckten Liste. Angaben wie Allergien sind Gesundheitsdaten – sie sehen nur, wer die Teilnehmenden des Termins sehen darf.

anlegen / speichern

Speichert das Feld. Ein neues Feld steht ans Ende der Liste; die Reihenfolge änderst du in der Liste mit den Pfeilen.

Nur aktive Felder erscheinen im Fenster der Teilnehmenden und im Statistik-Baukasten.

Weitere Angaben

Hier siehst und änderst du die Angaben, die der Anbieter zusätzlich wissen möchte – für dich oder eine Person, für die du buchst.

Ein Feld, das du leerst, wird gelöscht. Pflichtangaben fragt der Anbieter erst beim Buchen ab – hier kannst du jedes Feld auch leer lassen.

speichern

Übernimmt deine Angaben. Sie gelten ab sofort und sind beim nächsten Buchen vorbelegt.

„abbrechen“ führt ohne Änderung zurück.

Kunden importieren

Übernimm viele Kunden auf einmal aus einer CSV-Datei: hochladen, Spalten zuordnen, Probelauf prüfen, ausgewählte Kunden importieren.

Jeder angelegte Kunde bekommt gleich einen ersten Teilnehmer mit seinen Daten (wie bei „Kunde neu“). Ein Login entsteht nicht, es geht keine E-Mail raus – die Login-E-Mail trägst du bei Bedarf später in der Kundenkartei ein.

Schon vorhandene Kunden erkennt der Import an Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse (ohne Rücksicht auf Groß- und Kleinschreibung) und legt sie nicht doppelt an. In der Kundenkartei steht unten „Durch Import erfasst am …“.

Importiert wird immer in den Anbieter, bei dem du gerade angemeldet bist.

CSV-Datei

Eine Textdatei mit einer Zeile je Kunde, z. B. aus Excel über „Speichern unter → CSV (Trennzeichen-getrennt)“.

Umlaute dürfen in UTF-8 oder im Windows-Zeichensatz (Excel) kodiert sein, beides wird erkannt. Felder mit Trennzeichen oder Zeilenumbrüchen müssen in Anführungszeichen stehen – das macht Excel von selbst.

Die Datei bleibt höchstens einen Tag auf dem Server und wird nach dem Import gelöscht.

Trennzeichen

Womit die Spalten getrennt sind: Semikolon (deutsches Excel), Komma oder Tabulator. „automatisch erkennen“ reicht fast immer.

Stehen im nächsten Schritt alle Angaben in einer einzigen Spalte, war das Trennzeichen falsch – lade die Datei dann mit dem passenden Trennzeichen erneut hoch.

Gespeicherte Zuordnungen

Zuordnungen, die du beim Zuordnen unter einem Namen gespeichert hast. Sie passen auf jede Datei mit denselben Spaltennamen.

Übernommen werden sie im Schritt „Felder zuordnen“. Löschen entfernt nur die gespeicherte Zuordnung, keine Kunden.

Felder zuordnen

Wähle zu jedem Kundenfeld die Spalte der Datei, aus der es kommt. Vorname und Nachname sind Pflicht, Felder ohne Spalte bleiben leer.

Passende Spaltennamen (z. B. „Vorname“, „PLZ“, „E-Mail“) sind schon vorgeschlagen – prüfe sie trotzdem. Unten siehst du die ersten Datensätze der Datei zur Kontrolle.

Gespeicherte Zuordnung übernehmen

Setzt alle Felder so, wie du sie früher unter diesem Namen gespeichert hast.

Fehlt eine Spalte der gespeicherten Zuordnung in dieser Datei, erscheint ein Hinweis und das Feld bleibt ohne Zuordnung.

Spalte aus der Datei

Hinter jedem Spaltennamen steht ein Beispielwert aus dem ersten Datensatz. „— nicht übernehmen —“ lässt das Feld leer.

Straße und Hausnummer (in einer Spalte): trennt z. B. „Am Markt 12a“ in Straße und Hausnummer.
Geburtsdatum: z. B. 17.05.1980 oder 1980-05-17.
Land: Kürzel wie DE oder der Name wie „Deutschland“.
Geschlecht (nur mit eingeschaltetem Geschlecht): männlich/weiblich/divers oder m/w/d.
IBAN: wird auf Gültigkeit geprüft; ein Lastschriftmandat entsteht dadurch nicht.

Zuordnung speichern als

Mit einem Namen wird die Zuordnung beim „Probelauf starten“ gespeichert und steht beim nächsten Import zur Auswahl. Ein vorhandener Name wird überschrieben.

Leer lassen, wenn du die Zuordnung nur für diese Datei brauchst.

Probelauf starten

Prüft alle Datensätze mit dieser Zuordnung – gespeichert wird dabei noch nichts.

„abbrechen“ löscht die hochgeladene Datei, „andere Datei“ führt zurück zum Hochladen.

Probelauf

So würde der Import aussehen. Noch ist nichts gespeichert: Prüfe Fehler und Hinweise und wähle, welche neuen Kunden angelegt werden.

Fehlerhafte Datensätze korrigierst du in der Datei und lädst sie neu hoch – oder du lässt sie weg. Über „Zuordnung ändern“ kommst du zurück zur Zuordnung.

Status

neu = wird angelegt; vorhanden = Kunde mit gleichem Vorname, Nachname und E-Mail gibt es schon, er bleibt unverändert; Fehler = kann so nicht angelegt werden.

Hinweise (z. B. „Anschrift unvollständig“, „Ohne E-Mail-Adresse“) halten den Import nicht auf. Für eine Bestellung braucht der Kunde später aber eine vollständige Anschrift.

Fehler sind z. B. fehlender Vor- oder Nachname, eine ungültige E-Mail-Adresse, IBAN oder ein unlesbares Geburtsdatum, zu lange Angaben oder derselbe Kunde zweimal in der Datei.

Auswahl

Jeder neue Kunde ist angehakt. Entferne den Haken bei allen, die nicht angelegt werden sollen.

„alle auswählen“ und „keine auswählen“ setzen alle Haken auf einmal.

Kunden importieren

Legt die angehakten neuen Kunden an, jeden mit einem ersten Teilnehmer. Danach wird die hochgeladene Datei gelöscht.

Unmittelbar davor wird noch einmal geprüft: Ist ein Kunde inzwischen schon vorhanden, wird er übersprungen. Rückgängig machen lässt sich der Import nicht in einem Schritt – angelegte Kunden löschst du wie gewohnt in der Kundenliste.

Import abgeschlossen

Die Liste zeigt die angelegten Kunden mit Link zur Kundenkartei. Dort steht unten „Durch Import erfasst am …“.

Ein Login für das Buchungsportal legst du bei Bedarf in der Kundenkartei an, indem du die Login-E-Mail einträgst.

Datenschutz

Hier stehen alle Kunden, Teilnehmenden bzw. Referenten, deren Löschtermin heute oder früher liegt. Du kannst sie anonymisieren oder ihren Löschtermin verschieben.

Den Löschtermin einer Kartei setzt Kursimple beim Anlegen nach der Frist aus Verwaltung → Anwendungsdaten; du änderst ihn in der Kartei.

Inaktive (gelöschte) Karteien stehen auch hier, denn ihre Daten sind noch gespeichert. Anonymisierte Karteien erscheinen nicht mehr.

Jeder Knopf führt erst auf eine Seite, die den geplanten Vorgang komplett aufführt. Erst dort bestätigst du ihn.

Auswahl

Hake die Personen an, mit denen du etwas tun willst. Das Häkchen oben wählt alle auf dieser Seite aus.

Eine Seite zeigt 100 Personen. Größere Mengen arbeitest du Seite für Seite ab.

Löschtermin

Ab diesem Tag soll die Kartei gelöscht bzw. anonymisiert werden.

Liegt er heute oder früher, steht die Person in dieser Liste.

anonymisieren

Leert Name, Anschrift (PLZ und Ort bleiben), Geburtsdatum, Kontakt- und Bankdaten der ausgewählten Karteien. Bestellungen und Rechnungen bleiben unverändert.

Ein Kunde nimmt seine Teilnehmenden und Rechnungsempfänger mit, ein Referent seine Kundenkartei samt Teilnehmenden.

Dazu gehen Kundenhistorie, Dokumente, Tags, Zusatzangaben, Zusatzformular-Antworten, Newsletter-Anmeldungen, E-Learning-Zertifikate, Referentenbilder und -texte sowie Mails ohne Bezug zu einer Bestellung oder Rechnung. Der Login wird von deinem Angebot gelöst; gehört er sonst nirgends hin, werden Login und Keycloak-Konto gelöscht.

Gesperrt ist eine Person mit laufender oder künftiger Buchung, offener Rechnung, laufender Mitgliedschaft oder laufendem Abo, künftigem Termin als Referent oder freigeschaltetem E-Learning – dann bleibt sie samt zugehörigen Karteien unverändert.

Termine um 1 Jahr erweitern

Setzt den Löschtermin der ausgewählten Personen ein Jahr später. Liegt er dann noch in der Vergangenheit, gilt heute in einem Jahr.

Teilnehmende eines Kunden ändern sich dabei nicht mit, sie haben ihre eigene Liste.

Termin nach letzter Bestellung setzen

Setzt den Löschtermin auf die Frist aus Verwaltung → Anwendungsdaten nach der letzten Bestellung.

Kunde: seine letzte Bestellung. Teilnehmende: die letzte Bestellung, in der sie gebucht sind. Referent: das Ende seines letzten Termins oder seine letzte eigene Bestellung, was später ist.

Personen ohne Bestellung bleiben unverändert. Liegt der neue Termin noch in der Vergangenheit, bleibt die Person in der Liste.

Wird anonymisiert

Je ausgewählter Person die Karteien, die mit ihr anonymisiert werden, und was mit dem Login geschieht.

Eingerückt stehen Teilnehmende und Rechnungsempfänger eines Kunden.

Gesperrt

Diese Personen bleiben unverändert – mit dem Grund. Ist eine zugehörige Kartei gesperrt, bleibt die ganze Gruppe.

Gründe: laufende oder künftige Buchung, offene Rechnung, laufende Mitgliedschaft oder laufendes Abo, künftiger Termin als Referent, freigeschaltetes E-Learning oder deine eigene Kartei.

Bestätigung

Ohne dieses Häkchen wird nichts anonymisiert.

Für dich ist das Anonymisieren nicht umkehrbar.

Löschtermine verschieben

Die Tabelle zeigt je Person den bisherigen und den neuen Löschtermin. „Löschtermine übernehmen“ speichert die neuen.

Personen ohne neuen Termin (z. B. ohne Bestellung) bleiben unverändert.

Sicherung

Bis zu diesem Tag lässt sich zurückspielen. Danach löscht der tägliche Lauf die Sicherung endgültig, der Vorgang bleibt ohne Daten als Nachweis stehen.

Der Lauf ist der Befehl app:datenschutz:sicherungen --apply.

Anonymisierung

Die Karteien dieses Vorgangs mit Rolle und was mit ihrem Login geschah. Einzelne Karteien spielst du über „zurückspielen“ zurück.

Namen stehen hier, solange die Sicherung besteht.

Login

„gelöscht“: Login und Keycloak-Konto wurden gelöscht. „vom Mandanten gelöst“: Der Login gehört noch zu einem anderen Anbieter oder lässt sich nicht löschen.

Beim Zurückspielen entsteht ein gelöschter Login ohne Passwort neu; die Person setzt es über „Passwort vergessen“.

Ganzen Vorgang zurückspielen

Spielt alle noch nicht zurückgespielten Karteien dieses Vorgangs zurück.

Auch gemeinsame Mails eines Kunden und seiner Teilnehmenden kommen so vollständig zurück.

Zurückspielen bestätigen

Diese Karteien bekommen ihre Daten aus der Sicherung zurück. Danach stehen sie mit ihrem alten Löschtermin wieder in der Datenschutz-Liste.

Ist die E-Mail eines gelöschten Logins inzwischen anders vergeben, kommt die Kartei ohne Login zurück – die Meldung danach sagt es.