Bestellungen, Warteliste & Widerruf

Bestellungen

Bestellungen

Hier landet jede Buchung – egal ob der Kunde sie selbst im Buchungs-Frontend gemacht hat oder du sie in der Verwaltung angelegt hast. Von hier aus prüfst du neue Bestellungen, erstellst Rechnungen und verschickst Bestätigungen.

Die Liste zeigt alle Bestellungen deines Mandanten, die neuesten zuerst. Jede Zeile ist eine Bestellung mit den gebuchten Kursen, dem Kunden, den Rechnungen und dem Bearbeitungsstand.

So arbeitest du die Liste typischerweise ab:

1. Filtere im Feld „Status“ nach „In Wartestellung“ – das sind die Bestellungen, die noch niemand angefasst hat.
2. Öffne eine Bestellung über das Auge-Symbol und prüfe Kunde, Termin und Teilnehmer.
3. Erstelle dort die Rechnung („Rechnung erstellen“) und schließe sie ab – die Bestellung wechselt dabei automatisch auf „In Bearbeitung“.
4. Ist alles erledigt, setze den Status auf „fertig“ bzw. „bezahlt“.

Sortieren: Klick auf eine Spaltenüberschrift (ID, Nummer, Kurstitel, Datum, Kunde). Filtern: in die Felder unter den Überschriften tippen – die Liste aktualisiert sich von selbst. Blättern: über die Seitenzahlen oberhalb der Tabelle.

Neue Bestellung anlegen: Das geht nicht hier, sondern aus der Kundenkartei heraus. Öffne den Kunden, wechsle in den Reiter „Bestellungen“ und klicke auf „Neue Bestellung“. So ist sichergestellt, dass Adresse und Teilnehmer des Kunden übernommen werden.

Nummer

Die Bestellnummer, die der Kunde in seiner Bestätigung erhalten hat. Nennt ein Kunde am Telefon eine Nummer, ist das diese.

Die Bestellnummer wird beim Anlegen fortlaufend vergeben und ändert sich danach nie mehr. Sie steht in der Bestellbestätigung, auf der Rechnung und wird vom Kunden im Widerrufsformular angegeben.

Tipp: Fragt ein Kunde nach seiner Buchung, gib die Nummer in das Filterfeld „Nummer…“ ein – ein Teil der Nummer genügt.

Ein oranger Stern hinter der Nummer kennzeichnet einen Mitgliedsantrag: Die Bestellung sammelt die Beitragsrechnungen eines Mitglieds. Fahr mit der Maus darüber, dann siehst du die Mitgliedschaft.

Kurstitel

Was gebucht wurde: je Position der Kurs, der Termin und darunter die Teilnehmer. Klick auf den Kurs öffnet den Kurs, Klick auf das Datum den Termin.

Eine Bestellung kann mehrere Positionen enthalten, zum Beispiel zwei Kurse oder einen Kurs plus Materialkosten. Je Position siehst du:

• den Kurstitel – Klick öffnet den Kurs
• in Klammern den Termin mit Uhrzeit – Klick öffnet den Kurstermin
• darunter die Teilnehmer – Klick öffnet die Teilnehmerliste des Kunden; ein Sternchen bedeutet, dass der Teilnehmer bei der Buchung eine Anmerkung hinterlassen hat (im Tooltip lesbar)
• ein grünes Abzeichen, wenn ein Gutschein auf die Position angewendet wurde
• ein farbiges Abzeichen, wenn zum Kurs ein Zusatzformular gehört (z. B. Gesundheitsbogen) – solange es nicht ausgefüllt ist, kannst du per Klick die Formular-E-Mail erneut schicken

Datum

Der Tag, an dem die Bestellung eingegangen ist. Ab hier läuft die Widerrufsfrist des Kunden.

Bei Buchungen über das Frontend ist das der Tag der Buchung. Bei Bestellungen, die du selbst anlegst, ist das heutige Datum vorbelegt – du kannst es in der Bearbeitungsmaske ändern, wenn du z. B. eine telefonische Buchung von letzter Woche nachträgst.

Das Datum bestimmt außerdem, in welchem Monat die Bestellung in den Kennzahlen auf dem Dashboard erscheint.

Kunde

Wer bestellt hat. Klick öffnet die Kundenkartei. Die farbigen Quadrate sind Tags des Kunden – den Namen des Tags siehst du, wenn du mit der Maus darüberfährst.

Der Besteller ist die Person, die die Rechnung bekommt. Er muss nicht selbst am Kurs teilnehmen – Kinder oder Partner stehen als Teilnehmer in der Spalte „Kurstitel“.

Steht hier „Kunde nicht aktiv“, wurde der Kunde inzwischen deaktiviert. Die Bestellung bleibt trotzdem vollständig erhalten.

Adresse

Die Anschrift des Kunden, wie sie zum Zeitpunkt der Bestellung war. Zieht der Kunde später um, bleibt hier die alte Adresse stehen.

Das ist Absicht: Rechnungen müssen auch Jahre später noch zu der Adresse passen, an die sie geschickt wurden. Die aktuelle Anschrift findest du immer in der Kundenkartei.

Soll eine noch nicht abgerechnete Bestellung die neue Adresse bekommen, korrigiere zuerst den Kunden und speichere dann die Bestellung in der Bearbeitungsmaske einmal neu – dabei wird die Adresse frisch übernommen.

Kontakt

E-Mail und Telefon des Kunden. Klick auf die E-Mail-Adresse öffnet den Versanddialog mit dieser Bestellung als Bezug, Klick auf die Telefonnummer startet einen Anruf.

Über den Versanddialog schreibst du dem Kunden direkt aus der Liste heraus, etwa wenn ein Termin verschoben wird. Die Mail wird im E-Mail-Verlauf mit Bezug zu dieser Bestellung gespeichert, sodass du später nachvollziehen kannst, was du dem Kunden geschrieben hast.

Rechnungsnummer

Die Rechnungen zu dieser Bestellung. Klick öffnet die Rechnung. Ist die Spalte leer, wurde noch keine Rechnung erstellt – das erledigst du in der Detailansicht.

Zu einer Bestellung können mehrere Rechnungen gehören: zum Beispiel eine Teilrechnung je Kurs oder nach einer Stornierung die Rechnung plus die zugehörige Gutschrift.

Leer? Dann öffnest du die Bestellung über das Auge-Symbol, hakst die Positionen an und klickst auf „Rechnung erstellen“.

Status

Der Bearbeitungsstand. Ein Klick auf den Status schaltet nach Rückfrage einen Schritt weiter: In Wartestellung → In Bearbeitung → fertig. Ein gelbes Abzeichen „Widerruf“ bedeutet: Erst den Widerruf entscheiden, dann weiterarbeiten.

Die Zustände bedeuten:

• In Wartestellung – neu eingegangen, noch nicht bearbeitet. Nur in diesem Zustand kann die Bestellung noch bearbeitet werden.
• In Bearbeitung – du hast angefangen; wird beim Erstellen einer Rechnung automatisch gesetzt.
• fertig – abgeschlossen, nichts mehr zu tun.
• bezahlt – der Kunde hat gezahlt (setze den Status, wenn du den Zahlungseingang verbucht hast).
• storniert – aufgehoben; die Plätze sind wieder frei.

Klick auf den Status: Nach einer Sicherheitsabfrage springt die Bestellung einen Schritt weiter (In Wartestellung → In Bearbeitung → fertig → wieder In Wartestellung). Dabei wird nur der Status geändert – es werden keine Mails verschickt und keine Rechnungen erzeugt. Für „bezahlt“ und „storniert“ nutzt du die Detailansicht.

Widerruf anhängig: Das gelbe Abzeichen zeigt, dass der Kunde über das Frontend widerrufen hat. Klicke darauf, um zur Widerrufsverwaltung zu gelangen und den Vorgang zu entscheiden, bevor du eine Rechnung schreibst.

Aktionen

Auge = Bestellung ansehen, Stift = bearbeiten (nur solange „In Wartestellung“), Papierflieger = Bestellbestätigung an den Kunden schicken.

• Ansehen (Auge): öffnet die Detailansicht mit allen Positionen, Rechnungen und dem Statusformular. Hier passiert die eigentliche Arbeit.
• Bearbeiten (Stift): öffnet die Bearbeitungsmaske, um Termin, Teilnehmer, Preise oder Zahlungsart zu ändern. Der Stift erscheint nur, solange die Bestellung „In Wartestellung“ ist – danach existieren meist schon Rechnungen, und Änderungen laufen über Storno und Neuanlage.
• Bestätigung versenden (Papierflieger): schickt dem Kunden die Bestellbestätigung mit allen Positionen. Nutze das, wenn du eine Bestellung selbst angelegt hast (dann geht keine Mail automatisch raus) oder der Kunde die Bestätigung nicht bekommen hat.

Alle Filter zurücksetzen

Löscht alle Filterfelder auf einmal und zeigt wieder die komplette Liste. Erscheint nur, wenn gerade ein Filter aktiv ist.

Wenn du Bestellungen vermisst, prüfe zuerst, ob noch ein Filter gesetzt ist – zum Beispiel ein Status oder ein Rest im Feld „Kunde…“. Ein Klick hier räumt alles ab.

Nach Bestellnummer filtern

Tippe die Bestellnummer aus der Kundenanfrage ein – ein Teil davon reicht. Die Liste filtert sich beim Tippen.

Das X neben dem Feld löscht nur diesen Filter. Findet sich nichts, prüfe, ob der Kunde vielleicht die Rechnungsnummer genannt hat – dafür gibt es das Feld „Rechnungsnr…“.

Nach Kurstitel filtern

Zeigt nur Bestellungen, in denen ein Kurs mit diesem Text vorkommt. Praktisch, um alle Buchungen zu einem Kurs zu sehen, etwa vor einer Terminverschiebung.

Durchsucht werden die Kurstitel aller Positionen. Willst du alle Teilnehmer eines Kurses auf einmal anschreiben, ist der Weg über den Kurs selbst (Reiter „Teilnehmer“) meist bequemer.

Nach Kunde filtern

Sucht im Vor- und Nachnamen des Bestellers. Teilnehmernamen (z. B. das Kind) werden hier nicht gefunden – dafür nutzt du die Suche in der Kundenkartei.

Ein Teil des Namens genügt, Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle.

Nach Kontakt filtern

Sucht in E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Hilfreich, wenn ein Kunde anruft und du nur die Nummer auf dem Display siehst.

Auch hier reicht ein Teil der Adresse, zum Beispiel nur die Domain „@firma.de“, um alle Bestellungen einer Firma zu finden.

Nach Rechnungsnummer filtern

Findet die Bestellung zu einer Rechnungsnummer, etwa wenn auf einem Kontoauszug nur die Rechnungsnummer steht.

Gib die Nummer oder einen Teil davon ein. Die gefundene Bestellung zeigt in der Spalte „Rechnungsnummer“ alle zugehörigen Rechnungen.

Nach Status filtern

Zeigt nur Bestellungen in einem bestimmten Zustand. Wähle „In Wartestellung“, um alle noch unbearbeiteten Bestellungen abzuarbeiten.

Besonderheit „Warteliste“: zeigt Bestellungen, bei denen mindestens ein Teilnehmer auf einen freien Platz wartet. Dieselben Vorgänge findest du übersichtlicher im Menüpunkt „Warteliste“.

„Mitgliedschaften“ (nur mit eingeschaltetem Modul): zeigt die Mitgliedsanträge. An jedem sammeln sich die Beitragsrechnungen eines Mitglieds; seine Summe ist die Summe dieser Rechnungen.

„Alle“ hebt den Filter wieder auf.

Bestelldetails

Bestelldetails

Die Arbeitsseite zu einer Bestellung: Hier prüfst du die Angaben, erstellst und verschickst die Rechnung, setzt den Status oder stornierst.

Die Seite ist von oben nach unten aufgebaut:

1. Kopfdaten – Kunde, Adresse, Kontakt, Zahlungsart, Gutschein und die gebuchten Kurse mit Kommentaren und Zusatzformularen.
2. Status – Bearbeitungsstand setzen.
3. Reservierungen – nur sichtbar, wenn Teilnehmer auf der Warteliste stehen.
4. Bestellposten – die Positionen mit Preisen; hier hakst du an, was in die Rechnung soll.
5. Rechnungen – alle Rechnungen und Gutschriften mit ihren Aktionen sowie die Schaltfläche „Rechnung erstellen“.

Der übliche Ablauf bei einer neuen Bestellung: Positionen prüfen → „Rechnung erstellen“ → in der Rechnungsliste „Rechnung schließen und versenden“ → später bei Zahlungseingang Status auf „bezahlt“ setzen.

Ganz unten links steht „diese Bestellung stornieren“ – der Weg, wenn der Kunde absagt.

Bestellung bearbeiten

Öffnet die Bearbeitungsmaske für Termin, Teilnehmer, Preise, Zahlungsart und Bestelldatum. Die Schaltfläche gibt es nur, solange die Bestellung „In Wartestellung“ ist.

Sobald du eine Rechnung erstellt oder den Status weitergeschaltet hast, verschwindet die Schaltfläche. Der Grund: Eine bereits abgerechnete Bestellung darf sich nicht mehr still verändern.

Du musst trotzdem etwas ändern? Dann stornierst du die betroffene Rechnung (Abschnitt „Rechnungen“), setzt den Status im Statusformular zurück auf „In Wartestellung“ und bearbeitest anschließend. Oder du stornierst die ganze Bestellung und legst sie aus der Kundenkartei neu an.

Bestätigung versenden

Schickt dem Kunden die Bestellbestätigung mit allen Positionen. Beim Anlegen in der Verwaltung geht keine Bestätigung automatisch raus – klicke hier, wenn der Kunde eine haben soll.

Die Mail wird aus der Vorlage für Bestellbestätigungen deines Mandanten erzeugt (Verwaltung → Anwendungsdaten) und im E-Mail-Verlauf mit Bezug zu dieser Bestellung gespeichert. Danach landest du wieder in der Bestellliste mit der Meldung „Bestellbestätigung ist versendet“.

Du kannst die Bestätigung beliebig oft schicken, etwa wenn der Kunde sie nicht gefunden hat. Enthält die Bestellung keine Positionen, erscheint stattdessen eine Fehlermeldung.

Status

Der aktuelle Bearbeitungsstand – nur zur Anzeige. Ändern kannst du ihn weiter unten im Abschnitt „Status“.

Was die einzelnen Zustände bedeuten, steht in der Hilfe zur Spalte „Status“ in der Bestellliste. Kurz: „In Wartestellung“ = neu, „In Bearbeitung“ = Rechnung erstellt, „fertig“/„bezahlt“ = abgeschlossen, „storniert“ = aufgehoben.

Widerruf

Erscheint nur, wenn der Kunde diese Bestellung über das Frontend widerrufen hat. Entscheide den Widerruf zuerst – bei Genehmigung wird die Bestellung automatisch storniert.

Du siehst Datum und Uhrzeit des Eingangs und, falls angegeben, die Begründung des Kunden. Über die gelbe Schaltfläche gelangst du in die Widerrufsverwaltung, wo du den Widerruf stattgibst oder ihm widersprichst.

Wichtig: Erstelle keine neue Rechnung, solange der Widerruf offen ist. Bei Genehmigung storniert das System die Bestellung samt Rechnungen und schreibt dem Kunden – du musst dann nichts mehr von Hand erledigen.

Zahlungsart

Wie der Kunde zahlen möchte: Rechnung, Lastschrift, PayPal oder Barzahlung. Bei Lastschrift steht daneben die IBAN, mit der die Bestellung gemacht wurde.

Die Zahlungsart bestimmt, was mit der Rechnung passiert: Bei Rechnung überweist der Kunde, bei Lastschrift landet die geschlossene Rechnung im SEPA-Export zum Einzug, bei Barzahlung kassierst du vor Ort, PayPal wurde bereits im Frontend bezahlt. Bei Online-Zahlung (pmPayment) zahlt der Kunde nach dem Buchen auf der Bezahlseite von GovConnect; die Rechnung gilt erst als bezahlt, wenn GovConnect die Zahlung bestätigt. Ohne Zahlung wird die Bestellung nach 24 Stunden storniert.

Gelbe Schaltfläche neben der IBAN? Dann hat der Kunde in seiner Kundenkartei inzwischen eine andere IBAN als zum Bestellzeitpunkt. Ein Klick übernimmt nach Rückfrage die aktuelle Kunden-IBAN in diese Bestellung. Tu das, bevor du die Rechnung schließt, sonst wird vom alten Konto eingezogen.

Die Zahlungsart selbst änderst du über „Bestellung bearbeiten“ (nur solange „In Wartestellung“).

Gutschein

Erscheint nur, wenn der Kunde im Frontend einen Gutschein für die ganze Bestellung eingelöst hat. Der Rabatt ist unten im Endbetrag bereits abgezogen.

Angezeigt werden Code und Rabattbetrag. Gutscheine, die nur für eine einzelne Position gelten, siehst du stattdessen als grünes Abzeichen direkt bei der Position.

Der Gutschein kann hier nicht entfernt oder geändert werden. Ist er falsch, storniere die Bestellung und lege sie neu an; in der Bearbeitungsmaske lassen sich Gutscheine je Position zuordnen.

Kurse und Kommentare

Die gebuchten Kurse mit Termin, Teilnehmern und allem, was der Kunde bei der Buchung dazugeschrieben hat. Lies das vor der Rechnung einmal durch.

Je Kurs siehst du den Termin (Klick öffnet ihn), die Teilnehmer und – falls vorhanden – den Bestellkommentar des Kunden sowie Anmerkungen zu einzelnen Teilnehmern. Solche Kommentare enthalten oft wichtige Hinweise wie „bitte Rechnung an Arbeitgeber“ oder „Allergie“.

Gehört zum Kurs ein Zusatzformular (etwa ein Gesundheitsbogen), stehen die Antworten des Kunden hier. Wurde das Formular noch nicht ausgefüllt, zeigt das Abzeichen das an; über das Abzeichen in der Bestellliste kannst du die Formular-E-Mail erneut schicken.

Webhook

Nur relevant, wenn dein Mandant Bestellungen an ein anderes Programm übergibt (z. B. eine Mitgliederverwaltung). Die Schaltfläche schickt die Bestellung dorthin noch einmal.

Ist in den Mandanteneinstellungen eine Webhook-Adresse hinterlegt, meldet kursimple jede Bestellung automatisch an dieses Programm. Wenn die Übermittlung fehlgeschlagen ist oder das Zielsystem die Daten verloren hat, klicke hier – je aktivem Teilnehmer wird eine Meldung gesendet, und du siehst anschließend, wie viele erfolgreich waren.

Ist keine Webhook-Adresse eingerichtet, erscheint eine entsprechende Meldung und nichts passiert.

Rechnungsempfänger

Zeigt, an wen die Rechnung adressiert ist, falls nicht an den Besteller selbst – zum Beispiel an den Arbeitgeber oder die Großeltern.

Die Zeile erscheint erst, wenn eine Rechnung existiert, und zeigt die Anschrift der ersten Rechnung. Ein abweichender Rechnungsempfänger wird in der Bearbeitungsmaske aus den beim Kunden hinterlegten Rechnungsempfängern gewählt.

Falscher Empfänger? Rechnung stornieren, Bestellung auf „In Wartestellung“ setzen, in der Bearbeitungsmaske den richtigen Empfänger wählen und die Rechnung neu erstellen.

Status setzen

Wähle den neuen Bearbeitungsstand und klicke auf „Status setzen“. Typisch: nach Zahlungseingang auf „bezahlt“, nach Abschluss auf „fertig“.

Der Status ist eine reine Arbeitsmarkierung für dich und dein Team. Beim Setzen passiert sonst nichts: keine Mail, keine Rechnung, keine Platzfreigabe.

• In Wartestellung – setze zurück, wenn du die Bestellung noch einmal bearbeiten musst (die Schaltfläche „Bestellung bearbeiten“ erscheint dann wieder).
• In Bearbeitung – wird beim Erstellen einer Rechnung automatisch gesetzt.
• fertig – alles erledigt.
• bezahlt – Geld ist da.

Nicht über den Status stornieren: Dafür gibt es unten links „diese Bestellung stornieren“. Nur dieser Weg gibt die Kursplätze frei und erzeugt die Gutschriften. Bei einer stornierten Bestellung ist das Formular ausgeblendet.

Downloads

Für Download-Artikel dieser Bestellung: Status der Freigabe, Zustimmung zum sofortigen Download und wie oft geladen wurde. Mit „freigeben“ schaltest du den Download von Hand frei, z. B. bei Barzahlung an der Kasse.

Automatisch freigegeben wird bei PayPal sofort, bei Online-Zahlung (pmPayment), sobald GovConnect die Zahlung bestätigt, bei Rechnung und Barzahlung, sobald die Rechnung bezahlt ist, und bei Lastschrift mit dem SEPA-Export. Mit der Freigabe geht der Link per E-Mail an die Adresse der Bestellung.

• Link senden – schickt einen neuen Link; der bisherige gilt dann nicht mehr.
• Zähler zurücksetzen – alle Dateien lassen sich wieder bis zur Grenze laden.
• sperren – z. B. nach einer Rücklastschrift. Bei Storno ist der Download ohnehin gesperrt.
• Zahlung prüfen – legt fehlende Freigaben an und gibt frei, wenn die Zahlung da ist.

Reservierungen

Teilnehmer dieser Bestellung, die auf einen freien Platz warten, weil der Termin bei der Buchung voll war. Sie werden noch nicht berechnet.

Der Abschnitt erscheint nur, wenn es solche Reservierungen gibt. Je Zeile siehst du den Termin und die Anzahl der wartenden Plätze.

Wird ein Platz frei: Sprich den Kunden an und buche den Termin fest ein – entweder über „Bestellung bearbeiten“ als neue Position in dieser Bestellung oder als neue Bestellung aus der Kundenkartei. Entferne danach die Reservierung im Menüpunkt „Warteliste“ über das Minus-Symbol, damit der Kunde nicht doppelt geführt wird.

Bestellposten

Die einzelnen Positionen mit Menge, Einzelpreis und Summe – genau so kommen sie auf die Rechnung. Prüfe hier Preise und Mengen, bevor du die Rechnung erstellst.

Eine Position ist entweder ein Kurstermin (mit den Teilnehmern), eine Materialkostenzeile zu einem Kurs oder ein freier Posten ohne Kurs. Stornierte Positionen sind grau durchgestrichen und werden nicht berechnet.

Positionen, die schon auf einer Rechnung stehen, haben kein Auswahlkästchen mehr – sie können nicht ein zweites Mal abgerechnet werden.

Hinweise wie „nach Kursbeginn gebucht“ oder eine Terminwahl bei Kursen mit freier Terminwahl werden direkt in der Zeile angezeigt.

Alle auswählen

Setzt oder entfernt die Haken bei allen noch nicht abgerechneten Positionen. Nur angehakte Positionen kommen in die nächste Rechnung.

Standardmäßig sind alle offenen Positionen angehakt – dann kommt alles auf eine Rechnung. Entferne einzelne Haken, wenn du Teilrechnungen möchtest, zum Beispiel weil zwei Kurse an verschiedene Zahler gehen oder ein Teilnehmer erst später zahlt. Die übrigen Positionen rechnest du anschließend über „Weitere Rechnung erstellen“ ab.

Rechnung erstellen

Erzeugt aus den angehakten Positionen eine Rechnung als Entwurf. Danach: im Abschnitt „Rechnungen“ auf „Rechnung schließen und versenden“ klicken.

Was passiert beim Klick:

• Aus den angehakten, noch nicht abgerechneten Positionen entsteht eine Rechnung im Zustand Entwurf. Sie hat noch keine endgültige Nummer und wurde noch nicht verschickt.
• Die Bestellung wechselt automatisch auf „In Bearbeitung“.
• Du siehst die Meldung „Rechnung erstellt“; eventuelle Warnungen (z. B. fehlende IBAN bei Lastschrift) werden darunter angezeigt.

Nächster Schritt: Prüfe den Entwurf über „Rechnung ansehen“ und klicke dann auf „Rechnung schließen und versenden“. Erst damit wird die Rechnungsnummer endgültig vergeben und die PDF an den Kunden gemailt.

Ist keine Position angehakt oder sind alle schon abgerechnet, erscheint eine Fehlermeldung und nichts wird erzeugt. Nach der ersten Rechnung heißt die Schaltfläche „Weitere Rechnung erstellen“ und rechnet die restlichen Positionen ab.

Rechnungen

Alle Rechnungen und Gutschriften dieser Bestellung. Bei einem Entwurf ist „Rechnung schließen und versenden“ (grün) der nächste Schritt.

Je Rechnung stehen – abhängig vom Zustand – diese Symbole bereit (Bedeutung erscheint, wenn du mit der Maus darüberfährst):

• Rechnung schließen und versenden (grün, nur bei Entwurf) – vergibt die endgültige Nummer und schickt die Rechnung als PDF an den Kunden. Das ist der Normalfall.
• Rechnung schließen (nur bei Entwurf) – vergibt die Nummer, verschickt aber nichts. Nutze das, wenn du die Rechnung ausdruckst und per Post schickst.
• Rechnung ansehen – öffnet die PDF, auch beim Entwurf zur Kontrolle.
• Rechnung erneut versenden (bei geschlossenen Rechnungen) – schickt die PDF noch einmal, z. B. wenn der Kunde sie verlegt hat.
• Rechnung stornieren (rot) – erzeugt nach Rückfrage eine Gutschrift (Stornorechnung) über alles, was noch nicht gutgeschrieben ist. Die Positionen werden dadurch wieder frei und können neu abgerechnet werden. Die Bestellung selbst bleibt bestehen.
• Gutschrift ansehen – bei Stornorechnungen die PDF der Gutschrift öffnen.

Geschlossene Rechnungen lassen sich nicht mehr ändern – bei Fehlern immer stornieren und neu erstellen.

Gutschriften haben dieselben Symbole mit „Gutschrift“ im Namen: Eine Gutschrift im Entwurf (z. B. nach dem Stornieren einer Teilnahme) schickst du mit „Gutschrift schließen und versenden“ als Gutschrift-PDF an den Kunden, „Gutschrift schließen“ schließt sie ohne Mail. Die Bestellung behält dabei ihren Status.

diese Bestellung stornieren

Hebt die komplette Bestellung auf: alle Positionen werden storniert, die Kursplätze wieder frei, für geschlossene Rechnungen entstehen Gutschriften. Nicht rückgängig zu machen.

Nach der Sicherheitsabfrage passiert automatisch:

• Alle Positionen und Teilnehmer werden auf „storniert“ gesetzt.
• Die Belegung der betroffenen Kurstermine wird korrigiert – die Plätze sind sofort wieder buchbar.
• Zu jeder noch gültigen Rechnung wird eine Gutschrift (Stornorechnung) erzeugt.
• Die Bestellung erhält den Status „storniert“.

Der Kunde wird dabei nicht automatisch informiert. Schreibe ihm bei Bedarf über die E-Mail-Adresse in der Bestellliste und hänge die Gutschrift an (über „Gutschrift ansehen“ herunterladen).

Nur ein Teilnehmer sagt ab? Dann nicht die ganze Bestellung stornieren, sondern im Kurs unter „Teilnehmer“ den einzelnen Teilnehmer stornieren – dort entsteht die Gutschrift nur für diesen Anteil.

Die Schaltfläche ist bei bereits stornierten Bestellungen ausgeblendet.

abbrechen

Zurück zur Bestellliste. Auf dieser Seite gibt es nichts zu verlieren – alle Aktionen wurden bereits beim Klick ausgeführt.

Einzige Ausnahme: Eine im Statusformular geänderte Auswahl wird erst mit „Status setzen“ gespeichert. Haken in der Postenliste sind nur eine Vorauswahl für „Rechnung erstellen“ und gehen beim Verlassen verloren.

ID

Interne Nummer der Bestellung, vom System vergeben. Für Kunden ist die „Nummer“ daneben maßgeblich.

Die ID hilft beim internen Wiederfinden, zum Beispiel im Belegungs-Abgleich oder wenn ein Kollege dir „Bestellung 4711“ nennt. Sie steht nicht auf Rechnungen oder Bestätigungen.

Nummer

Die Bestellnummer, die der Kunde kennt. Sie steht in der Bestellbestätigung und auf der Rechnung.

Fortlaufend je Mandant, wird beim Anlegen vergeben und nie geändert. Wenn ein Kunde widerruft, nennt er diese Nummer im Widerrufsformular – daran erkennt das System die Bestellung.

Ein oranger Stern hinter der Nummer kennzeichnet einen Mitgliedsantrag: Die Bestellung sammelt die Beitragsrechnungen eines Mitglieds. Fahr mit der Maus darüber, dann siehst du die Mitgliedschaft.

Bestelldatum

Wann die Bestellung eingegangen ist. Ab diesem Tag läuft die 14-tägige Widerrufsfrist des Kunden.

Ändern kannst du das Datum nur in der Bearbeitungsmaske, solange die Bestellung „In Wartestellung“ ist – etwa wenn du eine ältere telefonische Buchung nachträglich erfasst.

Kunde

Der Besteller und Rechnungsempfänger. Klick öffnet die Kundenkartei mit Adresse, Teilnehmern und allen weiteren Bestellungen.

Steht hier „Kunde nicht aktiv“, wurde der Kunde deaktiviert; die Bestellung bleibt zur Nachvollziehbarkeit erhalten. Wer tatsächlich am Kurs teilnimmt, siehst du unter „Kurse und Kommentare“.

Firma

Firmenname des Kunden, falls in der Kundenkartei hinterlegt. Er erscheint über dem Namen auf der Rechnung.

Die Zeile ist nur sichtbar, wenn eine Firma eingetragen war. Soll die Rechnung an eine andere Firma gehen, nutze stattdessen einen Rechnungsempfänger (Kundenkartei → Reiter „Rechnungsempfänger“).

Adresse

Die Anschrift zum Zeitpunkt der Bestellung – eine Kopie aus der Kundenkartei. Spätere Umzüge ändern sie nicht.

So bleibt nachvollziehbar, wohin die Rechnung ging. Soll eine noch nicht abgerechnete Bestellung die neue Anschrift bekommen: Kunden korrigieren, dann die Bestellung über „Bestellung bearbeiten“ einmal neu speichern.

Kontakt-E-Mail

Adresse, an die Bestätigung und Rechnung gehen. Klick öffnet den Versanddialog mit dieser Bestellung als Bezug.

Die Adresse stammt aus der Kundenkartei. Ist sie falsch, korrigiere sie beim Kunden – der Versand liest immer die aktuelle Adresse des Kunden.

Telefon

Telefonnummer des Kunden als Anruf-Link. Praktisch für Rückfragen, bevor du eine Rechnung schreibst.

Auf Geräten mit Telefonfunktion startet ein Klick direkt den Anruf.

Altersgruppe

Die Altersgruppe, die der Kunde bei der Buchung angegeben hat – nur sichtbar, wenn dein Frontend danach fragt.

Reine Information für die Kurseinteilung; sie hat keinen Einfluss auf Preis oder Rechnung.

zuletzt bearbeitet

Wann zuletzt jemand etwas an dieser Bestellung geändert hat. Hilft, wenn du mit Kollegen klärst, wer wann Hand angelegt hat.

Aktualisiert sich bei jedem Speichern in der Bearbeitungsmaske und bei Statusänderungen.

Auswahl

Haken setzen bei den Positionen, die in die nächste Rechnung sollen. Bereits abgerechnete oder stornierte Positionen haben kein Kästchen.

Für eine Gesamtrechnung lässt du alle Haken stehen. Für Teilrechnungen hakst du nur die gewünschten Positionen an und klickst dann auf „Rechnung erstellen“; die anderen rechnest du später über „Weitere Rechnung erstellen“ ab.

Bezeichnung

Der Text, der so auf der Rechnung erscheint: Kurstitel mit Termin, Materialkosten oder ein freier Posten.

Bei Kurspositionen führt ein Klick auf den Kurs zur Kursseite. Zusätzliche Hinweise in der Zeile: eine Terminwahl bei Kursen mit freier Terminwahl, „nach Kursbeginn gebucht“ oder ein Abzeichen für ein Zusatzformular.

Den Text änderst du in der Bearbeitungsmaske (Feld „Positionsbezeichnung“), solange die Bestellung „In Wartestellung“ ist.

Menge

Anzahl der gebuchten Plätze bzw. Einheiten. Bei Kurspositionen sollte sie der Zahl der Teilnehmer entsprechen.

Weicht die Menge von der Teilnehmerzahl ab, meldet das der Belegungs-Abgleich. Korrigiere das in der Bearbeitungsmaske: Menge anpassen oder fehlende Teilnehmer nachtragen.

Im Abschnitt „Reservierungen“ ist die Menge die Zahl der wartenden Plätze.

Preis

Einzelpreis pro Platz bzw. Einheit, inklusive Mehrwertsteuer. Ein Gutschein-Rabatt wird darunter abgezogen ausgewiesen.

Der Preis wurde beim Anlegen aus dem Kurstermin übernommen und kann in der Bearbeitungsmaske überschrieben worden sein (z. B. Geschwisterrabatt). Für die Rechnung gilt der Wert, der hier steht.

Summe inkl. MwSt.

Preis mal Menge, abzüglich eines Positions-Gutscheins. Das ist der Betrag, der für diese Position auf der Rechnung steht.

Stornierte Positionen werden durchgestrichen dargestellt und zählen nicht mit.

Summe Positionen

Die Summe aller Positionen, bevor der Gutschein für die gesamte Bestellung abgezogen wird.

Diese Zeilen erscheinen nur, wenn ein Bestell-Gutschein eingelöst wurde. Ohne Gutschein ergibt sich der Rechnungsbetrag direkt aus den Positionssummen.

Gutschein

Der Rabatt des Bestell-Gutscheins mit seinem Code. Er wird von der Positionssumme abgezogen.

Der Code ist derselbe, den du unter „Gutscheine“ in der Verwaltung findest – dort siehst du auch, wie oft er noch einlösbar ist.

Endbetrag

Der Betrag, den der Kunde tatsächlich zahlen muss – Grundlage der Rechnung.

Weicht der Endbetrag von dem ab, was du mit dem Kunden vereinbart hast, korrigiere Preise oder Mengen in der Bearbeitungsmaske, bevor du die Rechnung erstellst.

Bestellung bearbeiten

Kunde

Für wen die Bestellung angelegt wird. Anschrift und Kontaktdaten kommen aus der Kundenkartei und werden beim Speichern in die Bestellung kopiert.

Der Kunde steht bereits fest, weil du die Bestellung aus seiner Kundenkartei heraus geöffnet hast. Prüfe kurz, ob Adresse und E-Mail stimmen – die Rechnung geht später genau dorthin.

Kunde ohne Teilnehmende? Dann übernimmt die neue Bestellung den Kunden selbst als Teilnehmer: Unter ihm entsteht eine Teilnehmer-Kartei mit seinem Namen (wie bei „Kunde neu“), oben erscheint ein Hinweis. Bucht er für jemand anderen, legst du diese Person im Reiter „Teilnehmende“ an. Gebucht werden immer Teilnehmende, nie die Kundenkartei selbst; ein Rechnungsempfänger zählt nicht als Teilnehmer.

Kunde bearbeiten

Öffnet die Kundenkartei, wenn Adresse, E-Mail oder IBAN nicht stimmen. Nach dem Speichern kommst du automatisch hierher zurück.

Typischer Fall: Der Kunde möchte per Lastschrift zahlen, hat aber noch keine IBAN hinterlegt – dann trägst du sie hier nach, kommst zurück und kannst anschließend „Lastschrift“ wählen.

Noch nicht gespeicherte Eingaben in dieser Bestellmaske gehen beim Wechsel verloren – speichere also erst die Kundendaten und fülle die Bestellung danach aus.

Bezahlart

Wie der Kunde zahlt. Rechnung = Kunde überweist. Lastschrift = du ziehst per SEPA ein (nur mit IBAN und Einzugserlaubnis in der Kundenkartei). Barzahlung = vor Ort.

• Rechnung – der Standardfall. Der Kunde bekommt die Rechnung per E-Mail und überweist.
• Lastschrift – die geschlossene Rechnung landet im SEPA-Export unter „Rechnungen“, und du ziehst den Betrag ein. Voraussetzung: In der Kundenkartei sind IBAN und die Einwilligung zum Lastschrifteinzug hinterlegt – dann heißt das Feld hier „Lastschrift erlaubt“.
• Barzahlung – der Kunde zahlt bei dir vor Ort; die Rechnung dient als Beleg.
• PayPal – nur bei Buchungen über das Frontend sinnvoll, weil dort sofort bezahlt wird.
• Online-Zahlung (pmPayment) – ebenfalls nur über das Frontend: Der Kunde bezahlt auf der Bezahlseite von GovConnect (für Kommunen).

Die Bezahlart lässt sich nur ändern, solange die Bestellung „In Wartestellung“ ist.

Bestellstatus

Lass bei einer neuen Bestellung „In Wartestellung“ stehen. Der Status wandert später von selbst weiter, wenn du die Rechnung erstellst.

Die Zustände: „In Wartestellung“ (neu), „In Bearbeitung“ (Rechnung erstellt), „fertig“, „bezahlt“. Bitte nie „storniert“ über dieses Feld setzen – dafür gibt es in der Detailansicht „diese Bestellung stornieren“, nur dieser Weg gibt Plätze frei und erzeugt Gutschriften.

Achtung: Sobald du hier einen anderen Status als „In Wartestellung“ speicherst, ist die Bestellung anschließend nicht mehr bearbeitbar.

Bestelldatum

Vorbelegt mit heute. Trage das tatsächliche Datum ein, wenn du eine ältere telefonische oder schriftliche Buchung nachträglich erfasst.

Das Datum bestimmt die Widerrufsfrist des Kunden und den Monat in der Statistik. Es hat keinen Einfluss auf das Rechnungsdatum – das wird beim Schließen der Rechnung gesetzt.

Rechnungsempfänger

Soll die Rechnung nicht an den Kunden selbst, sondern z. B. an den Arbeitgeber gehen? Dann wählst du hier einen seiner Rechnungsempfänger. Sonst leer lassen.

Die Liste zeigt nur Rechnungsempfänger, die beim Kunden hinterlegt sind (Kundenkartei → Reiter „Rechnungsempfänger“). Fehlt der gewünschte, legst du ihn dort zuerst an und kommst dann hierher zurück.

Nach der Auswahl wird die Anschrift zur Kontrolle unter dem Feld angezeigt. Alle Rechnungen dieser Bestellung tragen dann diese Anschrift. Bei bereits geschlossener Rechnung ist das Feld gesperrt.

Freier Posten

Haken setzen, wenn diese Position kein Kurs ist – zum Beispiel ein Lehrbuch, eine Prüfungsgebühr oder eine Sonderleistung. Dann gibst du Bezeichnung, Preis, Menge und Steuersatz selbst ein.

Mit dem Haken verschwinden Kurstermin und Teilnehmer für diese Zeile, es wird kein Kursplatz belegt. Ohne Haken ist die Zeile eine Kursbuchung mit Termin und Teilnehmern.

Materialkosten, die zu einem Kurs gehören, brauchst du nicht als freien Posten anzulegen – die erzeugt das System automatisch aus den Kurseinstellungen als eigene Zeile.

Kurstermin

Wähle den Termin, den der Kunde bucht. Tippe einen Teil des Kurstitels, um die Liste einzugrenzen. Preis und Bezeichnung werden automatisch übernommen.

Angezeigt werden Kurs, Datum und – falls vorhanden – Uhrzeit. Nach der Auswahl füllen sich „Preis“ und „Positionsbezeichnung“ mit den Werten des Termins; beides darfst du danach noch ändern.

Termin ist voll? Du kannst ihn trotzdem wählen. Beim Speichern erhältst du eine Meldung, und die Teilnehmer werden als Reservierung auf die Warteliste gesetzt statt fest gebucht. Wird ein Platz frei, buchst du sie nach.

Für Kurse mit freier Terminwahl wählst du hier den Kurs und anschließend über „Termin wählen“ das konkrete Zeitfenster.

Termin (freie Terminwahl)

Nur bei Kursen mit freier Terminwahl: Klicke auf „Termin wählen“ und suche im Kalender das Zeitfenster aus, das der Kunde möchte.

Der Kalender zeigt je Tag die buchbaren Zeitfenster; volle oder vergangene sind ausgegraut. Das gewählte Fenster wird mit Rahmen und Häkchen markiert und beim Speichern belegt.

Bei normalen Kursen mit festem Termin bleibt das Feld leer und die Schaltfläche erscheint nicht. Speichern ohne gewähltes Zeitfenster bei einem Kurs mit freier Terminwahl führt zu einer Fehlermeldung.

Teilnehmer

Wer tatsächlich am Kurs teilnimmt. Zur Auswahl stehen die beim Kunden angelegten Teilnehmenden (z. B. Kinder). Je Teilnehmer wird ein Platz belegt.

Über das Plus fügst du weitere Teilnehmer für diese Position hinzu, über das Minus entfernst du einen. Die Menge der Position sollte der Zahl der Teilnehmer entsprechen – sonst stimmt die Platzbelegung nicht.

Person fehlt in der Liste? Dann ist sie beim Kunden noch nicht als Teilnehmer angelegt. Nutze „Kunde bearbeiten“ bzw. die Kundenkartei (Reiter „Teilnehmer“), lege die Person an und lade diese Seite neu.

Ein Speichern ohne Teilnehmer bei einer Kursposition wird mit der Meldung „Der Kurs enthält keine Teilnehmer“ abgelehnt.

Teilnehmer wechseln: Wählst du bei einer gebuchten Zeile eine andere Person, übernimmt die Buchung beim Speichern deren Name, Anrede, Geburtsdatum und Anmerkung aus der Kartei – so steht der neue Name auch in den Teilnehmer-, Buchungs- und Anwesenheitslisten des Kurses.

Positionsbezeichnung

Der Text, der auf Rechnung und Bestätigung erscheint. Bei Kurspositionen wird der Kurstitel vorgegeben; bei freien Posten musst du ihn selbst eintragen.

Bei Kurspositionen setzt das System die Bezeichnung beim Speichern wieder auf den Kurstitel – eigene Zusätze bringst du daher besser im Feld „Beschreibung“ unter. Bei freien Posten bleibt dein Text erhalten.

Beschreibung

Optionaler Zusatz, der in Klammern hinter der Bezeichnung auf der Rechnung erscheint, z. B. „inkl. Skript“ oder „Geschwisterrabatt“.

Nutze das Feld für alles, was der Kunde auf der Rechnung lesen soll. Interne Vermerke gehören nicht hierher, sondern in die Notizen der Kundenkartei.

Mehrwertsteuersatz

Bei Kurspositionen wird der Satz des Kurses übernommen. Bei freien Posten wählst du den passenden Satz – die Preise sind immer Bruttopreise.

Der Satz wird für den Steuerausweis auf der Rechnung und für den DATEV-Export benötigt. Wenn du unsicher bist, welcher Satz gilt (z. B. Bildungsleistungen sind oft steuerfrei), frage deine Buchhaltung, bevor du die Rechnung schließt.

Preis

Einzelpreis pro Platz inklusive Mehrwertsteuer. Wird beim Wählen des Termins automatisch gefüllt und darf überschrieben werden, etwa für einen Nachlass.

Der Preis gilt je Einheit; die Summe ergibt sich aus Preis × Menge. Einen Rabatt kannst du entweder direkt hier vom Preis abziehen (dann bitte in der Beschreibung erwähnen) oder über das Feld „Gutschein“ gewähren, damit er auf der Rechnung ausgewiesen wird.

Menge

Anzahl der Plätze bzw. Einheiten. Bei Kurspositionen genauso viele wie Teilnehmer eingetragen sind.

Bei Materialkosten „je Teilnehmer“ übernimmt das System die Menge automatisch aus der Teilnehmerzahl. Bei freien Posten ist die Menge einfach die Stückzahl.

Stimmen Menge und Teilnehmerzahl nicht überein, taucht der Termin später im Belegungs-Abgleich auf.

Gutschein

Ein Gutschein, der nur für diese Position gilt. Die Liste zeigt nur Gutscheine, die zum gewählten Kurstermin und zu diesem Kunden passen.

Der Rabatt wird auf der Rechnung ausgewiesen und die Einlösung beim Gutschein gezählt. Ist der Gutschein inzwischen abgelaufen oder aufgebraucht, erhältst du beim Speichern eine Meldung und musst ihn entfernen.

Erscheint der erwartete Gutschein nicht: prüfe unter „Gutscheine“, ob er für diesen Kurs, diesen Zeitraum und diesen Kunden gültig ist. Gutscheine für die gesamte Bestellung kann nur der Kunde im Frontend-Checkout einlösen.

Termine aus Kurspaketen vollständig buchen

Vorbelegt: Gehört ein neu gebuchter Termin zu einem Kurspaket, kommen die übrigen Termine des Pakets mit derselben Menge und denselben Teilnehmenden in die Bestellung.

Nimm den Haken heraus, wenn du bewusst nur einzelne Termine buchen willst – etwa für Nachzügler, die erst später einsteigen. Preis und Steuer kommen vom jeweiligen Termin. Erscheint nur, wenn Kurspakete eingeschaltet sind.

speichern

Speichert die Bestellung samt Positionen und belegt die Kursplätze. Es wird keine Bestätigung an den Kunden geschickt – das machst du danach in der Detailansicht über „Bestätigung versenden“.

Beim Speichern prüft das System: Sind Kundendaten vollständig? Hat jede Kursposition Termin und Teilnehmer? Ist der Gutschein gültig? Sind genug Plätze frei? Fehlt etwas, bleibst du mit einer roten Meldung auf der Seite; Pflichtfelder sind rot umrandet.

Nicht genug Plätze: Die Bestellung wird trotzdem gespeichert, die betroffenen Teilnehmer landen aber als Reservierung auf der Warteliste – du siehst eine Meldung, wie viele Plätze fehlen.

Danach: Du landest in der Bestellliste bzw. bei der Kundenkartei. Öffne die Bestellung, schicke bei Bedarf die Bestätigung und erstelle die Rechnung.

abbrechen

Verwirft alle Eingaben und führt zurück zur Kundenkartei bzw. zur Bestellliste. Nichts wird gespeichert, keine Plätze werden belegt.

Wenn du schon Teilnehmer über „Kunde bearbeiten“ angelegt hast, bleiben diese natürlich erhalten – nur die Bestellung selbst wird nicht angelegt.

Warteliste

Warteliste

Alle Bestellungen, bei denen Teilnehmer auf einen freien Platz warten, weil der Termin bei der Buchung voll war. Wird ein Platz frei, arbeitest du diese Liste von oben (älteste zuerst) ab.

Ein Wartelistenplatz entsteht automatisch, wenn ein Kunde im Frontend einen ausgebuchten Termin bucht oder du in der Verwaltung mehr Plätze buchst, als frei sind. Der Kunde bekommt dafür keine Rechnung, sondern wartet.

So gehst du vor, wenn ein Platz frei wird:

1. Filtere nach dem Kurs und nimm den ältesten Eintrag (Spalte „Datum“).
2. Rufe den Kunden an oder schreibe ihm über die E-Mail-Adresse in der Spalte „Kontakt“.
3. Sagt er zu, buche den Termin fest ein: Bestellung über den Stift öffnen und den Termin als Position mit Teilnehmern eintragen – oder eine neue Bestellung aus der Kundenkartei anlegen.
4. Entferne danach den Wartelisteneintrag über das rote Minus neben dem Teilnehmer, damit der Platz nicht doppelt geführt wird.

Sagt der Kunde ab, entferne den Eintrag ebenfalls über das Minus.

ID

Interne Nummer der Bestellung. Klick öffnet die Detailansicht mit allen Angaben und dem Abschnitt „Reservierungen“.

Dieselbe ID wie in der Bestellliste. Eine Bestellung kann gleichzeitig feste Buchungen und Wartelistenplätze enthalten – hier erscheint sie, sobald mindestens ein Teilnehmer wartet.

Nummer

Die Bestellnummer, die der Kunde in seiner Bestätigung erhalten hat. Nenne sie, wenn du den Kunden wegen des frei gewordenen Platzes anrufst.

Für Wartelistenplätze wird keine Rechnung erstellt. Erst wenn du den Teilnehmer fest einbuchst, entsteht eine abrechenbare Position.

Kurstitel

Der Termin, auf den gewartet wird, und darunter die wartenden Teilnehmer. Das rote Minus neben einem Namen nimmt nur diese Person nach Rückfrage von der Warteliste.

Klick auf den Kurs öffnet den Kurs, Klick auf das Datum den Termin – dort siehst du, wie viele Plätze aktuell frei sind. Ein Sternchen hinter dem Namen bedeutet, dass der Teilnehmer bei der Buchung eine Anmerkung hinterlassen hat (Tooltip).

Minus-Symbol: Nimmt nur diese Person von der Warteliste – weitere Personen derselben Bestellung warten weiter. Die Bestellung und eventuelle feste Buchungen darin bleiben unverändert. Nutze es, nachdem du den Teilnehmer fest eingebucht hast oder wenn er kein Interesse mehr hat.

Datum

Wann die Reservierung eingegangen ist. Die Liste ist danach sortiert – wer zuerst gebucht hat, sollte den Platz zuerst angeboten bekommen.

Klicke auf die Spaltenüberschrift, um die Sortierrichtung umzudrehen.

Kunde

Der Besteller, den du bei einem freien Platz kontaktierst. Klick öffnet die Kundenkartei; farbige Quadrate sind Tags des Kunden.

Aus der Kundenkartei heraus kannst du auch direkt eine neue Bestellung mit dem frei gewordenen Termin anlegen.

Adresse

Anschrift des Kunden zum Zeitpunkt der Reservierung – eine Kopie aus der Kundenkartei.

Die aktuelle Anschrift findest du in der Kundenkartei; für den Wartelistenplatz spielt die Adresse keine Rolle.

Kontakt

E-Mail und Telefon, um dem Kunden den frei gewordenen Platz anzubieten. Klick auf die E-Mail öffnet den Versanddialog, Klick auf die Nummer startet den Anruf.

Die Mail wird im E-Mail-Verlauf mit Bezug zur Bestellung gespeichert – so sehen Kollegen, dass der Kunde schon angeschrieben wurde.

Rechnungsnummer

Meist leer, weil Wartelistenplätze nicht berechnet werden. Steht hier eine Nummer, enthält die Bestellung zusätzlich feste Buchungen.

Klick auf die Nummer öffnet die Rechnung.

Status

Bearbeitungsstand der Bestellung; wartende Bestellungen stehen normalerweise „In Wartestellung“. Klick schaltet nach Rückfrage einen Schritt weiter.

Lass den Status auf „In Wartestellung“, solange Teilnehmer warten – nur dann lässt sich die Bestellung noch bearbeiten, um den Termin später fest einzubuchen.

Aktionen

Auge = Bestellung ansehen, Stift = bearbeiten. Über den Stift buchst du einen wartenden Teilnehmer fest ein, sobald ein Platz frei ist.

In der Bearbeitungsmaske fügst du den Termin als neue Position hinzu und trägst den Teilnehmer ein. Speichern belegt den Platz. Danach den Wartelisteneintrag über das Minus in der Spalte „Kurstitel“ entfernen.

Widerruf

Widerruf

Hier landen Widerrufe, die Kunden über das Widerrufsformular im Frontend abschicken. Jeder offene Vorgang braucht eine Entscheidung von dir: „Stattgeben“ oder „Widersprechen“.

Kunden haben bei Online-Buchungen in der Regel 14 Tage Widerrufsrecht. Füllt ein Kunde das Formular aus, bekommt er automatisch eine Eingangsbestätigung, dein Mandant eine Benachrichtigung, und der Vorgang erscheint hier mit dem Status „Offen“. Das gelbe Abzeichen in der Überschrift zeigt, wie viele Vorgänge offen sind.

So bearbeitest du einen Widerruf:

1. Prüfe Name, E-Mail und Bestellnummer: Ist die Bestellnummer grün verlinkt, hat das System die Bestellung gefunden.
2. Prüfe, ob der Widerruf berechtigt ist (Frist, Art der Buchung). Das Bestelldatum findest du über den Link auf die Bestellung.
3. Stattgeben: Das System storniert die Bestellung, erstellt Gutschriften, gibt die Plätze frei und schreibt dem Kunden. Du musst nichts weiter tun.
4. Widersprechen: Du wählst einen gesetzlichen Ablehnungsgrund, der Kunde erhält eine begründete Absage, die Bestellung bleibt bestehen.

Entscheide zeitnah – in der Bestellliste ist die Bestellung solange mit „Widerruf anhängig“ markiert. Eingänge, die das System für Spam oder unplausibel hält, erscheinen nicht hier, sondern unter „aussortiert“.

aussortiert

Öffnet die Eingänge, die das System automatisch beiseitegelegt hat – zum Beispiel weil Name und E-Mail nicht zur Bestellung passen. Schau dort gelegentlich nach, damit kein echter Widerruf untergeht.

Für aussortierte Eingänge wurde keine Eingangsbestätigung verschickt und die Bestellung nicht markiert. Die Zahl im Abzeichen zeigt, wie viele Einträge dort liegen.

Datum/Uhrzeit

Wann der Kunde das Formular abgeschickt hat. Dieser Zeitpunkt zählt für die Frage, ob der Widerruf noch innerhalb der Frist war.

Vergleiche ihn mit dem Bestelldatum: Liegen mehr als 14 Tage dazwischen, kommt der Ablehnungsgrund „Frist abgelaufen“ in Frage. Der Zeitstempel steht auch in den Mails an den Kunden.

Name

Der Name, den der Kunde ins Formular getippt hat. Er kann leicht vom Namen in der Kundenkartei abweichen (Spitzname, Tippfehler).

Weicht der Name deutlich vom Besteller ab, prüfe den Vorgang genauer: Vielleicht widerruft ein Teilnehmer statt des Bestellers, oder es ist ein Irrtum. Im Zweifel den Kunden anrufen, bevor du entscheidest.

E-Mail

Die Adresse, an die alle Mails zu diesem Widerruf gehen: Eingangsbestätigung, Genehmigung oder Ablehnung.

Die Adresse stammt aus dem Formular, nicht aus der Kundenkartei. Hat sich der Kunde vertippt, erreicht ihn die Entscheidung nicht – informiere ihn dann zusätzlich über die Adresse aus der Bestellung.

Bestellnr.

Die Bestellnummer aus dem Formular. Grün verlinkt = Bestellung gefunden, sie wird beim Stattgeben automatisch storniert. Grau mit Warndreieck = nicht gefunden, du musst von Hand stornieren.

Klicke auf die verlinkte Nummer, um die Bestellung zu öffnen und Bestelldatum, Kurs und Rechnungen zu prüfen.

Nicht gefunden? Suche die Bestellung über die Bestellliste (Filter „Kunde“ oder „Kontakt“). Wenn du dem Widerruf stattgibst, stornierst du die Bestellung anschließend selbst in der Detailansicht – das System kann es ohne Zuordnung nicht tun.

Kurstitel

Der Kurs, den der Kunde im Formular genannt hat – zur Orientierung. Storniert wird beim Stattgeben immer die gesamte zugeordnete Bestellung.

Möchte der Kunde nur einen von mehreren Kursen der Bestellung widerrufen, gib nicht über diese Seite statt. Storniere stattdessen im Kurs unter „Teilnehmer“ nur den betroffenen Teilnehmer und beantworte den Widerruf per E-Mail; setze den Vorgang hier danach über „Widersprechen“ mit einer passenden Notiz ab oder lass ihn dokumentiert offen.

Begründung

Was der Kunde als Grund angegeben hat – freiwillig, ein Widerruf ist auch ohne Grund gültig. Den vollen Text siehst du im Tooltip und im Entscheidungsdialog.

Die Begründung darf deine Entscheidung nicht beeinflussen, solange der Widerruf fristgerecht ist. Sie hilft aber, Missverständnisse zu erkennen – etwa wenn der Kunde eigentlich nur den Termin wechseln möchte. Dann lohnt ein Anruf vor der Entscheidung.

Status

Offen = wartet auf deine Entscheidung. Genehmigt = Bestellung storniert, Kunde informiert. Abgelehnt = Kunde hat die Absage mit Begründung erhalten.

Bei abgelehnten Vorgängen steht der gewählte Ablehnungsgrund darunter. Eine Entscheidung lässt sich nicht zurücknehmen – bei einem Irrtum nach Ablehnung stornierst du die Bestellung von Hand und schreibst dem Kunden.

Bearbeiter

Wer den Widerruf wann entschieden hat. So kannst du später belegen, dass fristgerecht reagiert wurde.

Bei offenen Vorgängen ist die Spalte leer.

Aktionen

Bei offenen Vorgängen: „Stattgeben“ (rot) oder „Widersprechen“ (grün). Beide öffnen einen Dialog, der erklärt, was danach passiert. Entschiedene Vorgänge zeigen nur noch ein Symbol.

Die Farben sind bewusst gewählt: Rot, weil Stattgeben die Bestellung unwiderruflich storniert; Grün, weil Widersprechen die Bestellung erhält. Lies den Dialog, bevor du bestätigst.

Stattgeben

Du akzeptierst den Widerruf. Nach Bestätigung im Dialog storniert das System die Bestellung, erstellt und verschickt die Gutschriften, gibt die Plätze frei und schickt dem Kunden die Genehmigungsmail.

Im Einzelnen passiert automatisch:

• Die zugeordnete Bestellung wird storniert (alle Positionen und Teilnehmer).
• Für jede geschlossene Rechnung entsteht eine Stornorechnung, die dem Kunden per E-Mail geschickt wird.
• Die Kursplätze werden freigegeben und sind sofort wieder buchbar.
• Der Kunde erhält die Genehmigungsmail aus deiner Vorlage (Verwaltung → Anwendungsdaten).

Konnte keine Bestellung zugeordnet werden (Warnhinweis im Dialog), geht nur die Genehmigungsmail raus. Storniere die Bestellung dann selbst in der Detailansicht.

Eine bereits erstattete Zahlung musst du außerhalb von kursimple veranlassen (Überweisung, PayPal-Rückerstattung).

Widersprechen

Du lehnst den Widerruf ab, weil kein Widerrufsrecht besteht – z. B. Frist abgelaufen oder Kurs bereits durchgeführt. Der Kunde erhält eine Absage mit dem gewählten gesetzlichen Grund; die Bestellung bleibt bestehen.

Im Dialog wählst du einen Ablehnungsgrund (Pflicht) und kannst eine persönliche Notiz ergänzen, etwa das Angebot eines Ersatztermins. Danach bestätigst du mit der roten Schaltfläche.

Vorsicht: Eine unberechtigte Ablehnung kann rechtliche Folgen haben. Bei fristgerechten Widerrufen von Verbrauchern ist Stattgeben fast immer der richtige Weg – frage im Zweifel deine Geschäftsleitung.

Ablehnungsgrund

Pflichtfeld. Wähle den Grund, der auf den Fall zutrifft – der fertige Rechtstext dazu wird in die Absage an den Kunden eingesetzt.

Die Gründe entsprechen den gesetzlichen Ausnahmen vom Widerrufsrecht, unter anderem:

• Fester Termin – Kurs für einen bestimmten Termin/Zeitraum gebucht (Freizeitveranstaltung)
• Frist abgelaufen – mehr als 14 Tage seit der Bestellung
• Leistung vollständig erbracht – der Kurs ist bereits gelaufen
• Kein Verbraucher / kein Fernabsatz – Firmenbuchung bzw. Buchung vor Ort
• Buchung nicht zuordenbar – die Angaben passen zu keiner Bestellung

Der ausformulierte Text landet über den Platzhalter „Widerruf_Ablehnungsgrund“ in der Ablehnungsmail. Ohne Auswahl lässt sich der Dialog nicht abschicken.

Persönliche Notiz

Optionaler Text, der zusätzlich in die Absage kommt – zum Beispiel „Gerne bieten wir Ihnen einen Platz im Folgekurs am 12.3. an“.

Schreibe so, wie du es dem Kunden auch am Telefon sagen würdest. Der Text wird über den Platzhalter „Widerruf_Mitarbeiter_Notiz“ in die Mail eingefügt; fehlt die Notiz, bleibt die Stelle leer.

Aussortierte Widerrufe

Aussortierte Widerrufe

Eingänge aus dem Widerrufsformular, die das System für Spam oder unplausibel hält. Es wurden keine Mails verschickt und keine Bestellung markiert. Prüfe gelegentlich, ob ein echter Widerruf dabei ist.

Die Spalte „Grund“ sagt, warum ein Eintrag hier liegt. Häufigster echter Fall: Der Kunde hat sich beim Namen oder der E-Mail vertippt, sodass die Angaben nicht zur Bestellung passen.

Ist es doch ein echter Widerruf? Diese Seite bietet keine Schaltflächen dafür. Gehe stattdessen so vor: Bestellung über die Bestellliste suchen, dort „diese Bestellung stornieren“, und dem Kunden per E-Mail antworten (Gutschrift anhängen). Die Widerrufsfrist gilt ab dem hier gezeigten Eingang.

Eingang

Wann das Formular abgeschickt wurde. Auch für aussortierte Eingänge gilt dieser Zeitpunkt, falls sich ein Widerruf doch als echt herausstellt.

Notiere dir den Zeitpunkt, wenn du einen aussortierten Widerruf von Hand bearbeitest – er belegt die Fristwahrung des Kunden.

Name

Der Name aus dem Formular, ungeprüft. Vergleiche ihn mit dem Besteller der genannten Bestellung.

Bei Spam stehen hier oft Fantasienamen oder Werbetexte. Bei echten Kunden meist nur ein Tippfehler.

E-Mail

Die angegebene Absenderadresse. An sie wurde bewusst keine Bestätigung geschickt.

Wenn du den Vorgang von Hand weiterverfolgst, schreibe besser an die Adresse aus der Kundenkartei – die hier eingetragene kann falsch sein.

Bestellnummer

Die genannte Bestellnummer. Suche sie in der Bestellliste, um zu prüfen, ob es die Bestellung wirklich gibt und ob Name und E-Mail dazu passen.

Existiert die Bestellung und passt der Kunde, handelt es sich sehr wahrscheinlich um einen echten Widerruf mit Tippfehler.

Kurs

Der Kurstitel aus dem Formular – reine Angabe des Absenders zur Orientierung.

Passt der Kurs zur genannten Bestellung, ist das ein weiteres Indiz für einen echten Widerruf.

Grund

Warum das System den Eingang aussortiert hat: „Name und E-Mail passen nicht zur Bestellung“ (oft ein Tippfehler – prüfen!), „Zu schnell abgeschickt“ oder „Honigtopf-Feld ausgefüllt“ (beides typisch für Spam-Programme).

• Name und E-Mail passen nicht zur Bestellung – die Bestellnummer existiert, aber die Angaben stimmen nicht mit dem Besteller überein. Das kann ein echter Kunde mit Tippfehler sein: Bestellung öffnen und vergleichen.
• Zu schnell abgeschickt – das Formular wurde in weniger Sekunden ausgefüllt, als ein Mensch braucht. Fast immer ein automatisches Programm.
• Honigtopf-Feld ausgefüllt – ein unsichtbares Feld, das nur Spam-Programme ausfüllen. Sicher Spam.

Belegungs-Abgleich

Belegungs-Abgleich

Eine Kontrollseite: Sie prüft, ob die Zahl „belegte Plätze“ an jedem Kurstermin zu den tatsächlichen Bestellungen passt. Steht hier etwas, zeigt das Frontend gerade falsche Verfügbarkeiten – mit „korrigieren“ bringst du es in Ordnung.

Jeder Kurstermin merkt sich, wie viele Plätze belegt sind, damit Frontend und Kurslisten schnell „noch 3 Plätze frei“ anzeigen können. Dieser gespeicherte Zähler kann von der Wirklichkeit abweichen – etwa nach Importen, Stornierungen oder älteren Programmfehlern.

Die Seite rechnet die Belegung aus den nicht stornierten Bestellpositionen frisch aus und zeigt jeden Termin, bei dem Zähler und Rechnung nicht übereinstimmen.

Was du tust:

1. Steht „Keine Abweichungen“, ist alles in Ordnung – nichts zu tun.
2. Sonst klickst du auf „Alle Abweichungen korrigieren“ (oder je Zeile auf „korrigieren“). Das setzt nur den Zähler richtig; an den Bestellungen ändert sich nichts. Der Vorgang ist gefahrlos und beliebig wiederholbar.
3. Gelb markierte Zeilen bleiben auch nach der Korrektur: Dort passen Menge und Teilnehmer einer Bestellung nicht zusammen. Klicke auf „Positionen“, öffne die betroffene Bestellung und bereinige sie (Teilnehmer nachtragen, Menge anpassen oder Position stornieren).

Auf dem Server läuft der Abgleich außerdem regelmäßig automatisch; diese Seite ist für den Blick zwischendurch.

Nur Abweichungen / Alle Termine zeigen

Schaltet um zwischen „nur Termine mit Problemen“ (Standard) und „alle Termine“. Letzteres nutzt du zur Kontrolle nach einer Korrektur.

In der Ansicht „Alle Termine“ siehst du auch die stimmigen Termine mit einer grünen 0 in der Spalte „Differenz“. Für die tägliche Arbeit reicht die Standardansicht.

Alle Abweichungen korrigieren

Setzt bei allen angezeigten Terminen den gespeicherten Zähler auf den berechneten Wert. Bestellungen werden nicht verändert – die Aktion ist gefahrlos.

Nach der Bestätigung siehst du die Meldung „… Belegungszähler korrigiert“. Bleiben danach gelb markierte Zeilen übrig, erscheint zusätzlich ein Hinweis: Dort stimmen Menge und Teilnehmerliste in der Bestellung nicht überein, das muss in der jeweiligen Bestellung von Hand bereinigt werden.

Kurs

Der Kurs, zu dem der Termin gehört. Klick öffnet den Kurs.

Im Kurs siehst du unter „Teilnehmer“ alle Buchungen des Termins im Zusammenhang – hilfreich, wenn du eine gelbe Zeile klären musst.

Termin

Beginn des Kurstermins, damit du ihn im Kurs wiederfindest.

Ein Kurs kann mehrere Termine haben; jeder Termin hat seinen eigenen Zähler.

Plätze

Wie viele Plätze der Termin insgesamt hat (Einstellung am Termin). Zum Vergleich mit Zähler und Berechnung.

Ist „Berechnet“ größer als „Plätze“, ist der Termin tatsächlich überbucht – das löst du in den Bestellungen, nicht hier.

Zähler

Die Belegung, die aktuell am Termin gespeichert ist. Diesen Wert zeigt das Frontend als „belegt“ an – wenn er falsch ist, sehen Kunden falsche Verfügbarkeiten.

Ein zu hoher Zähler blockiert Buchungen, obwohl Plätze frei wären. Ein zu niedriger Zähler lässt Überbuchungen zu. Beides behebt „korrigieren“.

Berechnet

Die Belegung, wie sie sich aus den nicht stornierten Bestellpositionen ergibt (Summe der Mengen). Das ist der richtige Wert, auf den der Zähler bei „korrigieren“ gesetzt wird.

Stornierte Bestellungen und stornierte Positionen zählen nicht mit. Bei Kursvorlagen mit Materialkosten je Teilnehmer wird die Teilnehmerzahl aus den Materialzeilen genommen, weil die Kurszeile dort pauschal mit Menge 1 geführt wird.

Teilnehmerzeilen

Wie viele Teilnehmer zu diesem Termin in den Bestellungen eingetragen sind. Sollte gleich „Berechnet“ sein – sonst ist die Zeile gelb.

Weicht die Zahl ab, wurden Plätze ohne zugeordnete Person gebucht oder mehr Personen eingetragen als Plätze bezahlt. Über „Positionen“ findest du die betroffene Bestellung und korrigierst dort Menge oder Teilnehmer.

Differenz

Zähler minus Berechnet. Grün 0 = alles stimmt. Rot mit Plus = Termin gilt als voller, als er ist. Rot mit Minus = Termin könnte überbucht werden.

In beiden roten Fällen ist „korrigieren“ die Lösung. Die Differenz sagt nichts über Menge-vs-Teilnehmer-Probleme – dafür steht die gelbe Markierung der Zeile.

Aktionen

„Positionen“ zeigt alle Bestellpositionen des Termins. „korrigieren“ setzt den Zähler nur dieses Termins auf den berechneten Wert.

Nutze „Positionen“, wenn du wissen willst, welche Bestellungen hinter der Zahl stecken – besonders bei gelben Zeilen. „korrigieren“ erscheint nur, wenn die Differenz ungleich 0 ist.

Positionen eines Termins

Positionen eines Termins

Alle nicht stornierten Bestellpositionen zu diesem Kurstermin. Rote Zeilen sind das Problem: Dort passen belegte Plätze und eingetragene Teilnehmer nicht zusammen – öffne die Bestellung und bereinige sie.

Diese Seite erreichst du über „Positionen“ im Belegungs-Abgleich. Sie zeigt, welche Bestellungen die berechnete Belegung ausmachen.

Rote Zeile bereinigen: „Bestellung öffnen“ → „Bestellung bearbeiten“ (ggf. Status vorher auf „In Wartestellung“ setzen) → entweder fehlende Teilnehmer bei der Position eintragen, die Menge auf die Teilnehmerzahl setzen oder die Position stornieren → speichern. Beim Speichern rechnet das System den Zähler automatisch neu.

Bestellung

Die Nummer der Bestellung, zu der die Position gehört.

Über „Bestellung öffnen“ rechts in der Zeile gelangst du direkt zur Detailansicht.

Kunde

Der Besteller – hilfreich, wenn du den Kunden zur Klärung anrufen möchtest.

Kontaktdaten findest du in der geöffneten Bestellung oder in der Kundenkartei.

Status

Status der Bestellung und, falls abweichend, der Position. Stornierte Bestellungen und Positionen erscheinen hier gar nicht erst.

Eine Position kann „teilweise storniert“ sein, wenn einzelne Teilnehmer abgesagt haben – dann zählen nur die verbliebenen.

Belegt Plätze

Wie viele Plätze diese Position belegt (Menge abzüglich stornierter Anteile). Diese Zahl fließt in „Berechnet“ ein.

Ist die Zahl höher als die Teilnehmerzeilen, hat der Kunde mehr Plätze gebucht, als Personen eingetragen sind – oft bei Buchungen „für zwei“ ohne zweiten Namen.

Teilnehmerzeilen

Wie viele nicht stornierte Teilnehmer bei dieser Position eingetragen sind. Sollte gleich „Belegt Plätze“ sein.

Ist die Zahl höher als die belegten Plätze, sind mehr Personen eingetragen als bezahlt – prüfe, ob die Menge in der Bestellung erhöht werden muss.

Aktionen

„Bestellung öffnen“ führt zur Detailansicht, wo du die Position bereinigst.

Nach dem Speichern der Bestellung kehrst du über den Belegungs-Abgleich hierher zurück und prüfst, ob die Zeile nicht mehr rot ist.

Zurück zum Abgleich

Zurück zur Übersicht aller Termine mit Abweichungen. Hier wurde nichts verändert.

In der Übersicht kannst du anschließend „korrigieren“ ausführen, falls die Differenz noch besteht.